10 κρίσιμα βήματα για συμπερίληψη σε ένα σχέδιο έργου

Περιεχόμενο

• Στόχοι έργου
• Πεδίο εφαρμογής έργου
• Ορόσημα και σημαντικά παραδοτέα
• Αναλυτική δομή εργασιών
• Προϋπολογισμός
• Σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού
• Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων
• Σχέδιο Επικοινωνιών
• Σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων
• Σχέδιο διαχείρισης αλλαγών

Ένα σχέδιο έργου είναι το αποκορύφωμα του σχολαστικού σχεδιασμού από έναν διαχειριστή έργου. Είναι το κύριο έγγραφο που καθοδηγεί τον τρόπο εκτέλεσης ενός έργου, σύμφωνα με τις προθέσεις του διαχειριστή για κάθε βασική πτυχή του έργου. Αν και τα σχέδια έργων διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία, υπάρχουν δέκα κρίσιμα στοιχεία ή βήματα που πρέπει να συμπεριληφθούν σε ένα αποτελεσματικό σχέδιο έργου για την αποφυγή σύγχυσης και αναγκαστικού αυτοσχεδιασμού κατά τη φάση εκτέλεσης του έργου.

Στόχοι έργου

Οι στόχοι του έργου ορίζονται σε έναν χάρτη έργου, αλλά θα πρέπει να συμπεριληφθούν στο σχέδιο του έργου, καθώς και να εξηγήσουν περαιτέρω τους στόχους του έργου ή να συμπεριλάβουν τον χάρτη ως παράρτημα. Ανεξάρτητα από το πώς επιλέγει ο διαχειριστής έργου να ενσωματώσει τους στόχους στο σχέδιο έργου, το σημαντικό είναι να διατηρηθεί ένας σαφής σύνδεσμος μεταξύ του χάρτη του έργου - του πρώτου βασικού εγγράφου ενός έργου - και του δεύτερου βασικού εγγράφου του έργου, του σχεδίου του.

Πεδίο εφαρμογής έργου

Όπως και οι στόχοι του έργου, το πεδίο εφαρμογής ορίζεται στον χάρτη και θα πρέπει να βελτιωθεί περαιτέρω στο σχέδιο έργου από τον διαχειριστή του έργου. Καθορίζοντας το πεδίο εφαρμογής, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να αρχίσει να δείχνει πώς θα είναι ο στόχος του έργου ή το τελικό προϊόν στο τέλος. Εάν το πεδίο εφαρμογής δεν έχει καθοριστεί, μπορεί να επεκταθεί σε όλο το έργο και να οδηγήσει σε υπέρβαση κόστους και χαμένες προθεσμίες.

Για παράδειγμα, εάν οδηγείτε μια ομάδα μάρκετινγκ για να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο για μια σειρά προϊόντων μιας εταιρείας, θα πρέπει να δηλώσετε πόσες σελίδες θα είναι και να δώσετε παραδείγματα για το πώς μπορεί να φαίνεται το τελικό προϊόν.

Για ορισμένα μέλη της ομάδας, ένα φυλλάδιο μπορεί να σημαίνει δύο σελίδες, ενώ άλλοι μπορεί να θεωρήσουν δέκα σελίδες επαρκείς. Ο καθορισμός του πεδίου μπορεί να φέρει ολόκληρη την ομάδα στην ίδια σελίδα κατά την έναρξη.

Ορόσημα και σημαντικά παραδοτέα

Τα βασικά επιτεύγματα ενός έργου ονομάζονται ορόσημα και τα βασικά προϊόντα εργασίας ονομάζονται μεγάλα παραδοτέα. Και οι δύο αντιπροσωπεύουν τα μεγάλα στοιχεία της εργασίας σε ένα έργο. Ένα σχέδιο έργου πρέπει να προσδιορίζει αυτά τα στοιχεία, να τα ορίζει και να ορίζει προθεσμίες για την ολοκλήρωσή τους.

