Τι είναι λάθος με ένα βρώμικο γραφείο;

Περιεχόμενο

• Ακατάστατο γραφείο, ακατάστατο μυαλό
• Αφ 'ετέρου...
• Τι λειτουργεί για εσάς
• Πώς να εξημερώσετε το τέρας
• Διαχειριστείτε το ζήτημα

Κάθε μέρα όλο και περισσότερες πληροφορίες ρίχνονται σε εσάς. Νέα αλληλογραφία, αναφορές από διάφορες επιτροπές, τιμολόγια, προτάσεις και πολλά άλλα χτυπούν το γραφείο σας πολλές φορές την ημέρα. Είστε πολύ απασχολημένοι για να το αντιμετωπίσετε αμέσως και έτσι αρχίζει να συσσωρεύεται. Η επιφάνεια εργασίας σας αρχίζει να μοιάζει με ζώνη πολέμου.

Το πρόβλημα εδώ δεν είναι ότι το γραφείο σας είναι ακατάστατο. το πρόβλημα είναι ότι χάνονται σημαντικά πράγματα. Είτε θάβεται από νέο υλικό που μπαίνει, είτε είναι στο νέο υλικό, αλλά δεν γίνεται αντιληπτό. Ως αποτέλεσμα, ξοδεύετε πολύ χρόνο σε πράγματα που είναι απλά επείγοντα και όχι σε αυτά που είναι σημαντικά.

Όταν το αφεντικό σας θέλει να μάθει πόσο σύντομα μπορεί να έχει αυτή την έκθεση για τον Αντιπρόεδρο, δεν θέλετε να της πείτε ότι δεν παρατηρήσατε το σημείωμα που σας έστειλε ζητώντας την έκθεση. Ούτε το αφεντικό σας θα ενθουσιαστεί να ακούσει ότι η διάταξη της νέας σειράς προϊόντων είναι αργά επειδή το έχετε αφήσει στην άκρη και το κάλυψε και το ξεχάσατε.

Μερικοί άνθρωποι θα σας πουν ο καλύτερος τρόπος για να λύσετε αυτό το πρόβλημα είναι ένα καθαρό γραφείο. Άλλοι λένε ότι ένα χάος είναι εντάξει. Ποιος έχει δίκιο;

Ακατάστατο γραφείο, ακατάστατο μυαλό

Όχι πολύ καιρό πριν, υπήρχε μια δημοφιλής έκφραση «ένα γεμάτο γραφείο είναι ένα σημάδι γεμάτου μυαλού». Αυτή η έκφραση προκάλεσε μια ολόκληρη βιομηχανία σχεδιασμένη να βοηθά τα στελέχη επιχειρήσεων να καθαρίζουν τους επιτραπέζιους υπολογιστές τους ως ένδειξη της ψυχικής τους οξύτητας.

Αναμφίβολα έχετε δει ταινίες όπου το αφεντικό κάθεται στο γραφείο του πάνω από έναν ουρανοξύστη στο κέντρο της πόλης. Κάθεται πίσω από μια γυάλινη επιφάνεια χωρίς συρτάρια. Τα μόνα στολίδια είναι το εντυπωσιακό σετ για την υπογραφή σημαντικών εγγράφων και ενός τηλεφώνου ή ενδοεπικοινωνίας, ώστε να μπορεί να δώσει παραγγελίες.

Αφ 'ετέρου...

Πολλοί άνθρωποι δεν βλέπουν τίποτα λανθασμένο με σωρούς χαρτιού που καλύπτουν την επιφάνεια εργασίας, ακόμη και χύσιμο στα καθίσματα και στο πάτωμα του γραφείου. Παραθέτουν παροιμίες όπως «ένα γεμάτο γραφείο είναι ένα σημάδι ιδιοφυΐας» και «ένα ακατάστατο γραφείο είναι μόνο ένα σημάδι ενός ακατάστατου γραφείου».

Όλοι γνωρίζουμε κάποιον του οποίου το γραφείο είναι έτσι. Δεν βλέπετε πώς μπορούν ακόμη να πουν εάν η επιφάνεια εργασίας είναι μεταλλική ή ξύλο. Ωστόσο, όταν τους ζητάτε κάτι, πηγαίνουν κατευθείαν σε έναν σωρό, ξεφυλλίζουν 2 ή 3 φύλλα και βγάζουν ό, τι ζητήσατε.

Τι λειτουργεί για εσάς

Και οι δύο πλευρές είναι σωστές. Το ζήτημα δεν είναι ποιο είναι σωστό. Το ζήτημα είναι που θα σας κάνει πιο αποτελεσματικούς.Υπάρχουν μερικές θεμελιώδεις οδηγίες που ισχύουν και για τις δύο προσεγγίσεις, αλλά το κλειδί είναι να εργαστείτε με έναν τρόπο που σας επιτρέπει να είστε πιο αποτελεσματικοί. Σχεδόν όλοι πρέπει να απαλλαγούν από την ακαταστασία πάνω στο γραφείο τους, αλλά το να μην υπάρχει τίποτα περισσότερο από ένα στοιχείο στο γραφείο σας ταυτόχρονα δεν θα λειτουργήσει για πολλούς από εμάς.

