Πώς να δώσετε σχόλια σε αμυντικούς υπαλλήλους

Περιεχόμενο

• 10 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να δώσετε αρνητικά σχόλια

Τα σχόλια είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία της εργαλειοθήκης του διαχειριστή για την ενίσχυση της απόδοσης στο χώρο εργασίας.

• Τα θετικά σχόλια εστιάζονται στον εντοπισμό και την ενίσχυση των συμπεριφορών που προωθούν την υψηλή απόδοση.
• Τα εποικοδομητικά σχόλια - συχνά αναφέρονται ως αρνητικά σχόλια - εστιάζονται στον εντοπισμό και την προώθηση αλλαγών σε συμπεριφορές που μειώνουν την υψηλή απόδοση.

Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση είναι συγκεκριμένη για τη συμπεριφορά (είτε αρνητική είτε θετική) και παρέχεται όσο το δυνατόν πιο κοντά στην εμφάνιση. Ενώ οι επαγγελματίες με κίνητρα εκτιμούν τόσο τα θετικά όσο και τα εποικοδομητικά σχόλια, οι διευθυντές συχνά είναι άβολα στην παροχή τους, ιδιαίτερα οτιδήποτε θεωρείται αρνητικό. Σε έρευνες και ερευνητικές μελέτες, οι διευθυντές που αγωνίζονται με την παροχή εποικοδομητικών σχολίων ανησυχούν ότι δεν θα τους αρέσουν ή φοβούνται να δημιουργήσουν ένα περιστατικό προσφέροντας κριτική.

Ακολουθώντας και εφαρμόζοντας τις προτάσεις που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, ο διευθυντής μπορεί να ξεφύγει από το φόβο να δώσει αρνητικά σχόλια και να μετατρέψει τη συζήτηση σε εποικοδομητικό γεγονός.

10 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να δώσετε αρνητικά σχόλια

