Τρόπος σύνταξης επιστολών επιδόσεων υπαλλήλων

Περιεχόμενο

• Συστατικά των επιστολών επίπληξης
• Η σημασία των υπογραφών
• Δώστε μια ευκαιρία για την απάντηση των εργαζομένων
• Δείγμα επιστολής επίπληξης
• Δείγμα επιστολής επίπληξης # 1 (έκδοση κειμένου)
• Δείγμα επιστολής επίπληξης # 2 (έκδοση κειμένου)
• Επιβεβαίωση παραλαβής υπαλλήλου

Οι επιστολές επίπληξης είναι επιστολές που γράφτηκαν από τον επιβλέποντα για να παρέχουν μια επίσημη δήλωση ενός προβλήματος απόδοσης που πρέπει να βελτιώσει ένας υπάλληλος. Οι επιστολές επίπληξης είναι συχνά ένα βήμα στην επίσημη διαδικασία πειθαρχικής δράσης που μπορεί να οδηγήσει σε πρόσθετη πειθαρχική δράση για τον εργαζόμενο έως και τη λήξη της απασχόλησης εάν ο εργαζόμενος δεν βελτιωθεί.

Οι επιστολές επίπληξης αποτελούν σημαντικό στοιχείο στην τεκμηρίωση ενός προβλήματος απόδοσης ενός εργαζομένου για τον εργαζόμενο και τον εργοδότη. Γραπτές επιστολές επίπληξης αναφέρουν σαφώς και συγκεκριμένα την απόδοση που πρέπει να βελτιωθεί και τις συνέπειες εάν η απόδοση δεν βελτιωθεί.

Αυτές οι επίσημες επιχειρηματικές επιστολές ακολουθούν γενικά μετά από οποιεσδήποτε προσπάθειες προφορικής καθοδήγησης από έναν επόπτη. Ωστόσο, συχνά έρχονται πριν από μια προφορική διόρθωση στον υπάλληλο - που ονομάζεται προφορική προειδοποίηση ή επίσημη προφορική προειδοποίηση. Όλα τα βήματα πρέπει να εστιάζονται στο ζήτημα απόδοσης ή σε σχετικά προβλήματα απόδοσης.

Συστατικά των επιστολών επίπληξης

Τα αποτελεσματικά γράμματα επίπληξης έχουν πολλά κοινά στοιχεία. Θα πρέπει να έχουν μια σαφή δήλωση του προβλήματος ή του ζητήματος απόδοσης που πρέπει να βελτιώσει ο εργαζόμενος. Μπορεί να απαριθμήσει αρκετά παραδείγματα τρόπων με τους οποίους ο εργαζόμενος μπορεί να αλλάξει την απόδοσή του για να συμμορφωθεί με τις προσδοκίες απόδοσης. Η παροχή παραδειγμάτων παρέχει στον υπάλληλο μια κοινή εικόνα - κοινόχρηστο νόημα - γύρω από τις προσδοκίες του επόπτη και της εταιρείας.

Εάν χρειάζεται, συμπεριλάβετε ένα χρονοδιάγραμμα εντός του οποίου πρέπει να βελτιωθεί η απόδοση του εργαζομένου. Αυτή η αναφορά μπορεί να έχει τη μορφή προθεσμίας ή ημερομηνίας λήξης κατά την οποία ο επόπτης θα επανεκτιμήσει την απόδοση του υπαλλήλου.

Εξηγήστε πώς η μη απόδοση επηρεάζει όχι μόνο τον εργαζόμενο αλλά το χώρο εργασίας και την επιτυχία του οργανισμού. Δώστε μια σαφή δήλωση σχετικά με τις συνέπειες που μπορεί να αναμένει ένας υπάλληλος εάν η απόδοσή του δεν βελτιωθεί όπως περιγράφεται στην επιστολή επίπληξης.

Η σημασία των υπογραφών

Η υπογραφή του επόπτη ή του διευθυντή του υπαλλήλου είναι σημαντική όταν πρόκειται για επιπλήξεις. Η επιστολή περιέχει γενικά μια δήλωση ότι η υπογραφή του υπαλλήλου αντιπροσωπεύει ότι έχει λάβει την επιστολή. Δεν σημαίνει απαραίτητα ότι συμφωνούν με το περιεχόμενό της. Πρέπει να είστε συγκεκριμένοι στη διατύπωση, έτσι ώστε ο υπάλληλος να καταλαβαίνει ότι αναγνωρίζει ότι η παραλαβή δεν κάνει λάθος.

