Ο ρόλος και οι ευθύνες ενός διευθυντή

Περιεχόμενο

• Ο ρόλος του διευθυντή μέσα στον οργανισμό
• Το έργο του Διευθυντή
• Τύποι διαχειριστών
• Διάρκεια του ελέγχου
• Αρχή του Διευθυντή
• Βασικές δεξιότητες του διευθυντή
• Ηγετικες ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ:
• Επικοινωνία:
• Συνεργασία:
• Κριτική σκέψη:
• Χρηματοδότηση:
• Διαχείριση έργου:
• Καριέρα στη Διοίκηση
• Η κατώτατη γραμμή

Οι διαχειριστές διαμορφώνουν την κουλτούρα των ομάδων και των χώρων εργασίας τους με αμέτρητους τρόπους. Πρέπει να διαδραματίσουν τόσο διοικητικό όσο και ηγετικό ρόλο. Και απαιτούν ένα διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων για να είναι επιτυχημένοι. Αλλά τι ακριβώς κάνει ένας διευθυντής; Αυτές είναι οι θεμελιώδεις απαιτήσεις της εργασίας του διευθυντή και γιατί αυτές οι δεξιότητες είναι κρίσιμες για την επιτυχία στους σημερινούς οργανισμούς. Η διοίκηση εξακολουθεί να είναι μια βιώσιμη επιλογή σταδιοδρομίας.

Ο ρόλος του διευθυντή μέσα στον οργανισμό

Οι οργανισμοί είναι ιεραρχίες τίτλων. Το οργανόγραμμα ή η δομή της εταιρείας και οι σχέσεις των θέσεων εργασίας και των ευθυνών, από πάνω προς τα κάτω, μπορεί να περιλαμβάνουν διευθύνοντα σύμβουλο, αντιπρόεδρο, διευθυντή και τότε διευθυντή. Κάθε ένας από αυτούς τους ανθρώπους εκτελεί ξεχωριστές και κρίσιμες λειτουργίες, επιτρέποντας στον οργανισμό να λειτουργεί, να εκπληρώνει τις υποχρεώσεις του και να αποφέρει κέρδος.

Όσο υψηλότερα ανεβαίνετε στις τάξεις του οργανισμού, τόσο πιο μακριά απομακρύνεστε από τις καθημερινές λειτουργίες και τις εργασίες των υπαλλήλων της εταιρείας. Ενώ ο Διευθύνων Σύμβουλος και οι αντιπρόεδροι επικεντρώνονται περισσότερο στις προσπάθειές τους σε θέματα στρατηγικής, επενδύσεων και συνολικού συντονισμού, οι διαχειριστές εμπλέκονται άμεσα με τα άτομα που εξυπηρετούν πελάτες, παράγουν και πωλούν τα αγαθά ή τις υπηρεσίες της εταιρείας και παρέχουν εσωτερική υποστήριξη σε άλλες ομάδες.

Επιπλέον, ο διευθυντής λειτουργεί ως γέφυρα από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη για τη μετάφραση στρατηγικών και στόχων υψηλότερου επιπέδου σε επιχειρησιακά σχέδια που οδηγούν την επιχείρηση. Σε αυτήν τη θέση, ο διευθυντής είναι υπόλογος στα ανώτερα στελέχη για την απόδοση και στους υπαλλήλους πρώτης γραμμής για καθοδήγηση, κίνητρα και υποστήριξη. Είναι σύνηθες για τους διευθυντές να αισθάνονται σαν να έλκονται μεταξύ των απαιτήσεων των κορυφαίων ηγετών και των αναγκών των ατόμων που εκτελούν το έργο της εταιρείας.

Το έργο του Διευθυντή

Έχετε δει ποτέ το "spinner" στο τσίρκο; Αυτός ο ερμηνευτής τοποθετεί ένα εύθραυστο πιάτο σε ένα ραβδί και αρχίζει να περιστρέφεται. Ο διασκεδαστής επαναλαμβάνει αυτό το καθήκον δώδεκα ή περισσότερες φορές, και στη συνέχεια προσπαθεί να κρατήσει όλες τις πλάκες γυρίζοντας χωρίς να αφήσει οποιαδήποτε συντριβή στο πάτωμα.

