Έντυπο I-9 (Απαιτήσεις αναγνώρισης και τεκμηρίωσης)

Περιεχόμενο

• Τι είναι το έντυπο I-9;
• Προέλευση του I-9
• Όταν συμπληρωθούν τα Έντυπα Επιλεξιμότητας Εργασίας
• Απαιτούμενη τεκμηρίωση για την απόδειξη της επιλεξιμότητας εργασίας
• Αποδεκτά έγγραφα I-9
• Όταν δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε μια φόρμα I-9
• Δεν υπάρχει τεκμηρίωση I-9;
• Ρήτρες κατά των διακρίσεων
• Επαλήθευση εργοδότη των πληροφοριών I-9
• Διαδικασία Επαλήθευσης Φόρμας I-9

Κατά την πρόσληψη για μια νέα εργασία, οι εργαζόμενοι πρέπει να αποδείξουν ότι έχουν νόμιμο δικαίωμα να εργαστούν στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ως μέρος της νέας γραφειοκρατίας που προσφέρεται από τον εργοδότη τους, ένας νέος υπάλληλος πρέπει να συμπληρώσει ένα έντυπο I-9. Αυτό το έγγραφο είναι η αποδεκτή μέθοδος για τους υπαλλήλους να επαληθεύσουν την επιλεξιμότητά τους για εργασία στις Η.Π.Α.

Τι είναι το έντυπο I-9;

Όταν οι εργοδότες προσλαμβάνουν νέους εργαζόμενους, απαιτείται να επαληθεύσουν την ταυτότητα και την επιλεξιμότητα κάθε νέου εργαζομένου.

Μια φόρμα επιλεξιμότητας απασχόλησης (I-9) είναι μια φόρμα που δημιουργήθηκε από τον τομέα των Υπηρεσιών Ιθαγένειας και Μετανάστευσης των Ηνωμένων Πολιτειών (USCIS) του Υπουργείου Εσωτερικής Ασφάλειας (DHS) που πρέπει να συμπληρωθεί για κάθε υπάλληλο που προσλαμβάνεται στις ΗΠΑ και χρησιμοποιείται για την επαλήθευση ταυτότητα ενός υπαλλήλου και να προσδιορίσει εάν είναι επιλέξιμος να αρχίσει να εργάζεται για την εταιρεία. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την τελευταία έκδοση του I-9.

Προέλευση του I-9

Ο νόμος για τη μεταρρύθμιση και τον έλεγχο της μετανάστευσης του 1986 (IRCA) έκρινε ότι οι Αμερικανοί εργοδότες είναι νομικά υπεύθυνοι για την επαλήθευση της επιλεξιμότητας της απασχόλησης όλων των νέων εργαζομένων. Ενώ η φόρμα I-9 δεν απαιτείται για εθελοντές ή υπαλλήλους βάσει συμβάσεων, οι ξένοι υπήκοοι με βίζα εργασίας απαιτείται να συμπληρώσουν τη φόρμα.

Από τον Οκτώβριο του 2004, η διαδικασία επαλήθευσης I-9 μπορεί να ολοκληρωθεί ηλεκτρονικά.

Όταν συμπληρωθούν τα Έντυπα Επιλεξιμότητας Εργασίας

Κατά τη διαδικασία πρόσληψης για όλες τις νέες προσλήψεις πρέπει να συμπληρωθεί ένα έντυπο επιλεξιμότητας απασχόλησης (I-9). Ο εργοδότης πρέπει να επαληθεύσει τα έγγραφα καταλληλότητας και ταυτοποίησης του εργαζομένου και να καταγράψει τις πληροφορίες του εγγράφου στη φόρμα I-9 εντός τριών ημερών από την εργασία.

Οι εργοδότες που δεν συμπληρώνουν και διατηρούν έντυπα I-9 για κάθε νέα πρόσληψη ενδέχεται να υπόκεινται σε πρόστιμα ή άλλες νομικές επιπτώσεις από το Υπουργείο Εργασίας.

