Πώς να αναδιοργανώσετε το Τμήμα ή την Εταιρεία σας

Περιεχόμενο

• Αναδιάρθρωση διαχειριστών λόγων
• Ποιος πρέπει να συμμετέχει στην αναδιοργάνωση;
• Η διαδικασία της οργανωτικής αλλαγής
• Η αξία της επικοινωνίας και της ομαδικής συμμετοχής

Η «Αναδιοργάνωση» είναι ένα από αυτά τα επιχειρηματικά θέματα που προκαλεί συνήθως μια κυνική απάντηση και μπορεί να γεμίσει σελίδες γελοιογραφιών Dilbert. Αυτή η σκεπτικιστική αντίδραση, δυστυχώς, συχνά αξίζει τον κόπο, διότι η αναδιοργάνωση είναι συχνά το αποτέλεσμα μιας οργανωτικής διαδικασίας σχεδιασμού που ξεκίνησε και τελείωσε με οργανωτικό διάγραμμα, όχι στοχαστική ηγεσία.

Αναδιάρθρωση διαχειριστών λόγων

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι υπεύθυνοι του τμήματος ή της εταιρείας αποφασίζουν να αναδιαρθρώσουν. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα περιλαμβάνουν:

• Ένα βασικό άτομο έχει φύγει: Αφήνει κενό και δημιουργεί την ευκαιρία να αμφισβητήσει την υπάρχουσα δομή. Σε αντίθεση με όσα σας λένε τα εγχειρίδια διαχείρισης, τα οργανικά γραφήματα συνήθως δημιουργούνται γύρω από άτομα, όχι «θέσεις». Συχνά, όταν ένα βασικό άτομο αναχωρεί, η θέση πρέπει να παραμείνει.
• Υπάρχουν προβλήματα: Αυτά περιλαμβάνουν αναποτελεσματικότητα, αναντιστοιχίες ταλέντων, αλληλεπικαλυπτόμενους ρόλους, ανισορροπίες φόρτου εργασίας και άλλα επιχειρησιακά ζητήματα. Η εργασία δεν ολοκληρώνεται ή δεν γίνεται καλά.
• Απαιτείται να αδράξουμε μια νέα ευκαιρία: Ένα Το παράδειγμα θα ήταν μια νέα αγορά, ένα προϊόν ή μια υπηρεσία και η τρέχουσα δομή σας δεν σχεδιάστηκε για να υποστηρίζει τους νέους επιχειρηματικούς σας στόχους.

Ενώ αυτοί είναι όλοι καλοί λόγοι, η αναδιοργάνωση πρέπει να θεωρείται ως μία μόνο πιθανή επιλογή. Υπάρχουν συχνά λιγότερο ενοχλητικοί τρόποι για την επίτευξη των ίδιων στόχων. Εάν διαπιστώσετε ότι η αναδιάρθρωση είναι απαραίτητη, ωστόσο, είναι σημαντικό να χειριστείτε τη διαδικασία προσεκτικά.

Ποιος πρέπει να συμμετέχει στην αναδιοργάνωση;

Εάν εμπλέκεται μόνο ο αρχηγός του τμήματος, υπάρχει μια χαμένη ευκαιρία για κριτική συμβολή και συμμετοχή. Από την άλλη πλευρά, εάν συμπεριληφθεί ολόκληρη η εταιρεία, ο μετασχηματισμός μπορεί να είναι πολύ αργός και τα αυτοεξυπηρετούμενα συμφέροντα ενδέχεται να παρεμποδίσουν. Είναι καλύτερο να βρείτε ένα μεσαίο έδαφος συμπεριλαμβάνοντας έναν ηγέτη και μια μικρή ομάδα αξιόπιστων συμβούλων. Αυτά είναι συνήθως τα άτομα που έχουν αρκετή εμπιστοσύνη στη θέση τους με τη νέα εταιρεία για να αφήσουν το συμφέρον τους στην άκρη.

