Χρήση ορόσημων στη διαχείριση έργων

Περιεχόμενο

• Πότε να χρησιμοποιήσετε ορόσημα έργου
• Πόσο συχνά τοποθετείτε ορόσημα στο σχέδιό σας
• Πώς εκπροσωπούνται τα ορόσημα στο γράφημα Gantt σας
• Πώς να ονομάσετε ορόσημα
• Τρόπος λήψης ορόσημων
• Χρήση ορόσημων για επικοινωνία

Ένα από τα καθοριστικά χαρακτηριστικά ενός έργου είναι ότι διαρκεί για μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Αυτό θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε από μερικές εβδομάδες έως αρκετά χρόνια, και σε ορισμένες περιπτώσεις, για έργα μεγάλης κλίμακας ή δημόσια έργα, δεκαετίες.

Για να παρακολουθείτε την πρόοδο στην πορεία και να διασφαλίζετε ότι τα βασικά παραδοτέα επιτυγχάνονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν ορόσημα.

Ένα ορόσημο έργου είναι μια εργασία με διάρκεια μηδέν που σημαίνει επίτευγμα στο έργο. Χρησιμοποιούνται ως τρόπος για να δείξουν την κίνηση και την πρόοδο προς τα εμπρός και να δείξουν στους ανθρώπους τι συμβαίνει, ακόμα κι αν δεν έχουν λεπτομερή γνώση των καθηκόντων που πρέπει να φτάσουν εκεί. Από αυτή την άποψη, είναι πολύ χρήσιμα για την επικοινωνία των ενδιαφερομένων μερών και για τον καθορισμό των προσδοκιών.

Πότε να χρησιμοποιήσετε ορόσημα έργου

Ορόσημα στη διαχείριση έργων χρησιμοποιούνται για τη σήμανση:

• Η έναρξη σημαντικών φάσεων εργασίας
• Το τέλος των σημαντικών φάσεων της εργασίας
• Προθεσμίες
• Όταν λαμβάνεται μια σημαντική απόφαση
• Άλλα σταθερά σημεία στο χρόνο που χρειάζονται συγκεκριμένη κλήση

Πόσο συχνά τοποθετείτε ορόσημα στο σχέδιό σας

Ένα εκπαιδευτικό μάθημα μπορεί να σας προτείνει να βάλετε ορόσημα στο σχέδιό σας περίπου μία φορά το μήνα. Αυτό είναι καλό και καλό κανόνα, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επαγγελματική σας κρίση. Μερικοί μήνες μπορεί να έχουν πολλή δραστηριότητα με σημαντικές συναντήσεις να επισημαίνονται ως ορόσημα, να λαμβάνονται αποφάσεις και να κλείνει μια φάση και να αρχίζει μια άλλη.

Σε άλλους μήνες μπορεί να επικεντρωθείτε στην εκτέλεση, με πολύ λίγο, αν μη τι άλλο, στο οποίο μπορείτε να κρεμάσετε ένα ορόσημο.

Για σκοπούς αναφοράς, είναι χρήσιμο να δημιουργείτε έναν λόγο για να έχετε ένα ορόσημο τουλάχιστον μία φορά σε κάθε κύκλο αναφοράς.

Πώς εκπροσωπούνται τα ορόσημα στο γράφημα Gantt σας

Τα ορόσημα είναι ένα από τα στοιχεία ενός γραφήματος Gantt και εμφανίζονται στο γράφημα ως διαμάντι. Δεν εμφανίζονται ως κανονική εργασία επειδή έχουν διάρκεια μηδέν: με άλλα λόγια, δεν καταλαμβάνουν χρόνο. Για τους σκοπούς του σχεδιασμού σε ένα γράφημα Gantt, συμβαίνουν ακριβώς.

Εάν δεν χρησιμοποιείτε γραφήματα Gantt, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε ορόσημα. Ακολουθούν 5 εναλλακτικές λύσεις για τα γραφήματα Gantt: μπορείτε ακόμα να ενσωματώσετε ορόσημα στο σχέδιό σας χρησιμοποιώντας αυτά.

Εάν θέλετε να παραμείνετε προσωπικά οργανωμένοι και το λογισμικό διαχείρισης του έργου σας δεν είναι πλήρως ενσωματωμένο στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τις βασικές ημερομηνίες στο ημερολόγιό σας. Ανάλογα με το πώς θέλετε να εργαστείτε, αυτό μπορεί να σας υπενθυμίσει τι θα έρθει.

Πώς να ονομάσετε ορόσημα

Τα ορόσημα θα πρέπει να έχουν μια σαφή περιγραφή του προγράμματος του έργου σας, αλλά όχι αυτό που σημαίνει ότι είναι καθήκον. Επομένως, δεν πρέπει να ονομάζονται «Λάβετε συμφωνία για μετάβαση στη Φάση 2» αλλά «Ξεκινά η Φάση 2». Εάν θέλετε να αντικατοπτρίσετε την προσπάθεια να επιτύχετε συμφωνία για μετάβαση στη Φάση 2, προσθέστε μια εργασία λίγο πριν από το ορόσημο για να την καλύψετε.