Σε πολλές περιπτώσεις, ο ρόλος ενός διευθυντή αισθάνεται πολύ σαν αυτόν τον κλώστη. Οι λειτουργίες του διαχειριστή είναι πολλές και ποικίλες, όπως:

• Πρόσληψη και στελέχωση
• Εκπαίδευση νέων υπαλλήλων
• Προπόνηση και ανάπτυξη υπαρχόντων υπαλλήλων
• Αντιμετώπιση προβλημάτων απόδοσης και τερματισμών
• Υποστήριξη επίλυσης προβλημάτων και λήψης αποφάσεων
• Διεξαγωγή έγκαιρων αξιολογήσεων απόδοσης
• Μετάφραση εταιρικών στόχων σε λειτουργικούς και ατομικούς στόχους
• Παρακολούθηση της απόδοσης και έναρξη δράσης για την ενίσχυση των αποτελεσμάτων
• Παρακολούθηση και έλεγχος εξόδων και προϋπολογισμών
• Παρακολούθηση και αναφορά αποτελεσμάτων κάρτας αποτελεσμάτων σε ανώτερα στελέχη
• Σχεδιασμός και καθορισμός στόχων για μελλοντικές περιόδους

Η καθημερινή δουλειά του διαχειριστή είναι γεμάτη με αλληλεπιδράσεις one-on-one ή group που εστιάζονται στις λειτουργίες. Πολλοί διευθυντές χρησιμοποιούν νωρίς το πρωί ή αργότερα το βράδυ για να ολοκληρώσουν τις αναφορές τους, να καλύψουν τα email τους και να ενημερώσουν τις λίστες εργασιών τους. Δεν υπάρχει ποτέ μια βαρετή στιγμή, πολύ λιγότερο χρόνος για ήσυχο στοχασμό, στη ζωή των περισσότερων διευθυντών.

Τύποι διαχειριστών

Οι διαχειριστές είναι πιο συχνά υπεύθυνοι για μια συγκεκριμένη λειτουργία ή τμήμα εντός του οργανισμού. Από τη λογιστική έως το μάρκετινγκ, τις πωλήσεις, την υποστήριξη πελατών, τη μηχανική, την ποιότητα και όλες τις άλλες ομάδες, ένας διευθυντής είτε οδηγεί άμεσα την ομάδα του είτε οδηγεί μια ομάδα εποπτών που επιβλέπουν τις ομάδες των υπαλλήλων.

Εκτός από τον παραδοσιακό ρόλο του τμήματος ή του λειτουργικού διευθυντή, ή αυτό που είναι γενικά γνωστό ως διευθυντής γραμμής, υπάρχουν επίσης υπεύθυνοι προϊόντων και έργων που είναι υπεύθυνοι για ένα σύνολο δραστηριοτήτων ή πρωτοβουλιών, συχνά χωρίς κανένα άτομο να τους αναφέρει. Αυτοί οι άτυποι διευθυντές εργάζονται σε διάφορες λειτουργίες και προσλαμβάνουν μέλη της ομάδας από τις διάφορες ομάδες για προσωρινές και μοναδικές πρωτοβουλίες.

Διάρκεια του ελέγχου

Η φράση «εύρος ελέγχου» σχετίζεται με τον αριθμό των ατόμων που αναφέρουν απευθείας σε οποιονδήποτε συγκεκριμένο διευθυντή. Έχουν υπάρξει διάφορες τάσεις με την πάροδο των ετών, αλλά η τρέχουσα προσέγγιση για τη δημιουργία ενός κατάλληλου εύρους ελέγχου σε έναν οργανισμό περιλαμβάνει μια ανάλυση του τι χρειάζεται ο οργανισμός και οι υπάλληλοί του.

