Πώς να μορφοποιήσετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Περιεχόμενο

• Γραμμή θέματος
• Χαιρετισμός
• Το σώμα του μηνύματος
• Διαμορφώστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
• Συμπεριλάβετε μια υπογραφή email
• Μην ξεχάσετε τα συνημμένα
• Πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Παράδειγμα μηνύματος επαγγελματικού email (Μόνο κείμενο)

Όταν στέλνετε μια ερώτηση σχετικά με μια εργασία ή υποβάλλετε αίτηση για εργασία, είναι σημαντικό να μορφοποιήσετε το email σας τόσο επαγγελματικά όσο θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη επαγγελματική επιστολή. Σε τελική ανάλυση, όλοι - προσλαμβάνουν και προσλαμβάνουν διευθυντές - λαμβάνουν πολλά email. Βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ξεχωρίζουν λόγω του περιεχομένου και όχι λόγω λανθασμένων λαθών, κακής μορφοποίησης ή υπερβολικά απλής γλώσσας.

Χρησιμοποιήστε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά σε μέγεθος 10 ή 12 σημείων στα email σας. Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας από μια επαγγελματική διεύθυνση email - ιδανικά, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να περιλαμβάνει μόνο κάποιο συνδυασμό του ονόματος και του επωνύμου ή του πρώτου και του επωνύμου. Να τι πρέπει να συμπεριλάβετε κατά την αποστολή αλληλογραφίας αναζήτησης εργασίας και τη μορφή μηνύματος email που πρέπει να χρησιμοποιείτε όταν στέλνετε μηνύματα email που σχετίζονται με την απασχόληση.

Γραμμή θέματος

Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος στο email σας.

Εάν ξεχάσετε να συμπεριλάβετε ένα, το μήνυμά σας πιθανότατα δεν θα ανοίξει καν. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος για να συνοψίσετε γιατί στέλνετε email. Μερικά παραδείγματα ισχυρών θεμάτων:

• Αίτηση για Marketing Associate - Jane Smith
• Αίτημα ενημέρωσης για συνέντευξη
• Ευχαριστώ - Συνέντευξη συνεργατών μάρκετινγκ
• Αναφέρεται από [Όνομα ατόμου] για [Ενημερωτική συνέντευξη, συζήτηση XYZ, κ.λπ.]

Χαιρετισμός

Εάν έχετε υπεύθυνο επικοινωνίας, στείλτε το email σας στο Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο. Εάν είναι δυνατόν, μάθετε το όνομα του διευθυντή πρόσληψης. Αυτές οι πληροφορίες μερικές φορές περιλαμβάνονται στη λίστα εργασιών. Εάν δεν είναι, χρησιμοποιήστε ιστότοπους όπως το LinkedIn για να προσδιορίσετε τον υπεύθυνο επικοινωνίας ή ελέγξτε τον ιστότοπο της εταιρείας για πληροφορίες.

Εάν υπάρχει αριθμός επικοινωνίας, μπορείτε επίσης να καλέσετε τη ρεσεψιόν της εταιρείας και να δείτε εάν ο ρεσεψιονίστ μπορεί να παράσχει πληροφορίες.

Ελέγξτε επίσης το δικό σας δίκτυο: Γνωρίζετε κάποιον που εργάζεται στην εταιρεία και μπορεί να είναι σε θέση να κοινοποιήσει περισσότερες πληροφορίες;

Εάν δεν έχετε το όνομα του υπεύθυνου επικοινωνίας, απλώς στείλτε το email σας στο Dear Hiring Manager. Μια άλλη επιλογή είναι να μην συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό και να ξεκινήσετε απλώς με την πρώτη παράγραφο του μηνύματός σας.

Το σώμα του μηνύματος

Αντιγράψτε και επικολλήστε το συνοδευτικό σας γράμμα στο μήνυμα email ή γράψτε το συνοδευτικό σας γράμμα στο σώμα ενός μηνύματος email. Εάν η ανάρτηση εργασίας σας ζητήσει να στείλετε το βιογραφικό σας ως συνημμένο, στείλτε το βιογραφικό σας ως PDF ή έγγραφο του Word. Όταν ρωτάτε για τις διαθέσιμες θέσεις ή τα δίκτυα, να είστε ξεκάθαροι για το γιατί γράφετε και για το σκοπό του μηνύματος email σας.

Διαμορφώστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να έχει τη μορφή μιας τυπικής επαγγελματικής επιστολής, με κενά μεταξύ παραγράφων και χωρίς τυπογραφικά λάθη ή γραμματικά λάθη. Μην κάνετε λάθος όσον αφορά την ποιότητα - διατηρήστε το email σας σύντομο και στο σημείο. Αποφύγετε υπερβολικά περίπλοκες ή μεγάλες προτάσεις. Διευκολύνετε τους παραλήπτες email να σαρώσουν γρήγορα μέσω του email σας και να μάθουν γιατί στέλνετε email.

