Συμβουλές για τη σύνταξη επιστολών σύστασης

Περιεχόμενο

• Όταν δεν έχετε τίποτα θετικό να πείτε
• Ζητήστε πληροφορίες
• Ξεκινήστε με τα βασικά
• Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες
• Προσφορά για παρακολούθηση
• Να είστε επαγγελματίας
• Ακολουθώ οδηγίες
• Ανατρέξτε σε ένα παράδειγμα

Σχεδόν όλοι καλούνται να γράψουν μια επιστολή αναφοράς κάποια στιγμή κατά τη διάρκεια της καριέρας τους. Είτε πρόκειται για έναν υπάλληλο, έναν φίλο ή κάποιον με τον οποίο έχετε συνεργαστεί, είναι σημαντικό να είστε προετοιμασμένοι να συντάξετε μια αποτελεσματική επιστολή σύστασης. Είναι εξίσου σημαντικό να είστε έτοιμοι να πείτε "όχι" εάν δεν είστε άνετοι να συστήσετε κάποιον για εργασία. Διαβάστε παρακάτω για συμβουλές σχετικά με το πώς να απαντήσετε σε ένα αίτημα σύστασης και πώς να γράψετε μια ισχυρή επιστολή προτάσεων.

Όταν δεν έχετε τίποτα θετικό να πείτε

Είναι στην πραγματικότητα προς το συμφέρον του ατόμου να απορρίψετε ευγενικά τη σύνταξη επιστολής αναφοράς εάν δεν μπορείτε να παράσχετε κάτι περισσότερο από μια ευσεβής υποστήριξη.

Μια λιγότερο από θετική αναφορά μπορεί να προκαλέσει τόσο βλάβη όσο μια αρνητική αναφορά. Οι εργοδότες είναι συνήθως καλοί στην ανάγνωση μεταξύ των γραμμών και θα κατανοήσουν αυτό που δεν λέτε.

Εάν απορρίψετε, το άτομο μπορεί να προχωρήσει σε μια άλλη αναφορά που μπορεί να είναι σε θέση να παρέχει μια λαμπερή πρόταση. Ένας απλός τρόπος είναι να πείτε ότι δεν είστε αρκετά εξοικειωμένοι με την εργασία ή το ιστορικό τους για να δώσετε μια αναφορά. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τυχόν πιθανά τραυματισμένα συναισθήματα. Δείτε πώς μπορείτε να απορρίψετε ένα αίτημα για αναφορά.

Ζητήστε πληροφορίες

Εάν είστε ενθουσιασμένοι που θα σας ζητηθεί, αλλά δεν είστε σίγουροι τι να πω, ζητήστε από το άτομο ένα αντίγραφο του βιογραφικού του και μια λίστα με τα επιτεύγματα. Αυτό θα σας δώσει οδηγίες χρήσης κατά τη σύνταξη μιας επιστολής.

Εάν γράφετε μια επιστολή σύστασης για έναν μαθητή που υποβάλλει αίτηση για εργασία ή πρακτική άσκηση, μπορείτε επίσης να ζητήσετε μια λίστα με τα σχετικά μαθήματα.

Ζητήστε πληροφορίες για το τι είναι η πρόταση. Εάν πρόκειται για συγκεκριμένη εργασία, ζητήστε τη λίστα εργασιών. Εάν πρόκειται για σχολείο, ρωτήστε για το είδος του προγράμματος στο οποίο εφαρμόζουν. Αυτό θα σας βοηθήσει να εστιάσετε το γράμμα σας σε δεξιότητες και ιδιότητες που σχετίζονται με τη θέση ή το σχολείο.

Επίσης, φροντίστε να ρωτήσετε το άτομο στο οποίο πρέπει να υποβάλετε την επιστολή και πώς να την στείλετε. Ορισμένες επιστολές πρέπει να αποστέλλονται σε έντυπη μορφή και άλλες αποστέλλονται μέσω email, οπότε είναι σημαντικό να ακολουθείτε προσεκτικά τις οδηγίες.

Ξεκινήστε με τα βασικά

Ξεκινήστε δηλώνοντας πόσο καιρό γνωρίζετε το άτομο. Περιγράψτε εν συντομία λεπτομέρειες για το πώς γνωρίζετε το άτομο (για παράδειγμα, εάν το άτομο δούλεψε για εσάς, εάν είστε γείτονας εάν το άτομο ήταν μαθητής σας κ.λπ.). Επίσης, συμπεριλάβετε τυχόν σχετικές ημερομηνίες - εάν ήταν υπάλληλος, συμπεριλάβετε ημερομηνίες απασχόλησης. Εάν ήταν μαθητής, δηλώστε πότε.

Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες

Συνεχίστε περιγράφοντας τις δεξιότητες και τις επιδόσεις του ατόμου και τι τους καθιστά ιδανικό υποψήφιο για έναν πιθανό νέο εργοδότη. Συμπεριλάβετε δύο ή τρία εκκρεμή χαρακτηριστικά και προσπαθήστε να δώσετε ένα παράδειγμα χρόνου που το άτομο εμφανίζει αυτά τα χαρακτηριστικά.

Προσπαθήστε να επιλέξετε χαρακτηριστικά που συνδέονται με τη θέση για την οποία ζητά. Εάν είναι δυνατόν, ρίξτε μια ματιά στη λίστα εργασιών εκ των προτέρων ή ρωτήστε το άτομο σε τι είδους θέσεις εργασίας κάνει. Κοιτάξτε την περιγραφή της εργασίας (ή αναζητήστε στο Διαδίκτυο για λίστες θέσεων εργασίας για τον τύπο εργασίας για τον οποίο υποβάλλει αίτηση). Αναζητήστε ιδιότητες που περιλαμβάνονται στην περιγραφή της εργασίας που σας θυμίζει το άτομο για το οποίο γράφετε την πρόταση. Τελειώστε συνοψίζοντας γιατί προτείνετε αυτό το άτομο για εργασία.

Προσφορά για παρακολούθηση

Στο τέλος της επιστολής, μπορείτε επίσης να δώσετε έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση email. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθήσουν εάν έχουν ερωτήσεις ή θέλουν περισσότερες πληροφορίες.

Ακολουθεί μια λίστα πληροφοριών που πρέπει να περιλαμβάνονται σε μια επιστολή σύστασης και ένα πρότυπο επιστολής προτάσεων για χρήση για να ξεκινήσετε τη δική σας επιστολή.

Να είστε επαγγελματίας

Φροντίστε να διαβάσετε προσεκτικά και να διαβάσετε προσεκτικά το γράμμα σας προτού το στείλετε, αναζητώντας τυχόν γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε από έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας να επεξεργαστεί την επιστολή σας για εσάς. Γράψτε την επιστολή σας σε σωστή μορφή επιστολής επιχειρήσεων. Επιλέξτε μια καθαρή, ευανάγνωστη γραμματοσειρά όπως το Times New Roman ή το Arial.

Ακολουθώ οδηγίες

Υποβάλετε την επιστολή σας ακριβώς όπως σας ζητάει το άτομο. Εάν δεν σας πει πώς να στείλετε την επιστολή (ή σε ποιον να στείλετε την επιστολή), ρωτήστε. Εάν στέλνετε μια αναφορά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφέρετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας μετά την πληκτρολογημένη υπογραφή σας και όχι στο επάνω μέρος του pgae.

Ανατρέξτε σε ένα παράδειγμα

Το όνομα σου
Ο τίτλος σας (για επαγγελματική αναφορά)
Η διεύθυνση σου
Η Πόλη σας, η Πολιτεία
Ταχυδρομικός κώδικας
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η διεύθυνση του ηλεκτρονικού σου ταχυδρομείου

Ημερομηνία

όνομα επαφής
Τίτλος
Εταιρία
Ονομα
Διεύθυνση
Πόλη, πολιτειακός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ κύριε / κυρία. Επίθετο:

Η Janice DeAngeles ήταν ένας από τους πιο καταξιωμένους μαθητές μου στο τμήμα βιολογίας στο Huntington College. Κέρδισε όλα τα A στα μαθήματά μου. Κατά τη διάρκεια της ανώτερης χρονιάς της, δούλεψε για μένα ως βοηθός στα εργαστήρια βιολογίας σε επίπεδο πρωτοετών. Η Janice είναι ώριμη, στοχαστική και καλή ομιλία.

Εντυπωσιάστηκα περισσότερο από τον τρόπο με τον οποίο η Janice χειρίστηκε καταστάσεις που προέκυψαν στα τέλη των συνεδριών. Οι μαθητές συχνά δυσκολεύονται να δώσουν προσοχή και να παραμείνουν συγκεντρωμένοι, αλλά πάντα βρήκε τρόπους να αλληλεπιδράσουν μαζί τους και να τους ενδιαφέρει για τις εργασίες που βρίσκονται στο χέρι.

Η Janice θα υπερέχει σε όποια καριέρα επιλέξει και είναι τιμή μου να την συστήσω για τη θέση πρακτικής άσκησης. Εάν έχετε απορίες ή θέλετε να μάθετε περισσότερα, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. Ο αριθμός του κινητού μου είναι 555-555-5555 και το email μου είναι [email protected].

Με εκτιμιση,

Χειρόγραφη υπογραφή (για έντυπο αντίγραφο)

Πληκτρολογημένη υπογραφή