Δώστε μια ευκαιρία για την απάντηση των εργαζομένων

Πρέπει να δώσετε στον υπάλληλο την ευκαιρία να απαντήσει στα ζητήματα που τέθηκαν στην επιστολή επίπληξης. Η ένσταση πρέπει να είναι γραπτή, με ημερομηνία και υπογραφή από τον υπάλληλο. Ο εργαζόμενος μπορεί να συμφωνήσει, να διαφωνήσει, να εκφράσει αντίθεση και ούτω καθεξής. Οι αντιπαραθέσεις που γράφτηκαν από τον υπάλληλο επισυνάπτονται στις αρχικές επιστολές επίπληξης.

Δείγμα επιστολής επίπληξης

Αυτό είναι ένα παράδειγμα επιστολής επίπληξης. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής επίπληξης (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Δείγμα επιστολής επίπληξης # 1 (έκδοση κειμένου)

Προς: Jeffery Jones

Από: George Peterson

Ημερομηνία: 1 Σεπτεμβρίου 2018

Re: Επιστολή επίπληξης

Αυτή είναι μια επίσημη επιστολή επίπληξης που σας ενημερώνει ότι η απόδοσή σας δεν ανταποκρίνεται στα αναμενόμενα επίπεδα συνεισφοράς. Στη δουλειά σας ως τεχνικός εμπειρογνώμονας για την υποστήριξη πελατών, οι προσδοκίες εργασίας αναπτύχθηκαν από ολόκληρη την ομάδα εμπειρογνωμόνων τεχνικής υποστήριξης και τον διευθυντή τους. Αυτό σημαίνει ότι είναι το αποδεκτό πρότυπο για την απόδοση κάθε εμπειρογνώμονα τεχνικής υποστήριξης.

Δεν αποδίδετε με τους ακόλουθους τρόπους.

• Ο αριθμός των πελατών που εξυπηρετείτε σε μια εβδομάδα είναι 30% χαμηλότερος από το επίπεδο που πληρούν οι υπόλοιποι ειδικοί τεχνικής υποστήριξης.
• Ο βαθμός δυσκολίας των προβλημάτων που επιλέγετε να απαντήσετε είναι 40% κάτω από το επίπεδο που επιτυγχάνει το υπόλοιπο προσωπικό.
• Το χρονικό διάστημα που περνούν οι πελάτες στο τηλέφωνο μαζί σας υπερβαίνει το υπόλοιπο προσωπικό κατά 25%.

Όπως μπορείτε να δείτε, στις τρεις πιο σημαντικές μετρήσεις απόδοσης για τη δουλειά σας, δεν πετυχαίνετε. Ο επόπτης σας έχει μιλήσει πολλές φορές μαζί σας και έχετε λάβει επιπλέον εκπαίδευση. Κατά συνέπεια, πιστεύουμε ότι δεν είστε διατεθειμένοι να εκτελέσετε. Αυτό επηρεάζει αρνητικά τον φόρτο εργασίας του υπόλοιπου προσωπικού τεχνολογίας.

Πρέπει να δούμε μια άμεση βελτίωση και στους τρεις τομείς απόδοσης ή θα υπάρξει πρόσθετη πειθαρχική δράση έως και τη λήξη της απασχόλησης. Έχουμε την πίστη ότι μπορείτε να βελτιώσετε. Πρέπει να δούμε άμεση βελτίωση.

Τζορτζ Πέτερσον, επόπτης

Marian Demark, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού

Δείγμα επιστολής επίπληξης # 2 (έκδοση κειμένου)

Προς: Λίντα Ροντρίγκεζ

Από: Mary Wilmont

Ημερομηνία: 1 Σεπτεμβρίου 2018

Re: Επιστολή επίπληξης

Ο σκοπός αυτής της επιστολής επίπληξης είναι να σας ενημερώσει επισήμως ότι η συμμετοχή σας επηρεάζει αρνητικά την ικανότητά σας να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Ενώ οι μισθωτοί, απαλλασσόμενοι υπάλληλοι δεν απαιτείται να εργάζονται συγκεκριμένες ώρες, μια εβδομάδα εργασίας σαράντα ωρών είναι τυπική και αναμενόμενη.