Εάν ένας οργανισμός αναλάβει ένα έργο για την ανάπτυξη νέου λογισμικού, τα σημαντικά παραδοτέα θα μπορούσαν να είναι ο τελικός κατάλογος των επιχειρηματικών απαιτήσεων και ο τρόπος εφαρμογής τους.

Μετά από αυτά, το έργο θα μπορούσε να έχει ορόσημα για την ολοκλήρωση του σχεδιασμού, τη δοκιμή συστήματος, τη δοκιμή αποδοχής χρηστών και την ημερομηνία διάθεσης του λογισμικού. Αυτά τα ορόσημα έχουν προϊόντα εργασίας που σχετίζονται με αυτά, αλλά αφορούν περισσότερο τις διαδικασίες από τα ίδια τα προϊόντα.

Ορόσημο και σημαντικές προθεσμίες παράδοσης δεν πρέπει να είναι ακριβείς ημερομηνίες, αλλά όσο πιο ακριβές, τόσο το καλύτερο. Οι ακριβείς ημερομηνίες βοηθούν τους διαχειριστές έργων να αναλύσουν τις δομές εργασίας με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Σε αυτό το στάδιο του σχεδίου, θα δημιουργήσετε ορόσημα, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε παραδοτέα μεγάλου ή υψηλού επιπέδου και να τα αναλύετε σε μικρά παραδοτέα, τα οποία μπορούν να περιγραφούν στο επόμενο βήμα.

Αναλυτική δομή εργασιών

Μια δομή κατανομής εργασίας (WBS) αποικοδομεί τα ορόσημα και τα μεγάλα παραδοτέα σε ένα έργο σε μικρότερα κομμάτια, ώστε ένα άτομο να μπορεί να αναλάβει την ευθύνη για κάθε πτυχή. Κατά την ανάπτυξη της δομής κατανομής εργασίας, ο διαχειριστής του έργου εξετάζει πολλούς παράγοντες, όπως τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των μελών της ομάδας του έργου, τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των καθηκόντων, τους διαθέσιμους πόρους και τη συνολική προθεσμία του έργου.

Οι διαχειριστές έργου είναι τελικά υπεύθυνοι για την επιτυχία του έργου, αλλά δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά μόνη τους. Το WBS είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί ο διαχειριστής του έργου για να διασφαλίσει την υπευθυνότητα στο έργο, επειδή λέει στον ανάδοχο του έργου, στα μέλη της ομάδας του έργου και στους ενδιαφερόμενους που είναι υπεύθυνοι για αυτό. Εάν ο διαχειριστής του έργου ανησυχεί για μια εργασία, ξέρει ακριβώς με ποιον να συναντηθεί σχετικά με αυτήν την ανησυχία.

Προϋπολογισμός

Ο προϋπολογισμός ενός έργου δείχνει πόσα χρήματα διατίθενται για την ολοκλήρωση του έργου. Ο διαχειριστής του έργου είναι υπεύθυνος για τη σωστή διάδοση αυτών των πόρων. Για ένα έργο που διαθέτει προμηθευτές, ο διαχειριστής του έργου διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα ολοκληρώνονται σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα. Ορισμένοι προϋπολογισμοί έργων συνδέονται με το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού.

Είναι σημαντικό να καθοριστεί το κόστος για κάθε ορόσημο και να παραδοθεί εξετάζοντας τον χρόνο που απαιτείται και το κόστος εργασίας που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών. Το κόστος του έργου συνδέεται με το πόσο διαρκεί το έργο, το οποίο επιστρέφει στο πεδίο του έργου. Το πεδίο εφαρμογής, τα ορόσημα, οι εργασίες και ο προϋπολογισμός πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένα και ρεαλιστικά.

Σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού

Το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού δείχνει πώς θα στελεχωθεί το έργο. Μερικές φορές είναι γνωστό ως σχέδιο στελέχωσης, το σχέδιο Ανθρώπινου Δυναμικού καθορίζει ποιος θα είναι στην ομάδα του έργου και πόση χρονική δέσμευση αναμένεται να κάνει κάθε άτομο. Κατά την ανάπτυξη αυτού του σχεδίου, ο διαχειριστής του έργου διαπραγματεύεται με τα μέλη της ομάδας και τους επόπτες τους σχετικά με τον χρόνο που κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να αφιερώσει στο έργο. Εάν απαιτείται πρόσθετο προσωπικό για να συμβουλευτείτε το έργο αλλά είναι μέρος της ομάδας του έργου, αυτό τεκμηριώνεται επίσης στο σχέδιο στελέχωσης. Πάλι, ζητείται η γνώμη των κατάλληλων εποπτών.

Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων

Πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά σε ένα έργο. Παρόλο που η πρόβλεψη κάθε πιθανής καταστροφής ή μικρού λόξινγκ είναι πρόκληση, πολλές προβλέψεις μπορούν να προβλεφθούν. Στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνων, ο διαχειριστής του έργου εντοπίζει κινδύνους για το έργο, την πιθανότητα εμφάνισης αυτών των σεναρίων και στρατηγικές για την άμβλυνσή τους. Για να διατυπώσει αυτό το σχέδιο, ο διαχειριστής του έργου ζητά τη συμβολή του χορηγού του έργου, της ομάδας του έργου, των ενδιαφερομένων και των εσωτερικών εμπειρογνωμόνων.

Στρατηγικές μετριασμού εφαρμόζονται για κινδύνους που είναι πιθανό να προκύψουν ή έχουν υψηλό κόστος που σχετίζεται με αυτούς. Κίνδυνοι που είναι απίθανο να συμβούν και αυτοί που έχουν χαμηλό κόστος σημειώνονται στο σχέδιο, παρόλο που δεν έχουν στρατηγικές μετριασμού.

Σχέδιο Επικοινωνιών

Ένα σχέδιο επικοινωνίας περιγράφει πώς ένα έργο θα κοινοποιηθεί σε διάφορα ακροατήρια. Όπως και η δομή κατανομής της εργασίας, ένα σχέδιο επικοινωνίας αναθέτει την ευθύνη για την ολοκλήρωση κάθε συνιστώσας σε ένα μέλος της ομάδας του έργου.

Σε αυτό το βήμα, είναι σημαντικό να περιγράψουμε πώς τα θέματα θα κοινοποιούνται και θα επιλύονται εντός της ομάδας και πόσο συχνά θα γίνεται επικοινωνία με την ομάδα και τους ενδιαφερόμενους ή το αφεντικό. Κάθε μήνυμα έχει ένα προοριζόμενο κοινό. Ένα σχέδιο επικοινωνίας βοηθά τους διαχειριστές έργων να διασφαλίσουν ότι οι σωστές πληροφορίες φτάνουν στους σωστούς ανθρώπους τη σωστή στιγμή.

Σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων

Ένα σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων προσδιορίζει πώς θα χρησιμοποιηθούν οι ενδιαφερόμενοι στο έργο. Μερικές φορές τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να λαμβάνουν μόνο πληροφορίες. Αυτό μπορεί να ληφθεί υπόψη στο σχέδιο επικοινωνιών. Εάν απαιτούνται περισσότερα από τα ενδιαφερόμενα μέρη, ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερόμενων μερών περιγράφει πώς θα επιτευχθεί.

Σχέδιο διαχείρισης αλλαγών

Ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών καθορίζει ένα πλαίσιο για την πραγματοποίηση αλλαγών στο έργο. Παρόλο που οι διαχειριστές έργων τείνουν να αποφεύγουν αλλαγές στο έργο, μερικές φορές είναι αναπόφευκτες. Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών παρέχει πρωτόκολλα και διαδικασίες για την πραγματοποίηση αλλαγών. Είναι κρίσιμο για την υπευθυνότητα και τη διαφάνεια ότι οι χορηγοί έργων, οι διαχειριστές έργων και τα μέλη της ομάδας έργου ακολουθούν το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών.