Εύκολα βήματα για τη δημιουργία προϋπολογισμού έργου

Περιεχόμενο

• Χρησιμοποιήστε τη λίστα εργασιών σας
• Εκτίμηση κάθε συστατικού
• Προσθέστε εκτιμήσεις μαζί
• Προσθήκη έκτακτης ανάγκης και φόρων
• Λάβετε έγκριση

Έμπειροι διαχειριστές έργων και όσοι εργάζονται σε μεγάλες εταιρείες θα έχουν λογισμικό και λογιστές για να τους βοηθήσουν να συγκεντρώσουν προϋπολογισμούς έργων. Τι γίνεται όμως αν δεν το κάνετε; Εάν κοιτάζετε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο ή ένα email από τον χορηγό του έργου σας που σας ζητά να συνδυάσετε τα οικονομικά του έργου, τότε αυτό το άρθρο είναι για εσάς.

Θα εξετάσουμε τα πέντε πράγματα που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε έναν βασικό προϋπολογισμό έργου.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα εργασιών σας

Αρχικά, πάρτε τη λίστα εργασιών του έργου σας. Μπορεί επίσης να έχετε μια δομή κατανομής εργασίας, και αν έχετε, είναι καλύτερο να το χρησιμοποιήσετε. Αλλά μια λίστα εργασιών θα κάνει εφ 'όσον καλύπτει πλήρως όλα όσα πρέπει να κάνετε στο έργο.

Εάν δεν έχετε λίστα εργασιών, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε μία. Γράψτε όλα όσα πρέπει να κάνετε και τα πράγματα που πρέπει να φτιάξετε, να φτιάξετε ή να ολοκληρώσετε προτού ολοκληρωθεί το έργο. Δεν χρειάζεται να είναι σε συγκεκριμένη σειρά, αλλά πρέπει να περιλαμβάνει τα πάντα.

Τέλος, σε αυτό το βήμα, ιδέες ιδεών με την ομάδα του έργου σας, καθώς σίγουρα θα έχετε κάτι που έχετε ξεχάσει. Πολλά κεφάλια είναι καλύτερα από ένα!

Εκτίμηση κάθε συστατικού

Τώρα εξετάστε τη λίστα σας και επεξεργαστείτε την τιμή κάθε αντικειμένου. Για παράδειγμα, μια εργασία που αναφέρει "Ρύθμιση συσκέψεων για συζήτηση απαιτήσεων" μπορεί να περιλαμβάνει την προμήθεια και την πρόσληψη, την κράτηση αιθουσών συσκέψεων ή την αγορά πόρων που χρειάζεστε, όπως ένας προβολέας ή χαρτοπίνακας. Υπάρχει ένα κόστος που σχετίζεται με αυτό, οπότε λάβετε προσφορές για ενοικίαση δωματίου και τον άλλο εξοπλισμό και σημειώστε το.

Κάντε αυτό για όλα στη λίστα εργασιών, ώστε να καταλήξετε σε τιμή έναντι κάθε στοιχείου. Ορισμένες εργασίες έργου ενδέχεται να μην έχουν επισυναφθεί τιμή, και αυτό είναι εντάξει.

Προσθέστε εκτιμήσεις μαζί

Στη συνέχεια προσθέστε όλες τις εκτιμήσεις σας. Είναι πιο εύκολο να το κάνετε αυτό αν δημιουργήσετε μια λίστα στοιχείων σε ένα υπολογιστικό φύλλο, προσθέσετε το κόστος στην επόμενη στήλη και, στη συνέχεια, αθροίστε τη στήλη στο κάτω μέρος. Αφήστε το υπολογιστικό φύλλο να κάνει τα μαθηματικά για εσάς! Γίνεται υπολογιστικό φύλλο προϋπολογισμού.

Είναι καλή ιδέα να ομαδοποιήσετε το κόστος σας και σε κατηγορίες, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε πού πηγαίνει το μεγαλύτερο μέρος των χρημάτων. Χρησιμοποιήστε κατηγορίες όπως «Εκκίνηση έργου», «Υποδομή» ή «Εκπαίδευση» - επιλέξτε ομαδοποιήσεις που σημαίνουν κάτι στο πλαίσιο του έργου.

Προσθήκη έκτακτης ανάγκης και φόρων

Θα ήταν υπέροχο αν είχατε μια κρυστάλλινη σφαίρα και θα μπορούσατε να προβλέψετε αυτά τα κόστη με 100% ακρίβεια, αλλά μάλλον δεν αισθάνεστε σίγουροι για την ικανότητά σας να το κάνετε αυτό! Εδώ μπαίνει το ενδεχόμενο. Είναι ένα ταμείο χρημάτων με βάση το πόσο σίγουροι αισθάνεστε ότι έχετε τις σωστές εκτιμήσεις. Δεν σχετίζεται με κάποια συγκεκριμένη εργασία. Είναι ένα συνολικό «δοχείο έκτακτης ανάγκης» σε περίπτωση που έχετε κάτι λάθος ή έχετε αφήσει κάτι κατά λάθος.

Εάν δεν ξέρετε πόσο απρόβλεπτο να προσθέσετε, πάρτε το 10% του συνόλου που δημιουργήσατε στο Βήμα τρίτο. Είναι μια μη επιστημονική εικασία που χρησιμοποιούν πολλοί διαχειριστές έργων και σας δίνουν λίγη απορρόφηση στον προϋπολογισμό σας σε περίπτωση που το χρειάζεστε.

Προσθέστε μια γραμμή στο υπολογιστικό φύλλο προϋπολογισμού στο κάτω μέρος με την ένδειξη "Έκτακτη ανάγκη" και καθορίστε το ποσοστό που χρησιμοποιήσατε.

Μην ξεχάσετε να προσθέσετε φόρο επί των πωλήσεων ή άλλους φόρους που δεν περιλαμβάνονται ήδη ρητά στις εκτιμήσεις των μεμονωμένων στοιχείων γραμμής σας.

Προσθέστε τα όλα, και αυτό είναι το τελικό ποσό του προϋπολογισμού σας.

Λάβετε έγκριση

Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ζητήσετε από τον διαχειριστή ή τον χορηγό του έργου να εγκρίνει τον προϋπολογισμό σας. Μιλήστε τους για το πώς το συνδυάζετε και ποια στοιχεία αποτελούν τον συνολικό προϋπολογισμό σας.

Αυτό είναι! Ο προϋπολογισμός έργου είναι μια βασική ικανότητα διαχείρισης έργου και αυτός ο οδηγός θα σας ξεκινήσει να δημιουργείτε προϋπολογισμό έργου.