Έχετε αποτύχει να εμφανιστείτε για εργασία τουλάχιστον μία ημέρα την εβδομάδα από την έναρξη της νέας εργασίας σας και εργάζεστε μόνο τριάντα δύο ώρες την εβδομάδα. Ο διευθυντής σας σας ενημέρωσε για τη διαθεσιμότητα της άδειας FMLA για προσωπικά ή οικογενειακά ιατρικά θέματα. Σας ρώτησε επίσης εάν χρειάζεστε ένα κατάλυμα, ώστε να μπορείτε να εκτελέσετε αποτελεσματικά τη δουλειά σας.

Έχει προτείνει να επισκεφτείτε το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για να συζητήσετε αυτά τα θέματα και την παρουσία σας. Έχετε αρνηθεί και τις τρεις ευκαιρίες που προσφέραμε για να σας βοηθήσουμε να βελτιώσετε αυτήν την κακή απόδοση.

Η πραγματικότητα είναι ότι δεν μπορείτε να εκτελέσετε τη δουλειά σας σε λιγότερο από σαράντα ώρες. Λείπουν προθεσμίες για τις εργασίες σας και η καθυστέρησή σας επηρεάζει δυσμενώς την εργασία των συνεργατών του τμήματος μάρκετινγκ. Χάνουν τις προθεσμίες τους ως αποτέλεσμα της αποτυχίας σας να εκτελέσετε.

Επιπλέον, η ημιτελής δουλειά σας όταν ανατεθεί στους συναδέλφους σας θέτει τον φόρτο εργασίας τους σε υπερφόρτωση, δεδομένου ότι έχουν ήδη εργασίες που απαιτούν σαράντα ώρες εργασίας την εβδομάδα. Αυτό είναι άδικο και δεν θα ανεχτούμε αυτές τις αρνητικές επιπτώσεις στο χώρο εργασίας από τώρα.

Πρέπει να δούμε μια άμεση βελτίωση στην παρουσία σας ή θα τερματίσουμε την απασχόλησή σας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να παρευρεθείτε στη δουλειά πέντε ημέρες την εβδομάδα. Εάν δεν παρευρεθείτε στη δουλειά πέντε ημέρες την εβδομάδα, δεν μπορείτε να επιτύχετε τους στόχους για τους οποίους έχετε απασχοληθεί.

Οι τυπικές πολιτικές μας σχετικά με τη διακοπή της πληρωμής, σας δίνουν έξι εργάσιμες ημέρες και δύο προσωπικές ημέρες άδειας που πρέπει να χρησιμοποιείτε για ένα χρόνο. Πρέπει να κάνετε αίτηση για ημέρες διακοπών εκ των προτέρων.

Έχετε ήδη χρησιμοποιήσει τέσσερις από τις ασθένειες σας και όλες τις προσωπικές σας ημέρες με τις τρέχουσες απουσίες σας. Δεν σκοπεύουμε να σας δώσουμε περισσότερο χρόνο. Αυτό σας αφήνει μόνο δύο ασθένειες ημέρες και τον πληρωμένο χρόνο διακοπών που πρέπει να ζητήσετε εκ των προτέρων.

Εάν έχετε απουσία πάνω από τον διαθέσιμο αμειβόμενο χρόνο σας, θα τερματίσουμε την εργασία σας. Ελπίζουμε να καταλάβετε πόσο κοντά θα χάσετε τη δουλειά σας. Δεν θα λαμβάνετε άλλες προειδοποιήσεις.

Χαιρετισμοί,

Mary Wilmont, Διευθύντρια

Thomas Credence, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού

Επιβεβαίωση παραλαβής υπαλλήλου

Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα χάρτινο ίχνος από ενέργειες επίπληξης των εργαζομένων. Αυτή η διαδικασία επιτρέπει τη δημιουργία αποδείξεων ότι ο υπάλληλος έλαβε επαρκή ειδοποίηση για προβλήματα και έλαβαν μέτρα - όπως η παροχή συμβουλών - για την αντιμετώπιση της κατάστασης.

Μια απλή απόδειξη παραλαβής για καθοδήγηση διευκρινίζει ότι ο υπάλληλος έλαβε επίπληξη.