Χρήση διαγραμμάτων οργάνωσης ως εργαλείου διαχείρισης

Περιεχόμενο

• "Τυπικά" διαγράμματα οργάνωσης
• Συγχέοντας διαγράμματα οργανισμού
• Διαγράμματα οργάνωσης ως εργαλείο διαχείρισης
• Ο τρόπος που πρέπει να γίνει
• Ο τρόπος που πρέπει να είναι ένα γράφημα οργάνωσης

Τα οργανικά γραφήματα, ή τα γραφήματα οργανικών για συντομία, χρησιμοποιούνται για να δείξουν στους ανθρώπους την προβλεπόμενη δομή ενός οργανισμού. Αυτός ο «επίσημος» οργανισμός υποτίθεται ότι αντικατοπτρίζει τη δομή εξουσίας της εταιρείας. Μερικές φορές τα γραφήματα οργανών χρησιμεύουν μόνο για να μπερδέψουν τους ανθρώπους ως προς το ποια είναι πραγματικά η δομή. Αυτό συνήθως δεν είναι σκόπιμο, αλλά μάλλον ΑΝΑΓΝΩΡΙΖΕΙ τη σύγχυση των εμπλεκόμενων ατόμων.

Ωστόσο, είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα οργανισμού ως εργαλείο διαχείρισης, για να προωθήσετε την επίτευξη των στόχων του οργανισμού σας. Θα εξετάσουμε τυπικά παραδείγματα "τυπικών" γραφημάτων οργάνωσης. Θα εξετάσουμε τα συγκεχυμένα γραφήματα Org. Τέλος, θα συζητήσουμε τη χρήση του Org Chart ως εργαλείου διαχείρισης.

"Τυπικά" διαγράμματα οργάνωσης

Τα τυπικά γραφήματα οργανών χρησιμοποιούνται συνήθως για να δείξουν στους ανθρώπους την προβλεπόμενη δομή του οργανισμού. Αυτός ο «επίσημος» οργανισμός υποτίθεται ότι αντικατοπτρίζει τη δομή εξουσίας της εταιρείας. Συχνά, αντικατοπτρίζει μόνο τη δομή ευθύνης. Η πραγματική δύναμη στον οργανισμό ακολουθεί συχνά γραμμές επικοινωνίας αντί για γραμμές στο Οργανόγραμμα.

Οι χάρτες έχουν συνήθως πυραμιδικό σχήμα. Δείχνουν τον υπεύθυνο στην κορυφή. Ακολουθούν σύμπλεγμα υφισταμένων, συνήθως σε προοδευτικά μικρότερα κουτιά. Συνήθως, τα άτομα που εμφανίζονται στο ίδιο οριζόντιο επίπεδο στο Οργανόγραμμα θεωρούνται "συνομηλίκοι" εντός του οργανισμού.

Αυτό το διάγραμμα οργάνωσης του Τμήματος Πληροφορικής του Imperial College (DOC) είναι χαρακτηριστικό του διαγράμματος πυραμίδων. Ο προϊστάμενος του τμήματος έχει πέντε διευθυντές που του αναφέρουν άμεσα, καθώς και έναν αναπληρωτή προϊστάμενο και μια επιτροπή αναζήτησης. Καθένας από τους διευθυντές έχει τις άμεσες εκθέσεις του που εμφανίζονται στις πράσινες οβάλ κάτω από τις επιτροπές τους.

Συγχέοντας διαγράμματα οργανισμού

Μερικές φορές τα Διαγράμματα Οργάνου μπορούν να μπερδέψουν τους ανθρώπους ως προς το ποια είναι πραγματικά η δομή. Αυτό συνήθως δεν είναι σκόπιμο, αλλά αντικατοπτρίζει τη σύγχυση των εμπλεκόμενων ατόμων. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τις λειτουργικές σχέσεις της ομάδας ή εάν αλλάζουν συχνά, είναι σχεδόν αδύνατο να τα διαγράψετε με ακρίβεια.

Ίσως το πιο συνηθισμένο μέρος για να βρείτε σύγχυση Org Charts είναι στην ομοσπονδιακή κυβέρνηση των ΗΠΑ. Το Διάγραμμα Οργανισμού για το Τμήμα Επιστήμης & Μαθηματικών Υπολογιστών του Εθνικού Εργαστηρίου Oak Ridge δεν μεταδίδει γρήγορα μια κατανόηση της δομής του Οργανισμού. Φαίνεται να υποδηλώνει ότι έντεκα λειτουργίες αναφέρονται απευθείας στον Διευθυντή.