Προδιαβάστε το, όπως θα κάνατε οποιαδήποτε άλλη αλληλογραφία. Εάν ανησυχείτε πραγματικά για τα τυπογραφικά λάθη, σκεφτείτε να εκτυπώσετε το πρόχειρο email. Συχνά, είναι πιο εύκολο να εντοπίζετε τυπογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη σε έντυπη μορφή από ό, τι κατά την αναθεώρηση σε μια οθόνη. Ελέγξτε το πρότυπο μηνύματος email και δείξτε το παρακάτω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε πώς θα έπρεπε να εμφανίζεται το μήνυμά σας.

Συμπεριλάβετε μια υπογραφή email

Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια υπογραφή email και να συμπεριλάβετε την υπογραφή σας με κάθε μήνυμα που στέλνετε. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας, τη διεύθυνση email σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας στην υπογραφή του email σας, έτσι ώστε ο διαχειριστής προσλήψεων να μπορεί να δει, με μια ματιά, πώς να επικοινωνήσει μαζί σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς τη σελίδα του προφίλ σας στο LinkedIn ή τον ιστότοπό σας, έτσι ώστε οι υπεύθυνοι πρόσληψης και πρόσληψης να μπορούν να ανακαλύψουν εύκολα περισσότερες πληροφορίες για εσάς.

Μην ξεχάσετε τα συνημμένα

Η αποστολή email αναζήτησης εργασίας συνεπάγεται συχνά επισύναψη αρχείων, βιογραφικού σημειώματος, χαρτοφυλακίου ή άλλου δείγματος. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει ξανά ότι έχετε επισυνάψει όλα τα αρχεία που αναφέρονται στο email σας πριν πατήσετε το κουμπί "αποστολή".

Πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το ακόλουθο πρότυπο μηνυμάτων email παραθέτει τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στα μηνύματα email που στέλνετε κατά την αναζήτηση εργασίας. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο ως οδηγία για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα μηνύματα email για αποστολή σε εργοδότες και συνδέσεις.

Πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Γραμμή θέματος μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Θέση διαχειριστή καταστήματος - Το όνομά σας

Χαιρετισμός:

Αγαπητέ κύριε / κυρία. Επώνυμο ή Αγαπητέ Διευθυντή Μίσθωσης:

Πρώτη παράγραφος:

Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το γιατί γράφετε. Να είστε ξεκάθαροι και άμεσοι - εάν υποβάλλετε αίτηση για εργασία, αναφέρετε τον τίτλο της εργασίας. Εάν θέλετε μια ενημερωτική συνέντευξη, δηλώστε ότι στις εισαγωγικές προτάσεις σας.

Μέση παράγραφος:

Η επόμενη ενότητα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να περιγράφει τι έχετε να προσφέρετε στον εργοδότη ή εάν γράφετε για να ζητήσετε βοήθεια, τι είδους βοήθεια ζητάτε.

Τελική παράγραφος:

Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή σας ευχαριστώντας τον εργοδότη που σας εξέτασε τη θέση ή τη σύνδεσή σας για τη βοήθεια στην αναζήτηση εργασίας σας.

Υπογραφή email:

Ονομα επίθετο

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τηλέφωνο

Προφίλ LinkedIn (προαιρετικό)



Παράδειγμα μηνύματος επαγγελματικού email (Μόνο κείμενο)

Θέμα: Προσαρμοσμένη Αναζήτηση Θέσης Σχολής - Το Όνομά σας

Αγαπητέ κύριε/Ms./Dr. Επίθετο,

Γράφω σήμερα για να ρωτήσω για τη δυνατότητα υποβολής αίτησης για θέση καθηγητή στο πανεπιστήμιο. Αυτό το καλοκαίρι, θα μετακομίσω στην περιοχή σας. Μου δόθηκε το όνομά σου από τον Δρ Nelson που ήταν ένας από τους καθηγητές μου στο University of Northern Realms.

Έχω μεταπτυχιακό στις Αυτόχθονες Σπουδές από το University of Northern Realms και βοήθησα σε διάφορα μαθήματα ενώ τελείωσα το πτυχίο μου.

Επιπλέον, με ενδιαφέρει να μάθω περισσότερα για το διδακτορικό σας. πρόγραμμα στην ιστορία της Βόρειας Αμερικής. Ίσως μπορούμε να προγραμματίσουμε μια συνάντηση για να μάθω περισσότερα για το πρόγραμμα.

Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου για το σχόλιό σας. Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας και ελπίζω να σας ακούσω σύντομα.

Ονομα επίθετο
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τηλέφωνο
Προφίλ LinkedIn (προαιρετικό)