Οι εργαζόμενοι πρέπει να παρουσιάσουν πρωτότυπα έγγραφα, όχι φωτοαντίγραφα, τεκμηρίωσης για να αποδείξουν ότι έχουν νόμιμο δικαίωμα να εργαστούν στις Η.Π.Α. Κατά παρέκκλιση, ένας υπάλληλος μπορεί να προσκομίσει επικυρωμένο αντίγραφο πιστοποιητικού γέννησης.

Εάν ένας υπάλληλος δεν είναι σε θέση να διαβάσει ή να γράψει στα Αγγλικά, η φόρμα επιτρέπει σε έναν μεταφραστή ή νόμιμο προπαρασκευαστή να συμπληρώσει τη φόρμα εκ μέρους του υπαλλήλου.

Απαιτούμενη τεκμηρίωση για την απόδειξη της επιλεξιμότητας εργασίας

Εκτός από τα βασικά προσωπικά σας στοιχεία, όταν συμπληρώνετε μια φόρμα I-9, πρέπει να παρέχετε τουλάχιστον μία από τις εγκεκριμένες μορφές τεκμηρίωσης για να αποδείξετε την ταυτότητά σας και την επιλεξιμότητα για εργασία στις ΗΠΑ.

Η τεκμηρίωση περιλαμβάνει συνήθως κάποιο είδος αναγνώρισης φωτογραφίας και επιβεβαίωση του νομικού καθεστώτος στη χώρα και θα χρησιμοποιηθεί ως διασταύρωση.

Αποδεκτά έγγραφα I-9

Υπάρχουν τρεις κατηγορίες εγγράφων που επιτρέπεται να υποβάλετε. Οι εργαζόμενοι πρέπει να παρουσιάσουν είτε ένα από τα παρακάτω έγγραφα από τη λίστα Α είτε ένα από τα έγγραφα από τη λίστα Β, καθώς και ένα από τα έγγραφα από τη λίστα Γ.

Λίστα Α (έγγραφα που προσδιορίζουν ταυτότητα και επιλεξιμότητα απασχόλησης)

• Διαβατήριο Ηνωμένων Πολιτειών ή κάρτα διαβατηρίου
• Κάρτα μόνιμου κατοίκου ή κάρτα απόδειξης εγγραφής αλλοδαπού (I-551)
• Ξένο διαβατήριο που περιέχει προσωρινή σφραγίδα I-551 ή προσωρινή έντυπη ένδειξη I-551 με θεώρηση μεταναστών με μηχανική αναγνώριση
• Έγγραφο εξουσιοδότησης εργασίας που περιέχει φωτογραφία (I-766)
• Ξένο διαβατήριο με προσωρινή σφραγίδα I-551
• Για έναν μη μετανάστη αλλοδαπό εξουσιοδοτημένο να εργάζεται μόνο για έναν συγκεκριμένο εργοδότη λόγω της κατάστασής του: ένα ξένο διαβατήριο και είτε το έντυπο I-94 είτε το έντυπο I-94A που έχει το ίδιο όνομα με το διαβατήριο και την έγκριση της μη μεταναστευτικής κατάστασης του αλλοδαπού ως εφόσον η περίοδος έγκρισης δεν έχει λήξει και η προτεινόμενη έγκριση δεν έρχεται σε αντίθεση με τυχόν περιορισμούς ή περιορισμούς που προσδιορίζονται στη φόρμα
• Διαβατήριο από την Ομοσπονδιακή Πολιτεία της Μικρονησίας (FSM) ή τη Δημοκρατία των Νήσων Μάρσαλ (RMI) με έντυπο I-94 ή I-94A που δηλώνει την είσοδο μη μεταναστών στο πλαίσιο του Συμφώνου της Ελεύθερης Σύνδεσης μεταξύ των Ηνωμένων Πολιτειών και του FSM ή του RMI

Λίστα Β (έγγραφα που αποδεικνύουν μόνο ταυτότητα)