Όταν σκέφτεστε το εύρος του ελέγχου, ένας μικρός αριθμός άμεσων αναφορών δημιουργεί ένα στενό εύρος ελέγχου και μια ιεραρχική δομή στην οποία η λήψη αποφάσεων βρίσκεται συχνά στην κορυφή του οργανισμού. Τα στενά χρονικά διαστήματα ελέγχου είναι πιο ακριβά, αλλά επιτρέπουν στους διαχειριστές να έχουν περισσότερο χρόνο για να αλληλεπιδράσουν με άμεσες αναφορές. Τείνουν επίσης να ενθαρρύνουν την επαγγελματική ανάπτυξη και την εξέλιξη των εργαζομένων, επειδή ο διευθυντής γνωρίζει τους υπαλλήλους καλά και έχει χρόνο να περάσει μαζί τους ξεχωριστά.

Σύμφωνα με την Εταιρεία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού: "Αντίθετα, ένα μεγάλο εύρος ελέγχου αναφέρεται σε μεγαλύτερο αριθμό άμεσων αναφορών που εποπτεύονται από έναν διευθυντή, δημιουργώντας μια" επίπεδη "οργάνωση. Αυτή η προσέγγιση αυξάνει τον αριθμό των αλληλεπιδράσεων μεταξύ του διευθυντή και του ή τις άμεσες αναφορές της, οι οποίες θα μπορούσαν να προκαλέσουν συντριπτικά διευθυντικά στελέχη, αλλά μπορούν επίσης να παρέχουν περισσότερη αυτονομία. "

Εν ολίγοις, ένας διευθυντής βέλτιστα δεν έχει περισσότερες από έξι έως οκτώ άμεσες αναφορές, αν και πολλοί έχουν δέκα ή ακόμη και είκοσι άτομα για τα οποία είναι υπεύθυνα σε καθημερινή βάση. Ένα μικρότερο εύρος ελέγχου επιτρέπει αυξημένη υποστήριξη για εκπαίδευση, καθοδήγηση και ανάπτυξη. Το μεγαλύτερο εύρος μειώνει την ικανότητα του διαχειριστή να υποστηρίζει τις άμεσες αναφορές του, αλλά επίσης επιτρέπει μεγαλύτερη αυτονομία των εργαζομένων.

Αρχή του Διευθυντή

Ένας διευθυντής μπορεί να έχει τη δύναμη να προσλάβει, να απολύσει, να πειθαρχήσει ή να προωθήσει υπαλλήλους, ιδίως σε μικρότερους οργανισμούς, με τη βοήθεια του προσωπικού Ανθρώπινου Δυναμικού. Σε μεγαλύτερες εταιρείες, ένας διευθυντής μπορεί να προτείνει τέτοια ενέργεια μόνο στο επόμενο επίπεδο διαχείρισης. Ο διευθυντής έχει την εξουσία να αλλάζει τις εργασίες εργασίας των μελών της ομάδας τόσο σε μεγάλους όσο και σε μικρούς οργανισμούς.

Βασικές δεξιότητες του διευθυντή

Οι διευθυντές πρέπει να αναπτύξουν και να βελτιώσουν τις ακόλουθες δεξιότητες:

Ηγετικες ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ:

Ένας διευθυντής πρέπει να είναι σε θέση να καθορίζει προτεραιότητες και να παρακινεί τα μέλη της ομάδας σας. Αυτό περιλαμβάνει αυτογνωσία, αυτοδιαχείριση, κοινωνική ευαισθητοποίηση και διαχείριση σχέσεων. Ο διευθυντής πρέπει να εκπέμψει ενέργεια, ενσυναίσθηση και εμπιστοσύνη. Και, θυμηθείτε ότι οι αποτελεσματικοί ηγέτες εργάζονται καθημερινά για να αναπτύξουν τα μέλη της ομάδας μέσω θετικών, εποικοδομητικών σχολίων και καθοδήγησης.