1. Πάρτε τα συναισθήματά σας υπό έλεγχο. Δεν θέλετε να επικρίνετε τις ενέργειες κάποιου άλλου όταν είστε θυμωμένοι ή αναστατωμένοι. Εάν οι οργισμοί είναι ζεστοί, αφιερώστε λίγο χρόνο για να κρυώσουν τα πράγματα. Παρόλο που είναι αποτελεσματικά, τα εποικοδομητικά σχόλια παρέχονται όσο το δυνατόν πιο κοντά στο παρατηρούμενο συμβάν, εάν η κατάσταση είναι θερμαινόμενη, είναι καλό να προγραμματίζουμε μια συνάντηση για την επόμενη μέρα.
2. Ποτέ μην παρέχετε αρνητικά σχόλια μπροστά από το μέλος της ομάδαςμικρό. Βρείτε ένα ιδιωτικό μέρος. Πραγματοποιήστε τη συνάντηση στο γραφείο σας ή προγραμματίστε μια αίθουσα συνεδριάσεων για τη συζήτηση σχετικά με τα σχόλιά σας.
3. Εστίαση στην παρατηρούμενη συμπεριφορά, όχι στο άτομο. Θυμηθείτε, ο σκοπός της εποικοδομητικής ανατροφοδότησης είναι η εξάλειψη συμπεριφορών που μειώνουν την υψηλή απόδοση. Εάν το άτομο αντιληφθεί ότι δέχεται επίθεση προσωπικά, γρήγορα θα αμυνθεί και θα χαθεί η ευκαιρία για μια ουσιαστική συζήτηση.
4. Να είστε συγκεκριμένοι. Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση είναι συγκεκριμένη. Προτείνοντας, "Τζον, σίγουρα το έκανα," μπορεί να είναι αλήθεια, αλλά δεν λέει στον John τι έκανε λάθος. Το ίδιο ισχύει για να πούμε στη Μαρία ότι αργεί να δουλεύει πολύ συχνά. Αντ 'αυτού, περιγράψτε την πολύ συγκεκριμένη συμπεριφορά και εντοπίστε τις επιχειρηματικές επιπτώσεις της συμπεριφοράς. Για παράδειγμα: "Μαίρη, όταν καθυστερείτε για τη βάρδια σας, απαιτεί από εμάς να παρακρατήσουμε κάποιον από την προηγούμενη βάρδια. Αυτό απαιτεί από εμάς να πληρώσουμε υπερωρίες, ενοχλεί τον συνάδελφό σας και μπορεί να μειώσει την ποιότητα εάν δεν καταλαβαίνουν τη συγκεκριμένη δουλειά σας." καταλαβαίνεις?"
5. Να είστε έγκαιροι. Εάν έχετε λάβει ποτέ μια μεγάλη λίστα αρνητικών σχολίων για μια ετήσια επισκόπηση απόδοσης, καταλαβαίνετε πόσο άχρηστη είναι αυτή η συμβολή μετά το γεγονός. Τα σχόλια όλων των τύπων θα πρέπει να δοθούν το συντομότερο δυνατό μετά την εκδήλωση.
6. Μείνε ψύχραιμος. Ανεξάρτητα από το πόσο αναστατωμένοι είστε, δεν πληρώνει ποτέ για να χάσετε τον έλεγχο των συναισθημάτων σας. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, εάν χρειάζεστε χρόνο για να συγκεντρώσετε τα συναισθήματά σας, καθυστερήστε τη συζήτηση μερικές ώρες ή το πολύ την ημέρα. Υπενθυμίστε στον εαυτό σας ότι ο σκοπός των σχολίων είναι να προωθήσει τη βελτίωση και να προσεγγίσει τη συζήτηση με αυτήν τη θετική στάση.
7. Επιβεβαιώστε την πίστη σας στο άτομο. Ενισχύει το τρίτο βήμα, αλλά εδώ τους λέτε ότι έχετε ακόμα πίστη σε αυτά ως άτομο και στις ικανότητές τους. είναι μόνο η απόδοσή τους που θέλετε να αλλάξουν. Πείτε κάτι σαν "είστε ένας καλός εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών, οπότε είμαι σίγουρος ότι βλέπετε την ανάγκη να είστε πιο υπομονετικοί με τους πελάτες."
8. Σταματήστε να μιλάτε και προσκαλέστε το άλλο μέρος να συμμετάσχει. Αφού πείτε στο άτομο ποιες συγκεκριμένες, πρόσφατες ενέργειες ήταν ακατάλληλες και γιατί, σταματήστε να μιλάτε. Δώστε στο άλλο άτομο την ευκαιρία να απαντήσει στις δηλώσεις σας και να υποβάλει διευκρινιστικές ερωτήσεις.
9. Καθορίστε και συμφωνήστε για ένα αμοιβαία αποδεκτό σχέδιο δράσης. Συμφωνείτε σχετικά με τη μελλοντική απόδοση που είναι κατάλληλη για τον εργαζόμενο. Εάν υπάρχουν συγκεκριμένα πράγματα που ο εργαζόμενος πρέπει να αρχίσει να κάνει ή πρέπει να σταματήσει να κάνει, βεβαιωθείτε ότι είναι σαφώς προσδιορισμένοι. Εάν υπάρχει κάτι που πρέπει να κάνετε, ίσως επιπλέον εκπαίδευση για τον υπάλληλο, συμφωνήστε και σε αυτό.
10. Καθορίστε μια ώρα παρακολούθησης.Ο καθορισμός μιας σαφούς ημερομηνίας και ώρας για τον έλεγχο των ενεργειών και της βελτίωσης είναι ένα σημαντικό μέρος της διαδικασίας ανατροφοδότησης. Καθορίζει λογοδοσία και βελτιώνει την πιθανότητα βελτίωσης της απόδοσης.

Και θυμηθείτε, αφού δώσετε τα εποικοδομητικά σχόλια και αποδεχτείτε ένα σχέδιο επίλυσης και παρακολούθησης, προχωρήστε στη δουλειά. Μην υποφέρετε την κακή βούληση προς τον υπάλληλο επειδή έκαναν λάθος. Μην αιωρείται πάνω τους από φόβο ότι μπορεί να κάνουν άλλο λάθος. Παρακολουθήστε την απόδοσή τους, όπως κάνετε όλοι οι υπάλληλοι, αλλά μην εμμονή.