• Άδεια οδήγησης ή δελτίο ταυτότητας που εκδίδεται από πολιτεία ή απομακρυσμένη κατοχή των Ηνωμένων Πολιτειών με την προϋπόθεση ότι περιέχει φωτογραφία ή πληροφορίες όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης, φύλο, ύψος, χρώμα ματιών και διεύθυνση
• Δελτίο ταυτότητας που εκδίδεται από ομοσπονδιακές, πολιτειακές ή τοπικές κυβερνητικές υπηρεσίες ή οντότητες με την προϋπόθεση ότι περιέχει μια φωτογραφία ή πληροφορίες όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης, φύλο, ύψος, χρώμα ματιών και διεύθυνση
• Αναγνωριστικό σχολείου με φωτογραφία
• Κάρτα εμπόρου ακτοφυλακής των ΗΠΑ
• Εγγενές αμερικανικό φυλετικό έγγραφο
• Άδεια οδήγησης που εκδόθηκε από καναδική κυβερνητική αρχή
• Κάρτα εγγραφής του ψηφοφόρου
• Στρατιωτική κάρτα των ΗΠΑ ή προσχέδιο
• Δελτίο ταυτότητας στρατιωτικού εξαρτώμενου

Για άτομα ηλικίας κάτω των 18 ετών που δεν μπορούν να παρουσιάσουν ένα έγγραφο που αναφέρεται παραπάνω:

• Σχολική εγγραφή ή κάρτα αναφοράς
• Κλινική, ιατρός ή νοσοκομείο
• Μητρώο παιδικών σταθμών ή νηπιαγωγείων

Λίστα Γ (έγγραφα που καθορίζουν μόνο την επιλεξιμότητα απασχόλησης)

• Κάρτα αριθμού λογαριασμού κοινωνικής ασφάλισης, εκτός εάν η κάρτα περιλαμβάνει έναν από τους ακόλουθους περιορισμούς: 1. Δεν ισχύει για εργασία. 2. Ισχύει για εργασία μόνο με εξουσιοδότηση INS. ή 3. Ισχύει για εργασία μόνο με εξουσιοδότηση DHS
• Πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο πιστοποιητικού γέννησης που έχει εκδοθεί από πολιτεία, νομό, δημοτική αρχή ή έδαφος της τοπικής αυτοδιοίκησης των Ηνωμένων Πολιτειών, με επίσημη σφραγίδα
• Πιστοποίηση έκθεσης γέννησης που εκδόθηκε από το Υπουργείο Εξωτερικών (Έντυπα DS-1350, FS-545, FS-240)
• Κάρτα ταυτότητας πολιτών των ΗΠΑ (έντυπο I-197)
• Εγγενές αμερικανικό φυλετικό έγγραφο
• Δελτίο ταυτότητας για χρήση του Resident Citizen στις Ηνωμένες Πολιτείες (Έντυπο I-179)
• Έγγραφο άδειας εργασίας που εκδόθηκε από το Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας

Όταν δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε μια φόρμα I-9

Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε ένα έντυπο I-9 εάν είστε / ήταν:

• Προσλήφθηκε στις ή πριν από τις 6 Νοεμβρίου 1986 (ή στις 27 Νοεμβρίου 2007 ή πριν, εάν η απασχόληση βρίσκεται στην Κοινοπολιτεία των Νήσων Βόρειας Μαριάνας [CNMI]) και συνεχίζετε να εργάζεστε και έχετε εύλογη προσδοκία απασχόλησης καθόλου φορές
• Εργάζεται για περιστασιακή οικιακή εργασία σε ιδιωτική κατοικία σε σποραδική, ακανόνιστη ή διαλείπουσα βάση
• Ένας ανεξάρτητος εργολάβος
• Απασχολείται από έναν εργολάβο που παρέχει συμβατικές υπηρεσίες (όπως μισθώσεις εργαζομένων ή προσωρινά γραφεία) και παρέχει εργασία σε εσάς
• Δεν εργάζεται φυσικά στο έδαφος των ΗΠΑ

Δεν υπάρχει τεκμηρίωση I-9;

Ένας υπάλληλος που δεν παράγει το απαιτούμενο έγγραφο ή απόδειξη για ένα έγγραφο αντικατάστασης (σε περίπτωση χαμένων, κλεμμένων ή κατεστραμμένων εγγράφων), εντός τριών εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης, μπορεί να τερματιστεί.