Επικοινωνία:

Ο διευθυντής πρέπει να γίνει μαθητής αποτελεσματικής επικοινωνίας σε όλες τις εφαρμογές του, συμπεριλαμβανομένων ενός προς ένα, μικρών ομάδων, μεγάλων ομάδων, email, απομακρυσμένης εργασίας και κοινωνικών μέσων. Οι καλοί διευθυντές συνειδητοποιούν ότι η πιο σημαντική πτυχή της επικοινωνίας είναι η ακρόαση.

Συνεργασία:

Ο διευθυντής χρησιμεύει ως πρότυπο για τη συνεργασία. Υποστηρίζετε διαλειτουργικές προσπάθειες και διαμορφώνετε συνεργατικές συμπεριφορές για να δώσετε το παράδειγμα για τα μέλη της ομάδας σας.

Κριτική σκέψη:

Ο διευθυντής προσπαθεί να καταλάβει πού και πώς τα έργα σας ταιριάζουν στη μεγαλύτερη εικόνα για να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητά σας. Ο διευθυντής εξετάζει τις προτεραιότητες υπό το φως των μεγαλύτερων οργανωτικών στόχων. Αυτός ή αυτή μεταφράζει αυτήν την κατανόηση σε σημαντικούς στόχους και στόχους για τα μέλη της ομάδας τους που πρέπει να καταλάβουν πού ταιριάζει η δουλειά τους στη μεγάλη εικόνα.

Χρηματοδότηση:

Ένας διευθυντής πρέπει να μάθει τη γλώσσα των αριθμών. Οι διευθυντές πρέπει να προσπαθήσουν να κατανοήσουν πώς επενδύονται τα εταιρικά κεφάλαια και να διασφαλίσουν ότι αυτές οι επενδύσεις έχουν καλή απόδοση για την εταιρεία. Ενώ δεν χρειάζεται να είστε λογιστής για να είστε διαχειριστής, είναι επιτακτική ανάγκη να μάθετε και να εφαρμόσετε τα βασικά της σταθερής οικονομικής κατανόησης. Για παράδειγμα, πόσοι υπάλληλοι μπορούν να παράγουν το πιο ποιοτικό προϊόν με το χαμηλότερο κόστος;

Διαχείριση έργου:

Σχεδόν κάθε πρωτοβουλία ενός οργανισμού μετατρέπεται σε έργο. Και, τα έργα μπορούν να γίνουν περίπλοκα και δυσκίνητα. Οι σημερινοί διαχειριστές κατανοούν και αξιοποιούν τις επίσημες πρακτικές διαχείρισης έργων για να διασφαλίσουν την έγκαιρη ολοκλήρωση και τον κατάλληλο έλεγχο των πρωτοβουλιών.

Καριέρα στη Διοίκηση

Το έργο της διαχείρισης χωρίζεται στις δραστηριότητες γύρω από τον προγραμματισμό, την καθοδήγηση, την οργάνωση και τον έλεγχο, και η δουλειά ενός διευθυντή περιλαμβάνει όλους αυτούς τους τομείς. Όποιος φιλοδοξεί να κινηθεί στη διοίκηση ως καριέρα θα πρέπει να αναπτύξει και να επιδείξει ισχυρές τεχνικές και λειτουργικές δεξιότητες. Γίνετε ειδικός στην πειθαρχία σας και έχετε ισχυρή συνάφεια για αλληλεπίδραση, υποστήριξη και καθοδήγηση άλλων.

Η κατώτατη γραμμή

Οι καλύτεροι διευθυντές καταλαβαίνουν ότι ο ρόλος τους αφορά την ομάδα και την απόδοσή της και όχι για τον εαυτό τους. Εργάζονται σκληρά για να αναπτύξουν τις δεξιότητες που προσδιορίζονται παραπάνω και παίρνουν μεγάλη ικανοποίηση στις επιτυχίες των μελών της ομάδας τους. Κάνετε αυτό αποτελεσματικά σε χαμηλότερο επίπεδο και άλλοι θα αναγνωρίσουν την αξία σας και θα προσπαθήσουν να αυξήσουν τις ευθύνες σας με την πάροδο του χρόνου. Η διαχείριση ως καριέρα είναι ταυτόχρονα δύσκολη και συναρπαστική.