Η διαδικασία της οργανωτικής αλλαγής

Αν και δεν υπάρχει τέλεια επιστήμη για το πώς ξετυλίγεται η αναδιοργάνωση, ακολουθούν ορισμένοι δείκτες:

• Ξεκινήστε με μια στρατηγική: Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πού πηγαίνει ο οργανισμός ή η ομάδα. Για παράδειγμα, τι είναι σημαντικό, τι δεν είναι και ποιοι είναι οι συγκεκριμένοι στόχοι; Αν και αυτό ακούγεται προφανές, είναι ένα συχνά παραβλέπεται βήμα. Εάν αγωνίζεστε με τη στρατηγική, μάθετε πώς να το δημιουργήσετε προτού αναδιαρθρώσετε το οργανόγραμμα. Θυμηθείτε, η δομή ακολουθεί πάντα τη στρατηγική.
• Αναπτύξτε τα κριτήριά σας: Αναφέρετε τα προβλήματα που προσπαθείτε να λύσετε και τις ευκαιρίες που αναζητάτε. Στη συνέχεια, βαθμολογήστε το καθένα υψηλό, μεσαίο ή χαμηλό ανάλογα με την προτεραιότητα. Γίνεται τα κριτήρια που θα χρησιμοποιήσετε για την αξιολόγηση εναλλακτικών δομικών σχεδίων και για τη μέτρηση της επιτυχίας σας.
• Ανάπτυξη και αξιολόγηση εναλλακτικών σχεδιασμών: Πολλές ομάδες ερωτεύονται μια ιδέα και στη συνέχεια περνούν όλο τον χρόνο τους είτε προσπαθώντας να δικαιολογήσουν την ιδέα είτε να την τελειοποιήσουν. Αντ 'αυτού, βρείτε τρεις ή τέσσερις ιδέες και κατατάξτε αυτές με βάση τα κριτήριά σας. Θυμηθείτε, καμία επιλογή δεν είναι ποτέ τέλεια. Υπάρχουν πάντα αντισταθμίσεις και κίνδυνοι. Απλώς επιλέξτε το καλύτερο και ελάτε με ένα σχέδιο δράσης για τον μετριασμό των κινδύνων.
• Δοκιμάστε το τελικό σχέδιο με σενάρια: Αφιερώστε χρόνο δοκιμάζοντας το σχεδιασμό συζητώντας πώς θα λειτουργούσαν διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες στη νέα δομή. Αυτές οι συζητήσεις «τι εάν» βοηθούν στη βελτίωση της δομής και στην αποσαφήνιση των ρόλων.

Η αξία της επικοινωνίας και της ομαδικής συμμετοχής

Όπως συμβαίνει με οποιαδήποτε οργανωτική αλλαγή, η καλή επικοινωνία είναι κρίσιμη. Και η καλή επικοινωνία δεν είναι απλώς μια απλή ανακοίνωση για την αλλαγή.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των υπαλλήλων, είναι πιο πιθανό να ενταχθούν εάν όχι μόνο μοιράζεστε το «τι» και το «γιατί», αλλά εξηγείτε τις εναλλακτικές λύσεις που δεν επιλέξατε και γιατί. Ενημερώστε τους ενδιαφερόμενους ότι αντιλαμβάνεστε ότι δεν υπάρχει μια τέλεια επιλογή και αναγνωρίστε τα πιθανά μειονεκτήματα του σχεδίου σας. Αυτό το είδος ειλικρίνειας, ανοιχτού διαλόγου και αυθεντικότητας είναι καλύτερο από το να προσπαθείτε να «πουλήσετε» τις ιδέες σας για αλλαγή ως την τέλεια λύση.

Μην περιμένετε από τους ανθρώπους να το καταλάβουν ή να το αγοράσουν αμέσως. οι πιθανότητες είναι, δεν το κάνατε στην αρχή. Εάν αντιμετωπίζετε ανθρώπους σαν ευφυείς ενήλικες, ο σεβασμός που θα δείξετε θα επιστραφεί, μαζί με την υποστήριξη των ενδιαφερομένων.

Μόλις επικοινωνήσετε με τα απαραίτητα άτομα, μην διστάσετε να ζητήσετε τη βοήθειά τους. Είναι ανθρώπινη φύση ότι οι άνθρωποι θα υποστηρίξουν αυτό που βοήθησαν να δημιουργήσουν και ενώ η ομάδα σας μπορεί να μην είχε την ευκαιρία να δημιουργήσει τη νέα οργανωτική δομή, μπορούν να παίξουν τεράστιο ρόλο στην εφαρμογή της αλλαγής. Είναι μια άλλη ευκαιρία για εσάς να αποκτήσετε πολύτιμη συμβολή για να τροποποιήσετε τη νέα δομή.

Η αναδιάρθρωση είναι πάντα αναστατωτική και γεμάτη προκλήσεις και κινδύνους. Δεν πρέπει ποτέ να ληφθούν σοβαρά υπόψη, και οποιεσδήποτε αλλαγές πρέπει να έχουν πάντα διάρκεια ζωής τουλάχιστον πέντε ετών. Εάν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες, θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να επιτύχετε τους στόχους σας και να ελαχιστοποιήσετε τη διαταραχή και το άγχος.