Χαιρετισμούς μέσω email που διαβάζονται
Περιεχόμενο
Σύμφωνα με το BusinessInsider.com, ο μέσος υπάλληλος διαθέτει περίπου το 25% της ημέρας τους για να ξεγελάσει εκατοντάδες email. Ενώ μερικοί άνθρωποι χρειάζονται μια βασική εθιμοτυπία email, άλλοι κάνουν λάθη απλώς και μόνο επειδή είναι συγκλονισμένοι με τον τεράστιο όγκο των επικοινωνιών.
Κατά τη διάρκεια της αναζήτησης εργασίας σας, πιθανότατα θα στείλετε πολλά, πολλά email, συμπεριλαμβανομένων συνοδευτικών επιστολών, ευχαριστιών σημειώσεων και μηνυμάτων σε συνδέσεις που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας.
Αφιερώστε χρόνο για να αποφύγετε ενοχλητικά λάθη, όπως ορθογραφικό λάθος στο όνομα κάποιου και βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σημειώσεις που λαμβάνουν απάντηση.
Ξεκινήστε με έναν επαγγελματικό χαιρετισμό
Προσπαθήστε για σαφήνεια στη γραμμή θέματος. Επιλέξτε κάτι άμεσο που προσδιορίζει τον σκοπό του email σας, όπως "άλλαξε η ώρα της συνάντησης" ή "γρήγορο ερώτημα σχετικά με την πρότασή σας".
Αποφύγετε να κρεμάσετε ένα καρότο με ένα teaser όπως "Πρέπει να σας ενημερώσω ..." που προσπαθεί να δελεάσει την ανάγνωση να ανοίξει το email για να πάρει την πρόθεσή σας. Οι άνθρωποι συχνά αποφασίζουν αν θα ανοίξουν ένα email με βάση τη γραμμή θέματος, οπότε επιλέξτε ένα που να δηλώνει με σαφήνεια τον σκοπό σας.
Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό. Συμπεριλάβετε έναν κατάλληλο χαιρετισμό για τις περιστάσεις και τον παραλήπτη. Ορισμένοι χαιρετισμοί λειτουργούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν χρησιμοποιούνται με κανονικό γράμμα, ενώ ορισμένοι χαιρετισμοί λειτουργούν και για τους δύο.
Επιλέξτε ένα χαιρετισμό με βάση το πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε και τον τύπο του μηνύματος που στέλνετε. Για παράδειγμα, αν γράψετε σε κάποιον που γνωρίζετε, το "Γεια σου Jim" είναι κατάλληλο. "Αγαπητέ κύριε / κυρία Σμιθ" θα ήταν κατάλληλο κατά την υποβολή αίτησης για εργασία ή τη σύνταξη επαγγελματικής επιστολής.
Αποφύγετε να ανοίξετε ένα email με "hey" που ακούγεται πολύ ανεπίσημο και γενικά δεν χρησιμοποιείται στο χώρο εργασίας. Επίσης, αποφύγετε τα "Γεια σας" ή "Γεια σας παιδιά", ακόμα κι αν η φύση του email σας είναι χαλαρή.
Παραδείγματα χαιρετισμού
- Αγαπητό Όνομα Επώνυμο(αυτό λειτουργεί καλά αν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου στο οποίο γράφετε)
- Αγαπητό όνομα(όταν στέλνετε email σε κάποιον που γνωρίζετε)
- Γεια Όνομα(Όταν στέλνετε email σε κάποιον που γνωρίζετε)
- Αγαπητέ κύριε / κυρία. Επίθετο
- Αγαπητέ κύριε / κυρία. Ονομα επίθετο
- Αγαπητέ Δρ Επώνυμο
- Προς κάθε ενδιαφερόμενο
- Αγαπητέ Διευθυντή Ανθρώπινου Δυναμικού
- Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
Χρησιμοποιήστε τη σωστή στίξη μετά το χαιρετισμό σας. Για πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε ένα ερωτηματικό μετά το όνομα. Για άτομα που γνωρίζετε ή πιο απλή αλληλογραφία, χρησιμοποιήστε κόμμα μετά το όνομα του χαιρετισμού.