Τα ορόσημα πρέπει να περιγράφουν τη χρονική στιγμή που αντιπροσωπεύουν έτσι:

• Η δοκιμαστική φάση ολοκληρώθηκε
• Το PID εγκρίθηκε
• Υπογράφηκε σύμβαση

Πολλοί διαχειριστές έργων επιλέγουν να αριθμούν τα ορόσημα τους για ευκολία αναφοράς. Εάν χρησιμοποιείτε μια δομή κατανομής εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρίθμηση από αυτήν. Διαφορετικά, είναι καλό να χρησιμοποιείτε M1, M2 και ούτω καθεξής για να καταστήσετε σαφές σε τι αναφέρεστε. Μια σαφής δομή ονομασίας γίνεται πιο σημαντική καθώς αυξάνεται ο αριθμός των ορόσημων, οπότε σκεφτείτε πώς θα το κάνετε αυτό εάν το έργο σας εκτελεστεί για αρκετούς μήνες.

Τρόπος λήψης ορόσημων

Τα ορόσημα αποτελούν μέρος του προγράμματος του έργου σας, οπότε όταν το πρόγραμμά σας είναι βασικό, θα πρέπει να θεωρήσετε ότι τα ορόσημά σας έχουν αποσυνδεθεί.

Εάν πρέπει να αλλάξετε τις ημερομηνίες των ορόσημων, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τυπική διαδικασία ελέγχου αλλαγών για να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιό σας. Αυτό μπορεί να είναι τόσο εύκολο όσο συνομιλείτε με τον χορηγό του έργου σας και ενημερώνοντάς τους γιατί πρέπει να αλλάξουν οι ημερομηνίες, ή τόσο επίσημο όσο το να συντάξετε ένα νέο προτεινόμενο πρόγραμμα και να το πάρετε σε μια επιτροπή προγραμματισμού για επικύρωση.

Είναι καλύτερο να επεξεργαστείτε ποια θα είναι η διαδικασία αποσύνδεσης του ορόσημου σας, εάν υπάρχει, προτού χρειαστεί να τη χρησιμοποιήσετε, ώστε να μην χάνετε χρόνο όταν πρέπει να κάνετε μια αλλαγή.

Χρήση ορόσημων για επικοινωνία

Τα ορόσημα είναι χρήσιμα για την επικοινωνία και την αναφορά, επειδή αντιπροσωπεύουν τα ελάχιστα σημεία ελέγχου στο σχέδιο. Με άλλα λόγια, εάν αναλάβατε όλες τις άλλες εργασίες, θα μπορούσατε ακόμα να δείτε τι συνέβαινε και να συνεχίσετε το έργο να προχωράει χρησιμοποιώντας μόνο τα ορόσημα.

Θα πρέπει να μπορείτε να βγάζετε τα ορόσημα και να τα τοποθετείτε σε πίνακα ελέγχου ή αναφορά έργου. Θα πρέπει να διηγηθούν την ιστορία του έργου με αρκετή λεπτομέρεια για να ικανοποιήσουν τα άτομα στα οποία αναφέρετε, κανονικά τον χορηγό του έργου σας ή μια άλλη εκτελεστική ομάδα, όπως η διευθύνουσα ομάδα (ή το διοικητικό συμβούλιο). Κάθε μήνα ή στη συχνότητα αναφοράς που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να δείξετε ποια ορόσημα έχουν επιτευχθεί.

Η αναφορά κατά ορόσημων είναι αρκετά απλή και συχνά γίνεται ως πίνακας. Αναφέρετε την περιγραφή του ορόσημου, την ημερομηνία λήξης και στη συνέχεια τη νέα προβλεπόμενη ημερομηνία. Όταν το ορόσημο επιτευχθεί και μπορεί να επισημανθεί ως πλήρες, προσθέτετε και αυτήν την ημερομηνία. Ας ελπίσουμε ότι θα είναι το ίδιο με την προβλεπόμενη ημερομηνία, αλλά τα έργα δεν λειτουργούν πάντα έτσι.

Ένας τέτοιος πίνακας καθιστά προφανές τι έχει ολοκληρωθεί και τι είναι εξαιρετικό. Θα μπορείτε να σχεδιάσετε την απάντηση στην ερώτηση, "Γιατί δεν φτάσαμε στο ορόσημο;" πριν πάτε και συναντηθείτε με τον χορηγό σας ή να στείλετε την αναφορά.

Όταν το σχέδιο του έργου σας είναι πολύ μεγάλο και έχετε πολλά ορόσημα, θα είναι ευκολότερο να αποθέσετε τα ολοκληρωμένα ορόσημα σε κάθε κύκλο αναφοράς. Αναφέρετε μόνο τα ορόσημα που είναι επερχόμενα ή ολοκληρώνονται εκείνο τον μήνα: τον επόμενο μήνα αφαιρέστε οτιδήποτε ολοκληρώθηκε τον περασμένο μήνα, οπότε δεν προσθέτετε συνεχώς στη διάρκεια της αναφοράς λέγοντας στους ανθρώπους ότι η εργασία που ήδη γνωρίζουν έχει ολοκληρωθεί.

Τα ορόσημα είναι ένα πραγματικά χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης έργου για σχεδιασμό, προγραμματισμό και αναφορά και είναι εύχρηστα. Βάλτε μερικά στο επόμενο σχέδιο έργου σας, παρακολουθήστε τα και θα βρείτε τον εαυτό σας να μαθαίνει ποια συχνότητα λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

Όπως συμβαίνει με όλα στη διαχείριση έργων, χρησιμοποιήστε τα με ευελιξία για να αποδώσετε το αποτέλεσμα που θέλετε, χρησιμοποιώντας αυτές τις συμβουλές και οδηγίες για να ενημερώσετε τις δικές σας αποφάσεις.