Δώστε εμπιστοσύνη στο αφεντικό σας με ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων

Περιεχόμενο

• Τι είναι η διαχείριση κινδύνων στη διαχείριση έργων;
• Σχεδιασμός Διαχείρισης Κινδύνων
• Διαδικασία Διαχείρισης Κινδύνων 5 Βημάτων
• Βήμα 1: Ξεκινήστε
• Βήμα 2: Αναγνώριση
• Βήμα 3: Αξιολόγηση
• Βήμα 4: Σχεδιάστε τις απαντήσεις
• Βήμα 5: Εφαρμογή

Οι καλύτεροι διαχειριστές έργων έχουν την πλήρη εμπιστοσύνη του διαχειριστή γραμμής και του χορηγού έργου. Οι εκτελεστές πίσω από τα έργα τους τους πιστεύουν όταν λένε ότι χρειάζονται επιπλέον χρηματοδότηση, περισσότερους πόρους ή βοηθούν στην επίλυση ενός προβλήματος.

Όταν εργάζεστε σε επικίνδυνες καταστάσεις, χρειάζεστε το σωστό κιτ. Όπως ένας πεζοπόρος με σακίδιο σχοινιού και κράμπων, χρειάζεστε τα εργαλεία για να αντιμετωπίσετε τον κίνδυνο έργου.

Μπορείτε να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη του διαχειριστή σας στο έργο σας με ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων. Μια απλή διαδικασία πέντε βημάτων μπορεί να μεταμορφώσει σε μεγάλο βαθμό τον τρόπο με τον οποίο το αφεντικό σας βλέπει το έργο σας (και εσείς).

Τι είναι η διαχείριση κινδύνων στη διαχείριση έργων;

Η διαχείριση κινδύνων στη διαχείριση έργων είναι η διαδικασία αναγνώρισης, αξιολόγησης και απόκρισης σε κινδύνους έργων.

Οι κίνδυνοι του έργου είναι πράγματα που μπορεί να επηρεάσουν το έργο (θετικά ή αρνητικά, αλλά γενικά οι άνθρωποι ερμηνεύουν τον κίνδυνο ως γεγονότα που θα είχαν αρνητικό αντίκτυπο στο έργο).

Είτε το έργο σας είναι μεγάλο είτε μικρό, θα έχει κινδύνους που σχετίζονται με αυτό. Αυτοί οι κίνδυνοι θα μπορούσαν να είναι οτιδήποτε από τον κίνδυνο της παρέλασης της σχολικής σας παρέμβασης έως τον κίνδυνο αύξησης των τιμών σε ένα κρίσιμο στοιχείο της νέας πλακέτας σας.

Ο κίνδυνος του έργου, εάν δεν γίνει σωστή διαχείριση, μπορεί να δυσκολέψει την επιτυχία του έργου σας. Οι μη ελεγχόμενοι κίνδυνοι μπορούν να προσθέσουν χρόνο στο πρόγραμμά σας, να δουλέψουν στο χρόνο σας και χρήματα στον προϋπολογισμό σας. Οι διευθυντές ανησυχούν γι 'αυτό το πράγμα. Όλα αυτά μπορούν να αποφευχθούν με ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων.

Σχεδιασμός Διαχείρισης Κινδύνων

Ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξήσετε την αυτοπεποίθησή σας στην ικανότητα της ομάδας του έργου σας να επιτύχει - και αυτό αυξάνεται και στην αύξηση της εμπιστοσύνης του διαχειριστή σας. Θέλετε να πιστεύουν ότι μπορείτε να το κάνετε και θέλετε να γνωρίζουν τι μπορεί να σας εμποδίσει να παραδώσετε το έργο με επιτυχία. Ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων είναι ένα τέλειο εργαλείο για να το κάνετε αυτό.

Και μάντεψε τι? Είναι πολύ εύκολο να ξεκινήσετε.

Η διαχείριση κινδύνου έργου είναι μια απλή διαδικασία πέντε βημάτων. Ας μην το κάνουμε πιο περίπλοκο από ό, τι πρέπει. Αυτό είναι κάτι στο οποίο μπορείτε να ξεκινήσετε σήμερα, προετοιμαστείτε να το συζητήσετε στην επόμενη συνάντησή σας και να το ολοκληρώσετε καθώς κάποιος γράφει τα πρακτικά.