Αποφύγετε τα κοινά σφάλματα
Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ακόλουθα σφάλματα συμβαίνουν μερικές φορές όταν οι άνθρωποι σπεύδουν να σβήσουν ένα μήνυμα γρήγορα. Αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε το μήνυμά σας και εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα.
- Προσθέστε την τελευταία διεύθυνση email.Εάν δεν έχετε την επιλογή να αποστείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε την τελευταία διεύθυνση αν έχετε την τάση να έχετε ένα γρήγορο δάκτυλο. Εισαγάγετε το όνομα του παραλήπτη μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι το email σας είναι έτοιμο.
- Αποφύγετε το παλιό σφάλμα "απάντηση σε όλους".Παρακολουθήστε το σκανδάλη σας όταν πατάτε "Απάντηση σε όλους". Σκεφτείτε αν όλοι στη λίστα πρέπει πραγματικά να διαβάσουν τι έχετε να πείτε. Επίσης, λάβετε υπόψη τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αλυσίδα που ενδέχεται να μην θέλετε να βλέπει κάποιος στη λίστα Απάντηση σε όλους.
- Πηγαίνετε εύκολα στο χιούμορ. Το χιούμορ μπορεί να είναι δύσκολο να διακριθεί σε ένα email, καθώς ο τόνος σας δεν θα λάμπει απαραίτητα. Χωρίς τη γλώσσα του σώματος, την έκφραση του προσώπου ή τον ρυθμό, το χιούμορ μπορεί να πέσει επίπεδη ή ακόμη και ακούσια να προσβάλει έναν αναγνώστη. Παίξτε το με ασφάλεια και αφήστε το έξω.
- Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια.Μην κάνετε το λάθος να σκεφτείτε ότι οι άνθρωποι θα συγχωρήσουν τα τυπογραφικά λάθη σε ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ότι τα λάθη θα γίνουν ανεκτά εάν πληκτρολογείτε στο τηλέφωνό σας. Μπορεί να κριθείτε σκληρά από λάθη στο email σας, ειδικά αν είναι ανεξέλεγκτα. Μην βασίζεστε σε έναν ορθογραφικό έλεγχο που μπορεί συχνά να επιλέξει τη λάθος λέξη για εσάς. Προβάλετε επαληθεύστε τα email σας όπως θα κάνατε σε οποιοδήποτε σημαντικό έγγραφο. Συγκεκριμένα, ελέγχετε πάντα και ελέγξτε ξανά ότι έχετε γράψει σωστά τα ονόματα των ανθρώπων.
- Μην χρησιμοποιείτε emoji ή emoticon. Όλο και περισσότερο, τα μηνύματα email έχουν αρχίσει να μοιάζουν με μηνύματα κειμένου. Τα μηνύματα στο χώρο εργασίας περιλαμβάνουν μερικές φορές emoji "αντίχειρα" ή χαμογελαστά πρόσωπα. Παρόλο που γίνονται πιο συνηθισμένα, αποφύγετε τα emoji και τα emoticon στην επίσημη αλληλογραφία. Εάν ο χαιρετισμός του email σας περιλαμβάνει το επώνυμο ενός ατόμου, αυτό είναι ένα σίγουρο σημάδι που πρέπει να αφήσετε τα emoji και τα emoticon.
- Θυμηθείτε ότι το email διαρκεί για πάντα.Σκεφτείτε δύο φορές πριν στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάτι προσωπικό ή εμπιστευτικό, απολύστε κάποιον μέσω email, δυσφημίζοντας κάποιον ή απαντώντας με θυμό. Ακόμη και τα διαγραμμένα email μπορούν να ανακτηθούν από αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων. Αυτά τα είδη αλληλεπιδράσεων θα μπορούσαν καλύτερα να γίνουν αυτοπροσώπως. Εφαρμόστε τον κανόνα 24 ωρών. Εάν δεν είστε σίγουροι εάν πρέπει να στείλετε το μήνυμα, περιμένετε μέχρι την επόμενη μέρα για να αποφασίσετε. Ένας άλλος καλός κανόνας: Μην γράφετε τίποτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα θέλατε να μοιραστείτε δημοσίως, όπως σε μια κατάθεση, ή στα κοινωνικά μέσα, για παράδειγμα.