Πολλοί άνθρωποι εργάζονται σε πολλά έργα ταυτόχρονα (ή σχεδόν την ίδια στιγμή). Οι δημιουργικοί τύποι αισθάνονται την ανάγκη να έχουν έμπνευση γύρω τους. Τα άτομα με γνώμονα τη λεπτομέρεια χρειάζονται όγκους υλικού αναφοράς. Μερικοί άνθρωποι αισθάνονται ότι οι σωροί της εργασίας τους κάνουν να φαίνονται απασχολημένοι και, επομένως, να τους διατηρήσουν ασφαλέστερους σε περιόδους απολύσεων. Άλλοι αισθάνονται ότι ένα καθαρό γραφείο δείχνει πόσο αποτελεσματικοί είναι στην ολοκλήρωση της εργασίας. Αυτό που είναι σημαντικό είναι να κάνετε ό, τι σας εξυπηρετεί.

Πώς να εξημερώσετε το τέρας

Είτε πρόκειται για αποστειρωμένη επιφάνεια εργασίας από γυαλί, είτε απλά θέλετε να κάνετε λίγο περισσότερη παραγγελία στο χάος της επιφάνειας εργασίας σας, υπάρχουν μερικές βασικές οδηγίες:

• Θέλετε πραγματικά να βελτιώσετε: Δεν συνιστούμε τη σοβαρή προσέγγιση που κάνουν ορισμένοι. Δυστυχώς, αυτό αφήνει δικαιολογίες για να είναι πολύ εύκολο για τον εαυτό σας. Αυτή η προσπάθεια να κάνετε το γραφείο σας λιγότερο γεμάτο και πιο αποτελεσματικό εξαρτάται από το να κάνετε μια σοβαρή προσπάθεια.
• Κρατήστε, πετάξτε ή μετακινήστε: Βρείτε τρία κοντέινερ. Επισημάνετε το μικρότερο "κρατήστε". Επισημάνετε το μεγαλύτερο "πετάξτε". Έχετε ένα άλλο κοντέινερ με την ένδειξη "μετακίνηση". Τα πραγματικά ζωτικής σημασίας πράγματα θα πάνε στο δοχείο κρατήσεών σας για ταξινόμηση αργότερα. Οτιδήποτε θέλετε να πάρετε σπίτι ή να το δώσετε μπαίνει στο κοντέινερ "μετακίνηση". Όλα τα υπόλοιπα μπαίνουν στο δοχείο ρίψης.
• Ξεκινήστε με τα παλαιότερα: Μπορείτε να δείτε κοιτάζοντας τους ποιο σωρό είναι το παλαιότερο. Συνήθως, είναι πιο μακριά από την καρέκλα σας. Θα είναι ευκολότερο να πετάξετε αντικείμενα από αυτό το σωρό.
• Αξιολογήστε κάθε κομμάτι μόνο μία φορά: Κοιτάξτε κάθε στοιχείο στο σωρό. Αποφασίστε σε ποιο κοντέινερ θα εισέλθει. Δεν μπορείτε να το επαναφέρετε στο γραφείο σας για αργότερα, πρέπει να αποφασίσετε τώρα. Βάλτε τα πάντα σε ένα από τα τρία δοχεία. Δεν υπάρχει άλλη επιλογή.
• Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό: Η πρώτη ερώτηση είναι "το έχω κάπου αλλού ή μπορώ να το πάρω από κάποιον;" Εάν έχετε ένα αντίγραφο στο email σας, ή σε μια αναφορά, ή στο γραφείο του ατόμου που ετοίμασε την ανάλυση αγοράς κ.λπ., δεν χρειάζεται να κρατήσετε άλλο αντίγραφο. Πέτα το. Τότε ρωτήστε "γιατί το χρειάζομαι αυτό;" Εάν η απάντηση είναι α) να αναλάβω δράση, β) να κάνω κάτι μαζί της όταν λαμβάνω περισσότερες πληροφορίες από κάποιον, ή γ) να αναφερθώ όπως κάνω άλλη δουλειά, βάλτε το στο σωρό. (Αφού απαλλαγείτε από την ακαταστασία, θα ταξινομήσετε ξανά το σωρό διατήρησης από αυτές τις τρεις κατηγορίες, οπότε μη διστάσετε να τα διαχωρίσετε τώρα. Θα εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.) Εάν η απάντησή σας ήταν οτιδήποτε άλλο, πετάξτε αυτό το στοιχείο.
• Να είστε αδίστακτοι και γενναίοι: Καθώς προχωράτε σε κάθε σωρό, πλησιάζετε και πλησιάζετε στα πράγματα που μόλις έφτασαν, να είστε αδίστακτοι στις αποφάσεις σας. Μην πάρετε φυλακισμένους. Εάν πραγματικά δεν το χρειάζεστε, πετάξτε το. Και να είσαι γενναίος. Μην κολλάτε σε κάτι μόνο και μόνο επειδή κάποιος μπορεί να σας ρωτήσει κάτι για κάποια μέρα. Μην χτίζετε ένα φρούριο χαρτιού για να προστατευτείτε.

Διαχειριστείτε το ζήτημα

Η επιφάνεια εργασίας σας δεν πρέπει να είναι αποστειρωμένη και χωρίς εντελώς χαρτί, αν και αυτό μπορεί να συμβεί. Ο στόχος σας είναι να οργανώσετε την επιφάνεια εργασίας σας έτσι ώστε να μεγιστοποιεί την αποτελεσματικότητά σας. Αν αυτό σημαίνει λίγους περισσότερους σωρούς στο γραφείο σας από το διπλανό άτομο, αυτό είναι εντάξει - υπό την προϋπόθεση ότι ό, τι έχετε κρατήσει σας βοηθά να επιτύχετε τον στόχο σας για αυξημένη απόδοση.