Πώς να οργανώσετε τα χαρτιά σας

Περιεχόμενο

• Ξεκινώντας
• Συγκεντρώστε τα έγγραφά σας
• Ταξινομώ
• Ξεχωριστά ζωτικά έγγραφα
• Αντιγράψτε το πορτοφόλι σας
• Δημιουργήστε ένα απλό σύστημα αρχειοθέτησης
• Συνεχής συντήρηση

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν σκέφτονται ένα σημαντικό έγγραφο έως ότου το χρειάζονται. Εάν τα χαρτιά σας απλώνονται παντού και δεν έχετε κεντρικό οργανωτικό σύστημα στο σπίτι σας, μπορείτε να χάσετε πολύ χρόνο και ενέργεια αναζητώντας πράγματα. Μπορεί ακόμη και να χάσετε κάτι.

Ξεκινώντας

Με λίγα απλά βήματα, μπορείτε να οργανώσετε τα σημαντικά έντυπά σας έγγραφα: Θα χρειαστείτε ένα μικρό ντουλάπι αρχειοθέτησης δύο συρταριών ή ένα φορητό κιβώτιο κρεμασμένων αρχείων, κρεμασμένα αρχεία σε έξι διαφορετικά χρώματα, φακέλους τρίτης περικοπής της Μανίλα και φακέλους κορυφαίας καρτέλας και προαιρετική πυρίμαχη θυρίδα ασφαλείας. Ή μπορείτε να αγοράσετε ένα μεγάλο ένθετο και ένθετα καρτελών. Τώρα είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε.

Συγκεντρώστε τα έγγραφά σας

Προτού μπορέσετε να οργανώσετε όλα τα σημαντικά έγγραφά σας, πρέπει να τα εντοπίσετε. Μερικές φορές είναι πιο εύκολο να πούμε παρά να γίνει. Ελέγξτε τα συρτάρια γραφείου στο σπίτι σας και τα χαρτιά που είναι στοιβάζονται στο γραφείο ή το τραπέζι σας. Ελέγξτε τους σωρούς χαρτιού που γεμίζουν τους πάγκους της κουζίνας σας, καθώς και τα συρτάρια και τα καλάθια της κουζίνας. Κοιτάξτε το κομμωτήριο και το κομοδίνο σας. Τέλος, ελέγξτε το πορτοφόλι ή το χαρτοφύλακά σας για σημαντικά έγγραφα που μεταφέρετε κατά λάθος.

Ταξινομώ

Τα πιο σημαντικά έγγραφα εμπίπτουν σε μία από τις ακόλουθες έξι κατηγορίες. Ταξινομήστε όλα τα έγγραφα που έχετε συγκεντρώσει ως εξής:

1. Αρχεία σπιτιού και ακινήτων: Στεγαστικά δάνεια, έργα ιδιοκτησίας, έργα και αποδείξεις κατοικίας, εγχειρίδια συσκευών και εγγυήσεις, πληροφορίες φόρου ακινήτων, ασφαλιστήρια συμβόλαια κατοικίας και εγχειρίδια
2. Αυτόματα αρχεία: Τίτλοι, αρχεία συντήρησης, ασφαλιστήρια συμβόλαια και πληροφορίες, πληροφορίες δανείου και αρχεία πληρωμών
3. Υγεία: ασφαλιστήρια συμβόλαια, εγχειρίδια παροχών ασφάλισης υγείας, εξήγηση ιατρικών παροχών, λογαριασμοί γιατρών, λίστες συνταγών, ευέλικτες πληροφορίες λογαριασμού δαπανών, ιατρικές αποδείξεις, ιατρικές οδηγίες, ασφαλιστήρια συμβόλαια ζωής
4. Λογιστικά αρχεία: Τραπεζικές καταστάσεις, φορολογικές δηλώσεις, αρχεία έκπτωσης φόρου, αρχεία επενδύσεων, αρχεία δανείων, δηλώσεις πιστωτικών καρτών
5. Ηλεκτρονικά αρχεία: Εγχειρίδια συμβολαίων κινητού τηλεφώνου και εξοπλισμού. αποδείξεις πωλήσεων και εγγυήσεις για υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές και tablet · σχέδια και λογαριασμοί καλωδίων και διαδικτύου · απόδειξη πωλήσεων ασύρματου δρομολογητή και εγχειρίδιο
6. Προσωπικά αρχεία: Πιστοποιητικό γέννησης, πιστοποιητικό γάμου, πιστοποιητικό διαζυγίου, έγγραφα επιμέλειας, πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης, αρχεία ανοσοποίησης, διαβατήριο, αρχεία στρατιωτικής θητείας, αρχεία βάπτισης και επιβεβαίωσης, διαθήκες, σχέδιο κηδείας και πληροφορίες για τον τόπο ταφής. Πρέπει να τα έχετε για κάθε μέλος της οικογένειας. Εάν έχετε κατοικίδια ζώα, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τα σημαντικά έγγραφά τους, όπως κτηνιατρικά και εμβόλια πληροφορίες σε αυτήν την κατηγορία.

Ξεχωριστά ζωτικά έγγραφα

Τα περισσότερα από τα σημαντικά έγγραφά σας μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα κανονικό ντουλάπι αρχειοθέτησης ή σε φορητό αναρτημένο πλαίσιο αρχείων. Μερικά, ωστόσο, πρέπει πραγματικά να φυλάσσονται σε πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο ή σε χώρο αποθήκευσης εκτός χώρου, όπως θυρίδα ασφαλείας.