Διαδικασία Διαχείρισης Κινδύνων 5 Βημάτων

Όπως με τόσα πολλά μέρη της διαχείρισης έργων, η διαχείριση κινδύνων είναι μια διαδικασία. Τα πέντε βήματα είναι:

1. Μυημένος
2. Αναγνωρίζω
3. Εκτιμώ
4. Σχέδιο απαντήσεων
5. Υλοποιώ, εφαρμόζω

Εάν αυτοί οι όροι δεν σημαίνουν πολλά για εσάς αυτήν τη στιγμή, παραμείνετε σε αυτήν - θα τα εξηγήσω όλα.

Βήμα 1: Ξεκινήστε

Πρώτον, θέλετε να ορίσετε το πλαίσιο για τη διαχείριση κινδύνων στο περιβάλλον διαχείρισης του έργου σας.

Πιθανότατα δεν υπάρχει πάρα πολύ δουλειά εδώ, επειδή κάποιος στην εταιρεία σας θα έχει ήδη προετοιμάσει μια πολιτική εταιρικού κινδύνου και το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να το εντοπίσετε. Αυτό θα εξηγήσει την προσέγγιση της εταιρείας στον κίνδυνο και μπορεί ακόμη και να δώσει εντολή στα πρότυπα που χρειάζεστε. Τα πρότυπα σας εξοικονομούν πάντα δουλειά, οπότε προσέξτε και αυτά!

Ακόμα κι αν δεν έχετε εταιρική πολιτική κινδύνου, κάποιος άλλος που διαχειρίζεται έργα μαζί σας μπορεί να έχει ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου έργου που μπορείτε να αντιγράψετε. Γιατί να ανακαλύψουμε ξανά τον τροχό; Η επαναχρησιμοποίηση εγγράφων είναι απαραίτητη αν θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο και να κάνετε περισσότερα.

Χρησιμοποιήστε ό, τι έχετε ανακαλύψει για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου για το έργο σας. Αυτό είναι μέρος του συνολικού σχεδίου διαχείρισης του έργου σας και μιλά για το πώς θα προσεγγίσετε τη διαχείριση του κινδύνου στο έργο σας.

Αν δεν ξέρετε τι να το βάλετε, διαβάστε! Τα επόμενα βήματα θα σας δώσουν μια καλύτερη ιδέα για το τι πρέπει να μιλήσετε στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Δείχνοντας στον διευθυντή σας ότι έχετε μια προσέγγιση για την αντιμετώπιση της αβεβαιότητας στο έργο σας και ότι πρόκειται να διαχειριστείτε ενεργά τον κίνδυνο.

Βήμα 2: Αναγνώριση

Μόλις ορίσετε μια προσέγγιση, μπορείτε να ξεκινήσετε να εργάζεστε με αυτήν.

Τώρα εντοπίζετε τους κινδύνους που θα επηρεάσουν το έργο σας. Αυτό είναι μόνο ένα στιγμιότυπο εγκαίρως και το μητρώο κινδύνου σας είναι κάτι που θα θέλατε να επανέλθετε ξανά και ξανά για να διασφαλίσετε ότι υπάρχει κάτι νέο και εκεί.

Μπορείτε να προσδιορίσετε τους κινδύνους χρησιμοποιώντας μια λίστα ελέγχου κοινών κινδύνων, παίρνοντας συνεντεύξεις από τα ενδιαφερόμενα μέρη για το έργο (ειδικά τα δύσκολα ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς γενικά έχουν πολλά να πουν για το τι μπορεί να πάει στραβά), συνεδρίες καταιγισμού ιδεών και χρησιμοποιώντας την κοινή λογική σας.

Ψάχνετε για πράγματα που θα μπορούσαν να προκαλέσουν προβλήματα εάν συνέβησαν ποτέ. (Θυμηθείτε, οι κίνδυνοι δεν έχουν συμβεί ακόμη. Τα ζητήματα του έργου είναι πράγματα που έχουν ήδη συμβεί.)

Ωστόσο, θα το κάνετε, σίγουρα θα πρέπει να εμπλέξετε άλλους ανθρώπους. Μόνο, δεν θα έχετε ολόκληρη την εικόνα και θα καταλήξετε να λείπουν πράγματα.

Οι κίνδυνοι μπορούν και πρέπει να αναγνωρίζονται από οποιονδήποτε. Ως διαχειριστής έργου, η δουλειά σας είναι να ενθαρρύνετε τους συναδέλφους σας να εγείρουν κινδύνους μαζί σας, έτσι ώστε ομαδικά να μπορείτε να κάνετε κάτι γι 'αυτούς.