Ενώ το εύρος ελέγχου (ο αριθμός των άμεσων αναφορών που μπορεί να επιβλέπει αποτελεσματικά ένας διαχειριστής) ποικίλλει σημαντικά, δυσκολεύουμε να πιστέψουμε ότι αυτός είναι ένας βέλτιστα λειτουργικός οργανισμός. Μερικοί από τους ηγέτες των λειτουργιών είναι πιθανότατα "πιο ίσοι". Εάν επρόκειτο να χαρτογραφήσουμε τη ροή των επικοινωνιών σε αυτόν τον οργανισμό, και το χρονικό διάστημα που κάθε δευτερεύων πέρασε με τον διευθυντή, ορισμένες από τις άμεσες αναφορές θα πρέπει πιθανώς να επαναταξινομηθούν ως υφιστάμενοι άλλων λειτουργιών.

Διαγράμματα οργάνωσης ως εργαλείο διαχείρισης

Τα γραφήματα Org είναι συνήθως μια αντιδραστική, παρά μια προληπτική συσκευή. Δημιουργήσαμε έναν οργανισμό ή επιτρέψαμε να εξελιχθεί και έχει αναπτυχθεί. Δεν είναι πλέον ξεκάθαρο για τα άτομα εντός του οργανισμού ή για τα άτομα με τα οποία αλληλεπιδρούν, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτό. Έτσι, καταρτίζουμε μια δέσμη κουτιών και γραμμών για να δείξουμε σε όλους όσους κάνουν αυτό. Στη συνέχεια, προσθέτουμε διακεκομμένες γραμμές και παρόμοιες τεχνητές συσκευές για να δείξουμε ότι αυτό που σχεδιάσαμε πρώτα δεν ισχύει πάντα.

Μια καλύτερη επιλογή, ωστόσο, είναι να δημιουργήσετε ένα Οργανόγραμμα που αντικατοπτρίζει πού θέλετε να πάει ο οργανισμός, αντί να αντικατοπτρίζει απλώς πώς είναι τώρα. Εάν θέλετε μια επίπεδη, οριζόντια οργάνωση, σχεδιάστε το γράφημα οργάνωσης με αυτόν τον τρόπο. Δείξτε ότι έξι ή οκτώ (ή ακόμη και έντεκα, όπως είδαμε παραπάνω), οι διαχειριστές αναφέρουν στον VP. Δείξτε ότι και οι δέκα προγραμματιστές αναφέρονται απευθείας στο Project Manager.

Εάν ο οργανισμός σας βασίζεται σε ποιοτικούς κύκλους ή ομάδες παραγωγής για να ολοκληρώσει την αποστολή του, θα πρέπει να το δείξετε στο Οργανόγραμμα σας. Μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να κολλήσετε σε οριζόντιες ομαδοποιήσεις και κάθετες γραμμές. Εάν οι υπάλληλοί σας θα κατανοήσουν σαφέστερα τους ρόλους τους κάνοντας αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κύκλους, ανεστραμμένα τρίγωνα ή οτιδήποτε άλλο χρειάζεστε.

Υπάρχουν πολλά προϊόντα λογισμικού στην αγορά για να σας βοηθήσουν να δείξετε πώς θέλετε να λειτουργεί ο οργανισμός σας. Το OrgPlus είναι ένα παράδειγμα των ειδών εργαλείων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποσαφήνιση πολλών πτυχών της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των Διαγραμμάτων Org.

Ο τρόπος που πρέπει να γίνει

Το παρακάτω παράδειγμα είναι μια αναπαράσταση ενός οργανογράμματος, που με εντυπωσίασε πολύ. Κυκλοφόρησε σε μια νέα εποχή για μια εταιρεία που απαιτούσε δημιουργική, νέα δράση από όλους τους υπαλλήλους της.

Δείχνει σαφώς την επίπεδη, οριζόντια δομή που αποσκοπεί στην προώθηση της επικοινωνίας και της καινοτομίας. Δείχνει ξεκάθαρα την ομάδα που σχηματίστηκε από τους δύο κορυφαίους αξιωματικούς, ενδεικτική του τι αναμένεται να κάνουν οι εργαζόμενοι. Ωστόσο, διατηρεί τις σαφείς γραμμές της τελικής ευθύνης. Ο Πρόεδρος διευθύνει σαφώς την εταιρεία, αλλά όλοι οι άλλοι γνωρίζουν ότι πρέπει να κάνουν το ρόλο τους για να πετύχουν.

Ο τρόπος που πρέπει να είναι ένα γράφημα οργάνωσης

Είναι ακόμη πολύ νωρίς για να πούμε εάν αυτό το Διάγραμμα Οργάνων θα έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Έχει εφαρμοστεί μόνο μερικές εβδομάδες. Ωστόσο, οι αξιωματικοί της εταιρείας το χρησιμοποίησαν σαφώς ως ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης για να βοηθήσουν την οργάνωση τους να επιτύχει τους νέους στόχους της.