Τα ζωτικά έγγραφα είναι αυτά που θα ήταν πολύ δύσκολα ή χρονοβόρα για την αντικατάστασή τους. Μπορεί να περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά στοιχεία που θα μπορούσαν να τεθούν σε κίνδυνο από κλέφτες ταυτότητας εάν κλαπούν. Εν τω μεταξύ, εάν το σπίτι σας καταστράφηκε από πυρκαγιά ή πλημμύρα, θα θέλατε αυτά τα ζωτικά έγγραφα να παραμείνουν ανέπαφα.

Για τους περισσότερους ανθρώπους, τα ακόλουθα έγγραφα θα θεωρηθούν ζωτικής σημασίας: πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης, πιστοποιητικά γέννησης, ασφαλιστήρια συμβόλαια και στοιχεία επικοινωνίας του πράκτορα, διαθήκες, ιδιοκτησίες, τίτλοι αυτοκινήτων, διαβατήρια και οποιοδήποτε συμβόλαιο ή συμφωνία που απαιτούσε μια πρωτότυπη υπογραφή.

Δημιουργήστε μια κύρια λίστα με όλα τα ζωτικά έγγραφα που τοποθετείτε στην πυρίμαχη θυρίδα ασφαλείας σας ή σε μια επιλογή αποθήκευσης εκτός τοποθεσίας.

Αντιγράψτε το πορτοφόλι σας

Οι περισσότεροι από εμάς μεταφέρουν κρίσιμες πληροφορίες στο πορτοφόλι μας κάθε μέρα και θα ενοχλούσαμε σοβαρά αν χάνονταν ή κλαπούν.

Δημιουργήστε αντίγραφα της άδειας οδήγησης, της κάρτας δωρητή οργάνων, της κάρτας ασφάλισης υγείας, των καρτών μέλους για το γυμναστήριο, της βιβλιοθήκης, των προγραμμάτων επιβράβευσης μανάβικων, των κλαμπ αποθήκης κλπ. Και, το πιο σημαντικό, όλων των πιστωτικών και χρεωστικών καρτών και πίσω). Φυλάξτε αυτά τα αντίγραφα με τα άλλα σημαντικά έντυπα έγγραφα.

Δημιουργήστε ένα απλό σύστημα αρχειοθέτησης

Όσο πιο απλό είναι το σύστημα αρχειοθέτησης, τόσο πιο πιθανό είναι να το χρησιμοποιείτε σε σταθερή βάση. Πάρτε κάθε κατηγορία σημαντικού εγγράφου και αντιστοιχίστε σε αυτό ένα κρεμαστό χρώμα αρχείου:

• Αρχεία σπιτιού και ιδιοκτησίας
• Αυτόματες εγγραφές
• Υγεία
• Λογιστικά αρχεία
• Ηλεκτρονικά αρχεία
• Προσωπικά αρχεία

Προσθέστε τον κατάλληλο αριθμό κρεμασμένων αρχείων στο σύστημα αρχειοθέτησής σας για τον αριθμό των εγγράφων που έχετε σε κάθε κατηγορία.

Χρησιμοποιήστε τους φακέλους της Μανίλα και δημιουργήστε ένα φάκελο για κάθε μεμονωμένο έγγραφο σε κάθε κατηγορία. Τοποθετήστε τους φακέλους στην κατάλληλη έγχρωμη ενότητα κρεμασμένου αρχείου.

Εάν αγοράσατε ένα μεγάλο συνδετικό δακτύλιο και ένθετα καρτελών, επισημάνετε τις καρτέλες με τα ίδια ονόματα εγγραφών, τρυπήστε όλα τα έγγραφα και οργανώστε τα. Εάν τα χαρτιά δεν μπορούν να τρυπηθούν με τρύπα, τοποθετήστε τα μέσα σε ένα φάκελο και αντ 'αυτού τρυπήστε το φάκελο.

Εάν η γραφική εργασία δεν είναι δικό σας, αυτό μπορεί να είναι μια στιγμή απελευθέρωσης. Μπορείτε να σαρώσετε όλα αυτά τα έγγραφα, να τα αποθηκεύσετε σε έναν σκληρό δίσκο και, στη συνέχεια, να τεμαχίσετε τα πρωτότυπα.

Αλλά χρησιμοποιήστε τη δική σας διακριτική ευχέρεια, καθώς κάποια χαρτιά αποθηκεύονται καλύτερα. Φυλάξτε τα πρωτότυπα όλων των ζωτικών εγγράφων. Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας για τους άλλους. Τα περισσότερα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα είναι χαρούμενα όταν πηγαίνετε χωρίς χαρτί.

Συνεχής συντήρηση

Μόλις οργανωθούν τα σημαντικά σας έγγραφα, κρατήστε τα έτσι. Κάθε μήνα, όταν πληρώνετε τους λογαριασμούς σας, υποβάλετε νέα έγγραφα στην κατάλληλη ενότητα του συστήματος αρχειοθέτησής σας. Ταυτόχρονα, αναζητήστε τυχόν έγγραφα που καταργήσατε από το σύστημα κατά τη διάρκεια του μήνα που ενδέχεται να εξακολουθούν να βρίσκονται εκτός του συστήματος αρχειοθέτησης. Υποβάλετε ξανά τα αρχεία. Τουλάχιστον δύο φορές το χρόνο, ελέγχετε τα έγγραφα στο σύστημα αρχειοθέτησής σας για να δείτε εάν μπορούν να εκκαθαριστούν. Ένα καλό πρόγραμμα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι στην πρώτη του ημερολογιακού έτους και στο τέλος κάθε σχολικού έτους.

Με λίγη προσπάθεια, μπορείτε να αποκομίσετε μακροπρόθεσμα οφέλη και να εξοικονομήσετε χρόνο οργανώνοντας τα σημαντικά έντυπά σας έγγραφα.