Όλοι οι κίνδυνοι που εντοπίζονται πρέπει να καταγράφονται στο μητρώο κινδύνων. Εάν έχετε συντονιστή έργου στην ομάδα ή άτομο υποστήριξης έργου, τότε μπορεί να το κάνει. Διαφορετικά, είναι μέρος των διοικητικών εργασιών που πρέπει να κάνετε.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Αποδεικνύοντας ότι γνωρίζετε τους βασικούς κινδύνους που ενδέχεται να επηρεάσουν το έργο σας και ότι έχετε μέσα να συνεχίσετε να γνωρίζετε συνεχώς τους νέους κινδύνους.

Βήμα 3: Αξιολόγηση

Οι κίνδυνοι στη συνέχεια αξιολογούνται για πιθανότητα και αντίκτυπο. Όταν εκτιμάτε έναν κίνδυνο, σκεφτείτε πόσο πιθανό είναι να συμβεί, πόσο θα κόστιζε να χειριστείτε και πόσο χρόνο θα προσθέσει πιθανώς στο χρονοδιάγραμμα του έργου σας.

Ως περαιτέρω μέτρο, μπορείτε επίσης να αξιολογήσετε την εγγύτητα, πράγμα που σημαίνει πόσο κοντά στο χρόνο είναι πιθανό να συμβεί ο κίνδυνος. Ένας κίνδυνος με υψηλή εγγύτητα θα μπορούσε να συμβεί σύντομα. Ένας κίνδυνος με χαμηλή εγγύτητα μπορεί να συμβεί κάποια στιγμή στο μακρινό μέλλον. Αυτό μπορεί να σας δώσει έναν άλλο παράγοντα για να δώσετε προτεραιότητα στο χρόνο και την ενέργειά σας όταν πρόκειται για την αντιμετώπιση των κινδύνων.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Διασφάλιση του διευθυντή σας ότι όλοι στην ομάδα έχει μια ξεκάθαρη ιδέα για το τι θα συμβεί σε περίπτωση που υλοποιηθεί κάποιος από αυτούς τους κινδύνους.

Βήμα 4: Σχεδιάστε τις απαντήσεις

Τώρα φτάνουμε στο σαρκώδες μέρος του σχεδίου διαχείρισης κινδύνων. Σε αυτό το βήμα, καταλαβαίνετε πώς να διαχειριστείτε τον κίνδυνο εντοπίζοντας την κατάλληλη απάντηση.

Αυτό το κάνουμε γιατί μέχρι τώρα το μόνο που έχετε είναι μια λίστα με το τι θα μπορούσε να συμβεί για να πετάξετε το έργο σας στο μέλλον και πόσο μεγάλη θα ήταν μια συμφωνία. Αυτό που θα θέλει να μάθει ο διευθυντής σας είναι: Τι πρόκειται να κάνετε για αυτό;

Γενικά, υπάρχουν τέσσερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αντιμετωπίσετε και να διαχειριστείτε έναν κίνδυνο έργου. Αυτοί είναι:

• Αποφύγετε: Λάβετε μέτρα για να αποφύγετε την εμφάνιση αυτού του αποτελέσματος.
• Μεταφορά: Μεταφορά ευθύνης σε άλλο μέρος, όπως με ένα ασφαλιστήριο συμβόλαιο.
• Αντιμετώπιση: Λάβετε μέτρα για να μειώσετε τον αντίκτυπο του προβλήματος εάν συμβεί.
• Αποδοχή: Κατανοήστε ότι ενδέχεται να προκύψει το επικίνδυνο αποτέλεσμα και με τη συγκατάθεση της ομάδας σας δεν λαμβάνετε μέτρα για να το αποτρέψετε.

Μερικοί από τους κινδύνους σας μπορεί να έχουν θετικό αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, υπάρχει ο κίνδυνος να πουλήσετε τόσο μεγάλο μέρος του νέου προϊόντος ώστε να διακόψετε τις τηλεφωνικές γραμμές. Αυτό θα ήταν ένα ωραίο πρόβλημα, αλλά εξακολουθεί να υπάρχει κίνδυνος να προγραμματίσετε.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προετοιμαστείτε για θετικό κίνδυνο να συμβούν, όπως:

• Εκμετάλλευση: Κάντε το καλύτερο δυνατό για να βεβαιωθείτε ότι αυτό το αποτέλεσμα θα συμβεί, ώστε να μπορείτε να αποκομίσετε τις ανταμοιβές.
• Μοιραστείτε: Συνεργαστείτε με έναν άλλο συνάδελφο ή εταιρεία για να έχετε έναν πιθανότερο θετικό κίνδυνο.
• Βελτιώστε: Επηρεάστε τους παράγοντες που θα μπορούσαν να συμβάλουν σε ένα θετικό αποτέλεσμα και προσπαθήστε να αποκομίσετε ακόμη περισσότερα οφέλη.
• Αποδοχή: Αναγνωρίστε την πιθανότητα ενός θετικού κινδύνου και μην κάνετε τίποτα.

