Πώς να αναπτύξετε ένα σχέδιο για εξωτερική ανάθεση
Περιεχόμενο
Πολλές συζητήσεις σχετικά με την εξωτερική ανάθεση στα μέσα ενημέρωσης το κάνουν να φαίνεται περίπλοκο, αλλά είναι αρκετά απλό. Ακόμα και στα σπίτια μας, "αναθέτουμε" πολλές εργασίες: Μαγειρική, συντήρηση γκαζόν και παιδική φροντίδα, για να αναφέρουμε μόνο μερικά. Όταν δεν έχουμε το χρόνο, την εστίαση ή τις δεξιότητες για να κάνουμε τη δουλειά μόνοι μας, αναζητούμε κάποιον που μπορεί και κάποιον που θα κάνει τη δουλειά για μια τιμή που μπορούμε να πληρώσουμε. Οι εταιρείες λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο, παρόλο που οι αποφάσεις τους ενδέχεται να περιλαμβάνουν περισσότερους παράγοντες και φορείς λήψης αποφάσεων.
Διαδικασία ανάπτυξης
Αλλά όπως οι οικογένειες λαμβάνουν διαφορετικές αποφάσεις, οι εταιρείες μπορούν να πάρουν τρομακτικά διαφορετικές αποφάσεις σχετικά με την εξωτερική ανάθεση. Δεν υπάρχει πρότυπο που να λειτουργεί για όλες τις εταιρείες, αλλά υπάρχει μια διαδικασία που πρέπει να λάβουν υπόψη όλες οι εταιρείες:
Πραγματοποίηση
Στο παρελθόν, πολλές εταιρείες μπορεί να μην γνώριζαν καν τι ήταν η εξωτερική ανάθεση. Σήμερα, γνωρίζουν την εξωτερική ανάθεση, αλλά μπορεί να μην συνειδητοποιήσουν πόσα προγράμματα εξωτερικής ανάθεσης (όπως και εξωτερική ανάθεση) που χρησιμοποιούν ήδη: Κέντρα αντιγράφων, ταχυδρομεία, διαχείριση εγκαταστάσεων, IT, ακόμη και τμήματα εταιρικού νομικού τμήματος. Η εξωτερική ανάθεση ενδέχεται να μην λύσει κάθε πρόβλημα, αλλά η εκμάθηση σχετικά με την προηγούμενη γενιά συμβάσεων θα εντοπίσει νέα έργα και θα προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες.
Ο καθορισμός του στόχου
Για να πετύχετε στη δημιουργία ενός προγράμματος εξωτερικής ανάθεσης, πρέπει να ορίσετε συγκεκριμένους στόχους, όπως μείωση του συνολικού εταιρικού κόστους κατά πέντε τοις εκατό, εστίαση στην αποδοτικότητα για μία μόνο τοποθεσία ή μόνο παρακολούθηση των λειτουργιών που εκτελούνται σε μία επιχειρηματική μονάδα. Οι στόχοι δεν χρειάζονται τεράστια λεπτομέρεια. Καθώς η εμπειρία σας σε εξωτερικούς συνεργάτες αυξάνεται, οι ορισμοί θα αλλάξουν.
Συμμετοχή
Χρειάζεστε συμμετέχοντες από πολλούς τομείς εμπειρογνωμοσύνης για να δώσετε στοιχεία στο σχέδιο, να επαληθεύσετε τις υποθέσεις και να δώσετε κρίση από ειδικούς. Όταν μεταβαίνετε από ένα γενικό σχέδιο σε συγκεκριμένα έργα, θα επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία και θα δημιουργήσετε υποομάδες με ακόμη πιο συγκεκριμένες γνώσεις.
Ταυτοποίηση
Τώρα που έχετε στόχους και ειδικούς για να προσδιορίσετε και να ερμηνεύσετε πληροφορίες, ήρθε η ώρα να προσδιορίσετε συγκεκριμένα έργα για το πρόγραμμα εξωτερικής ανάθεσης. Κάθε εταιρεία αναπτύσσει διαφορετικά κριτήρια και καθοδηγείται από την κουλτούρα όσο και από την οικονομική ή επιχειρησιακή ανάλυση, αλλά υπάρχουν κοινά κριτήρια που πρέπει να εξετάσετε:
- Προηγούμενες αποφάσεις: Η εταιρεία σας πιθανότατα έλαβε προηγούμενες αποφάσεις σχετικά με τη χρήση μη υπαλλήλων, όπως προσωρινά εργαζόμενοι ή συμβάσεις παροχής υπηρεσιών. Συνεργαστείτε με την Προμήθεια και το PMO σας (Project Management Office) για λεπτομέρειες. Δείτε πώς αντιμετώπισαν τα ζητήματα σε αυτήν τη λίστα και συγκεντρώστε τα διδάγματα που αντλήθηκαν.
- Εξειδίκευση: Εκτελείτε λειτουργίες ή παράγετε προϊόντα χωρίς επαρκή εξειδίκευση ή αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη διατήρηση διαχειριστών; Έχει η τρέχουσα διεύθυνση σχέδιο για την αντιμετώπιση αυτών των προβλημάτων; Εάν όχι, αυτό θα μπορούσε να είναι ένα καλό έργο εξωτερικής ανάθεσης.
- Ποιότητα: Ακόμα κι αν μια λειτουργία έχει άτομα με τις σωστές δεξιότητες και έμπειρους διαχειριστές, ενδέχεται να μην έχετε το επίπεδο εξυπηρέτησης που χρειάζεστε. Ο διευθυντής διεξάγει έρευνες πελατών; Τι λένε οι πελάτες για προϊόντα ή υπηρεσίες; Ένα κενό στην ποιότητα ή η έλλειψη ενδιαφέροντος για την εξυπηρέτηση πελατών είναι μια άλλη σημαία για την εξωτερική ανάθεση.
- Κόστος: Μια εξαιρετικά υψηλής ποιότητας υπηρεσία δεν είναι απαραίτητα καλή αξία. Πώς συγκρίνεται το κόστος σας με τους ανταγωνιστές; Η λειτουργία παράγει μηνιαίες αναφορές: Κόστος μονάδας, λειτουργικό κόστος, τάσεις κόστους πολυετών; Εάν αυτή η συνάρτηση δεν μπορεί να παράγει αυτές τις αναφορές, μια εξωτερική υπηρεσία μπορεί να παρέχει μεγαλύτερη διαφάνεια στις λειτουργίες σας.
- Κλίμακα: Όταν εξετάζετε ολόκληρη την εταιρεία σας, θα κάνετε πολλές απροσδόκητες ανακαλύψεις. Μείνε συγκεντρωμένος! Ένα μεγάλο έργο είναι ο καλύτερος υποψήφιος για εξωτερική ανάθεση από ό, τι ορισμένα μικρότερα έργα. Αυτό το μεγάλο έργο απαιτεί πολύ λιγότερους διοικητικούς και διαχειριστικούς πόρους. Διατηρήστε μια ολοκληρωμένη λίστα, αλλά επιλέξτε μόνο υποψήφιους που έχουν μεγάλο αντίκτυπο στο πρώτο κύμα έργων σας.
- Ασφάλεια: Τώρα έχετε μια καλή ιδέα για πιθανά έργα. Ήρθε η ώρα να τα φιλτράρετε σύμφωνα με τα πρότυπα ασφαλείας. Η ασφάλεια είναι ένα περίπλοκο και αμφιλεγόμενο θέμα. Διαφορετικά πρότυπα ισχύουν για διαφορετικούς κλάδους και ορισμένες επιχειρήσεις έχουν μεγαλύτερη ασφάλεια από τους ανταγωνιστές τους. Κατανοήστε τα εσωτερικά και βιομηχανικά πρότυπα και περιορίστε ανάλογα τα έργα εξωτερικής ανάθεσης. Συμπεριλάβετε νομικές, IT, εταιρική ασφάλεια, συμμόρφωση (εάν ισχύει) και τυχόν τμήματα "κινδύνου" στις συζητήσεις σας.
- Προτεραιότητα: Κάθε στοιχείο παραπάνω (και ίσως άλλα χαρακτηριστικά) πρέπει να βαθμολογηθεί και, στη συνέχεια, σε κάθε έργο θα πρέπει να έχει συνολική "αξία εξωτερικής ανάθεσης". Αναμφίβολα, θα υπάρξει μεγάλη συζήτηση σχετικά με το ποια χαρακτηριστικά είναι τα πιο σημαντικά, εάν οι βαθμολογίες τους είναι ακριβείς και εάν πρέπει να ληφθούν υπόψη άλλα χαρακτηριστικά. Μην εκπλαγείτε αν αυτή η διαδικασία διαρκεί μήνες ή και χρόνια.
- Επικοινωνία: Μέχρι τη στιγμή που έχετε δώσει προτεραιότητα σε πιθανά έργα, έχετε πραγματοποιήσει πολλές συναντήσεις και έχετε μιλήσει σε πολλά άτομα. Περιμένετε αυτές οι συζητήσεις να είναι δημόσιες πληροφορίες στα τμήματα που έχετε στοχεύσει για εξωτερική ανάθεση. Πάντα υποθέστε ότι αυτές οι συζητήσεις θα φτάσουν στον πληθυσμό των εργαζομένων σας, συχνά σε πραγματικό χρόνο. Οι προσεκτικά μελετημένες εταιρικές επικοινωνίες πρέπει να είναι προετοιμασμένες και έτοιμες. Ποτέ μην αφήνετε τις φήμες να γίνουν μια καλύτερη πηγή πληροφοριών από τα γεγονότα.
Εκτελεί
Στο τέλος αυτής της διαδικασίας, θα έχετε το αρχικό σας σχέδιο εξωτερικής ανάθεσης. Υπάρχουν πολλά ακόμη βήματα καθώς εκτελείτε αυτό το σχέδιο: Επιβεβαίωση δεδομένων, δημιουργία υποεπιτροπών για συγκεκριμένα έργα, εντοπισμός προμηθευτών, εκτελώντας πιλότους, ανάθεση συμβάσεων και ούτω καθεξής. Ωστόσο, η ανάπτυξη του σχεδίου σας παρέχει τα πρώτα και πιο σημαντικά βήματα.
