Πώς να γράψετε ένα σχέδιο διαχείρισης έργου
Περιεχόμενο
Ένα σχέδιο διαχείρισης έργου είναι ένα έγγραφο που καθορίζει πώς θα εργαστεί η ομάδα για το έργο. Περιγράφει τον κύκλο ζωής του έργου και καλύπτει τον τρόπο με τον οποίο θα εκτελεστεί, θα ελεγχθεί, θα ελεγχθεί και θα κλείσει επίσημα το έργο.
Το σχέδιο διαχείρισης έργου είναι στην πραγματικότητα ένας γενικός όρος για όλα τα υπο-σχέδια που θα παράγετε για το έργο. Μπορούμε να ορίσουμε το σχέδιο διαχείρισης έργου ως ό, τι καλύπτεται σε αυτά τα σχέδια:
- Σχέδιο διαχείρισης απαιτήσεων
- Σχέδιο διαχείρισης πεδίου
- Πρόγραμμα διαχείρισης προγράμματος
- Σχέδιο διαχείρισης ποιότητας, εάν έχετε
- Σχέδιο διαχείρισης κόστους
- Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων (το οποίο θα πρέπει να αναφέρεται στο αρχείο καταγραφής κινδύνου)
- Αλλαγή σχεδίου διαχείρισης
- Σχέδιο διαχείρισης προμηθειών, εάν χρειάζεστε ένα για το έργο
- Πρόγραμμα διαχείρισης διαμόρφωσης, πάλι, μόνο αν σκοπεύετε να γράψετε ένα: ίσως να μην πιστεύετε ότι είναι απαραίτητο για το έργο σας
- Σχέδιο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού
Το σχέδιο διαχείρισης έργου περιλαμβάνει επίσης σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις γραμμές βάσης του έργου, ειδικά για το πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα. Αυτό σας δίνει μια γραμμή στην άμμο στην οποία μπορείτε να ανατρέξετε, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε τι έχει αλλάξει όταν κλείσετε τελικά το έργο και να συγκρίνετε την προγραμματισμένη με την πραγματική απόδοση.
Τούτου λεχθέντος, το σχέδιο διαχείρισης του έργου υπάρχει ως έγγραφο από μόνο του. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε και πώς να αναφέρετε αυτές τις άλλες ενότητες.
Σύνταξη του εγγράφου σχεδίου διαχείρισης έργου
Ξεκινήστε το έγγραφό σας με το όνομα του έργου και την ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο από το Γραφείο Διαχείρισης Έργων, εάν έχετε, για να εξοικονομήσετε την εκκίνηση από το μηδέν.
Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε αυτές τις ενότητες:
Όρια και βασικές γραμμές: Εξηγήστε πώς θα διαχειρίζονται τις γραμμές βάσης για το χρονοδιάγραμμα, το πεδίο εφαρμογής, το κόστος και τους τομείς ποιότητας του έργου. Καθορίστε ποιες θα είναι οι αποδεκτές παραλλαγές στο σχέδιο (για παράδειγμα, +/- 10%) και τι θα κάνετε αν φαίνεται ότι θα παραβιαστούν. Μπορεί να τα έχετε ήδη τεκμηριώσει στον Χάρτη του Έργου σας.
Διακυβέρνηση: Καθορίστε ποιες κριτικές έργων, αξιολογήσεις από ομοτίμους και άλλα μέτρα διακυβέρνησης θα εφαρμόσετε καθώς περνάτε τον κύκλο ζωής διαχείρισης έργου. Τουλάχιστον, θα πρέπει να συμπεριλάβετε την επίσημη αποσύνδεση στο τέλος κάθε φάσης. Αυτός είναι ένας από τους ρόλους του χορηγού του έργου. Μπορείτε επίσης να βάλετε λεπτομέρειες σχετικά με τις ποιοτικές κριτικές που θα πραγματοποιήσετε εάν αυτό είναι κατάλληλο για το έργο σας.
Αποφάσεις μεθοδολογίας: Αυτό είναι ένα καλό μέρος για να γράψετε ποια κομμάτια της μεθοδολογίας διαχείρισης του έργου σας έχετε αποφασίσει να μην κάνετε επειδή δεν είναι σχετικό. Για παράδειγμα, μπορείτε να σημειώσετε εδώ ότι δεν πρόκειται να κάνετε σχέδιο διαχείρισης προμηθειών, επειδή δεν απαιτείται προμήθεια για το έργο σας.
Τίποτα άλλο: Μην περιορίζεστε σε αυτούς τους τίτλους. Συμπεριλάβετε οτιδήποτε άλλο πιστεύετε ότι μπορεί να σχετίζεται με τον σχεδιασμό του έργου, όπως συνδέσεις με άλλα έργα της εταιρείας, εξωτερικούς παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν τον προγραμματισμό που θέλετε να επισημάνετε σε κάποιον και ούτω καθεξής.
Τα θυγατρικά σχέδια
Εάν συγχωνεύσετε όλα τα έγγραφα του έργου σας σε ένα, θα είναι ένα τεράστιο σχέδιο διαχείρισης έργου. Είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε συνδέσμους (ή τουλάχιστον μια περιγραφή του πού μπορεί να βρεθεί το έγγραφο) σε αυτό το έγγραφο. Στη συνέχεια, εάν κάποιος θέλει να το διαβάσει, μπορεί να το βρει χωρίς να έχει το σχέδιο διαχείρισης του έργου σας να γίνει τόσο υπερβολικά μεγάλο που κανείς δεν το βλέπει καθόλου.
Μην ξεχάσετε να συνδεθείτε και στις γραμμές βάσης. Για την αρχική γραμμή του προγράμματος, αποθηκεύστε μια έκδοση του σχεδίου σας και συνδέστε με αυτήν. Για το βασικό κόστος, αποθηκεύστε μια έκδοση του προϋπολογισμού σας από σήμερα και συνδεθείτε σε αυτήν. Αυτά τα έγγραφα είναι ζωντανά έγγραφα και θα αλλάξουν καθώς προχωρά το έργο, αλλά θα διατηρήσετε αυτά τα αρχικά αρχεία, ώστε να μπορείτε να τα κοιτάξετε ξανά και να κάνετε τη σύγκριση.
Τέλος, προσθέστε τον έλεγχο έκδοσης στο σχέδιο διαχείρισης του έργου σας, ώστε εάν χρειαστεί να το ενημερώσετε, θα μπορείτε εύκολα να δείτε αν εργάζεστε στο πιο πρόσφατο αντίγραφο.