Θα πρέπει να μάθετε ποια στρατηγική απόκρισης είναι η καλύτερη για κάθε κίνδυνο στο μητρώο σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε ότι ο κίνδυνος κατάρρευσης της εργοστασιακής οροφής είναι κάτι που θα αποδεχτείτε απλώς καθώς δεν είναι πιθανό να συμβεί. Ωστόσο, ο κίνδυνος η τροφική δηλητηρίαση να αφαιρέσει το μισό εργατικό δυναμικό σας είναι κάτι που θα μετριάσετε ενεργά με την επανεκπαίδευση του προσωπικού τροφοδοσίας σας. Εάν έχει συμβεί στο παρελθόν και είναι πολύ πιθανό εκτός αν κάνετε κάτι γι 'αυτό, θα θελήσετε να μετριάσετε τον κίνδυνο.

Μόλις εντοπιστεί και συμφωνηθεί η απόκριση, οι ιδιοκτήτες κινδύνων μπορούν να διοριστούν για την εκτέλεση του σχεδίου δράσης διαχείρισης κινδύνων. Με άλλα λόγια, χρειάζεστε κάποιον να είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση των εργασιών που συμφωνείτε στο σχέδιό σας.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Δείχνοντας στον διευθυντή σας ότι έχετε σκεφτεί τι να κάνετε για τα πράγματα που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα στο έργο σας και ότι εφαρμόζετε σχέδια για τη μείωση της αβεβαιότητας και του κινδύνου για το έργο.

Βήμα 5: Εφαρμογή

Το σχέδιό σας διαχείρισης κινδύνων θα πρέπει να περιλαμβάνει τώρα ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις δραστηριότητες μετριασμού του κινδύνου για κάθε κίνδυνο. Θα πρέπει τώρα να επιτελούν αυτές τις εργασίες, ώστε να διαχειρίζεστε ενεργά τους ανοιχτούς κινδύνους.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Αποδεικνύοντας ότι εσείς και η ομάδα του έργου σας μπορείτε να παρακολουθήσετε αυτά που είπατε ότι θα κάνατε. Αναφέροντας τι έχετε επιτύχει και τους κινδύνους που έχετε μετριάσει, δείχνει στην ομάδα διαχείρισης ότι είστε σοβαροί για την παράδοση και την εκτέλεση όσων χρειάζεται για την απόδειξη του έργου σας στο μέλλον από προβλήματα.

Μόλις περάσει ένας κίνδυνος - όταν δεν είναι πλέον σχετικός επειδή είτε έχει συμβεί είτε δεν μπορεί πλέον να συμβεί - μπορείτε να τον κλείσετε από το μητρώο κινδύνων.

Η εφαρμογή αυτού του σχεδίου διαχείρισης κινδύνων έργου μπορεί να σας ξεχωρίσει από άλλους διαχειριστές. Το δικό σας αφεντικό θα έχει τις αποδείξεις ότι μπορείτε να σκεφτείτε στρατηγικά και δημιουργικά για το τι θα μπορούσε να προκαλέσει την αποτυχία του έργου σας και - το πιο σημαντικό - να κάνετε κάτι γι 'αυτό. Θα είστε το άτομο που διαχειρίζεστε ενεργά τα προβλήματα προτού συμβούν, σαρώνει τα οδοφράγματα και προετοιμάζεται για οτιδήποτε!

Το να είσαι καλός στη διαχείριση του κινδύνου του έργου είναι ένας σίγουρος τρόπος να θεωρηθεί ως ένα ασφαλές ζευγάρι από τη διοίκηση. Δεν χρειάζεστε πολλές εμπειρίες ή πιστοποιητικά για να ξεκινήσετε με επιτυχία τη διαχείριση του κινδύνου έργου (αν και υπάρχουν επίσημα προσόντα στη διαχείριση κινδύνου). Αυτή η εύκολη διαδικασία πέντε βημάτων θα σημαίνει σύντομα ότι η διαχείριση κινδύνου έργου ενσωματώνεται στα σχέδια έργου σας.