Ένας υπάλληλος που εμφανίζει απόδειξη αντικατάστασης έχει 90 ημέρες για να παρουσιάσει τα έγγραφα αντικατάστασης. Εάν πρέπει να λάβετε ένα αντίγραφο της τεκμηρίωσής σας, ενδέχεται να μπορείτε να το ζητήσετε στο διαδίκτυο.

Ρήτρες κατά των διακρίσεων

Η νομοθεσία περί μεταρρύθμισης και ελέγχου νόμου για μετανάστευση (IRCA) που είναι υπεύθυνη για το I-9 περιλαμβάνει επίσης ρήτρες κατά των διακρίσεων. Σύμφωνα με το IRCA, οι πολίτες των Η.Π.Α., οι μόνιμοι κάτοικοι και οι αιτούντες άσυλο που επιτρέπεται νόμιμα να εργαστούν στις Ηνωμένες Πολιτείες δεν μπορούν να στερηθούν την εργασία τους ή να τερματιστούν με βία βάσει της καταγωγής ή της ιθαγένειας.

Επιπλέον, οι εργοδότες πρέπει να αποδεχτούν οποιοδήποτε από τα προαναφερθέντα έγγραφα για τη φόρμα I-9, αρκεί τα έγγραφα να είναι πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα. Το IRCA είναι εκτελεστό για όλους τους εργοδότες με τρεις ή περισσότερους εργαζόμενους.

Επαλήθευση εργοδότη των πληροφοριών I-9

Οι εργοδότες μπορούν να επαληθεύσουν τις πληροφορίες I-9 ενός υπαλλήλου στο διαδίκτυο για να αποφύγουν πρόστιμα ή κυρώσεις χρησιμοποιώντας το σύστημα E-Verify.

Πρόκειται για μια διαδικτυακή υπηρεσία που παρέχεται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση που συγκρίνει πληροφορίες από το έντυπο I-9 ενός υπαλλήλου (Επαλήθευση καταλληλότητας απασχόλησης) με πληροφορίες από τα αρχεία του Υπουργείου Εσωτερικής Ασφάλειας και Κοινωνικής Ασφάλισης των ΗΠΑ, για να επιβεβαιωθεί η επιλεξιμότητα στην απασχόληση.

Ο αριθμός κοινωνικής ασφάλισης του υπαλλήλου απαιτείται για τη διενέργεια επαλήθευσης χρησιμοποιώντας το E-Verify και το σύστημα δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επαλήθευση μιας άδειας εργασίας που έχει λήξει.

Διαδικασία Επαλήθευσης Φόρμας I-9

Τα έντυπα I-9 των πολιτών των Η.Π.Α. ισχύουν επ 'αόριστον, εκτός εάν συμβεί κενό απασχόλησης που υπερβαίνει το ένα έτος. Οι αλλοδαποί υπήκοοι με θεώρηση εργασίας ή φοιτητές και επισκέπτες που ανταλλάσσουν πρέπει να έχουν επαληθεύσει το I-9 τους με κάθε επέκταση ή μετά τη λήξη της θεώρησης, όταν εκδίδεται νέα άδεια άδειας εργασίας.

Τα έντυπα I-9 πρέπει να διατηρηθούν από τον εργοδότη είτε για τρία χρόνια μετά την ημερομηνία έναρξης ενός εργαζομένου είτε για ένα έτος μετά τη λήξη της εργασίας του, όποιο από τα δύο είναι αργότερα.

Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό το άρθρο δεν αποτελούν νομικές συμβουλές και δεν υποκαθιστούν αυτές τις συμβουλές. Οι πολιτειακοί και ομοσπονδιακοί νόμοι αλλάζουν συχνά και οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ενδέχεται να μην αντικατοπτρίζουν τους νόμους της πολιτείας σας ή τις πιο πρόσφατες αλλαγές στη νομοθεσία.