Αποτελεσματική επικοινωνία με τους υπαλλήλους σας

Περιεχόμενο

• 7 Θετικές πρακτικές επικοινωνίας
• Δώστε έμφαση στη διδασκαλία μαζί με την παροχή κατευθύνσεων
• Σκέψεις για επικοινωνία

Η παροχή οδηγιών για νέες αναθέσεις και εργασίες είναι φυσιολογικό μέρος του ρόλου ενός επόπτη ή διευθυντή. Ο τρόπος με τον οποίο παρέχετε οδηγίες μέσω του τόνου της φωνής σας, της επιλογής λέξεων και της γλώσσας του σώματος συμβάλλει σημαντικά στην απόκτηση υποστήριξης και στην προώθηση ενός υγιούς εργασιακού χώρου.

Οι αποτελεσματικοί επόπτες και οι διευθυντές εργάζονται σκληρά για να καλλιεργήσουν τις δεξιότητές τους στην παροχή κατεύθυνσης στα μέλη της ομάδας τους. Υπάρχουν πολλές μέθοδοι επικοινωνίας, αλλά υπάρχουν μερικές γενικές πρακτικές τις οποίες πρέπει να χρησιμοποιούν οι διαχειριστές για να διασφαλίσουν ότι τα μέλη της ομάδας λαμβάνουν σαφείς οδηγίες.

7 Θετικές πρακτικές επικοινωνίας

• Να παρέχετε πάντα το πλαίσιο για την ολοκλήρωση της εργασίας. Οι άνθρωποι κάνουν την καλύτερη δουλειά τους όταν καταλαβαίνουν τη σημασία της εργασίας για τη μεγαλύτερη λειτουργία. Όταν αφιερώνετε χρόνο για να εξηγήσετε την επιχειρηματική σημασία της εργασίας που ζητάτε να ολοκληρωθεί, διδάσκετε και δείχνετε σεβασμό για το άτομο που ζητήσατε να ολοκληρώσετε την εργασία
• Να είστε συγκεκριμένοι κατά την ανάθεση εργασιών. Περιγράψτε πότε πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία και μοιραστείτε τυχόν ποιοτικά πρότυπα
• Ζητήστε από το μέλος της ομάδας να ολοκληρώσει τις εργασίες. Επιλέξτε έναν σεβασμό τόνο φωνής, ευγενικές λέξεις και παραδώστε το μήνυμα με την κατάλληλη ένταση. Αντιπαραβάλλετε αυτές τις δηλώσεις: "Πραγματοποιήστε εκφόρτωση αυτού του φορτηγού" και "Τζον, η αποστολή σε αυτό το φορτηγό απαιτείται στη γραμμή παραγωγής. Παρακαλώ βοηθήστε να ξεφορτώσετε το φορτηγό πριν από το μεσημέρι." Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η τελευταία προσέγγιση θα θεωρείται θετική και η πρώτη ως αρνητική
• Δώστε στην ομάδα σας την ευκαιρία να κάνετε ερωτήσεις. Προσφέρετε στα άτομα που καλούνται να ολοκληρώσουν την εργασία την ευκαιρία να διευκρινίσουν τις ερωτήσεις τους. Αυτό το βήμα συμβάλλει στην ενίσχυση της επικοινωνίας μεταξύ του υπαλλήλου και του επόπτη και βελτιώνει την πιθανότητα επιτυχούς έκβασης. Ο εργαζόμενος έχει την ευκαιρία να επιβεβαιώσει ότι κατανοεί πραγματικά τι τους ζητείται
• Εμπιστευτείτε τους υπαλλήλους σας. Αντισταθείτε στην επιθυμία να επιβλέπετε ή να διαχειρίζεστε πολύ καλά την ολοκλήρωση της ζητούμενης εργασίας ενός υπαλλήλου. Μέρος της αποτελεσματικής ηγεσίας είναι η εκμάθηση της εμπιστοσύνης ότι η ομάδα σας μπορεί να ολοκληρώσει εργασίες χωρίς εσάς
• Ενισχύστε την εμπιστοσύνη του υπαλλήλου σας. Προσφέρετε τις κατάλληλες ευχαριστίες και θετικά σχόλια για τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν σωστά
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει εποικοδομητικά σχόλια. Προσφέρετε ξεκάθαρα, συμπεριφορικά, εστιασμένα σχόλια για οποιεσδήποτε εργασίες που ολοκληρώνονται ακατάλληλα

Δώστε έμφαση στη διδασκαλία μαζί με την παροχή κατευθύνσεων

Μία από τις εργασίες ενός διευθυντή είναι να εκτιμήσει εάν η εργασία είναι νέα ή περίπλοκη και αξίζει την εκπαίδευση. Εάν τα μέλη της ομάδας σας δεν έχουν ολοκληρώσει ποτέ μια συγκεκριμένη εργασία στο παρελθόν, τότε ίσως θελήσετε να κάνετε κάποια εκπαίδευση.

Δώστε οδηγίες και, στη συνέχεια, δώστε την ευκαιρία στο άτομο να ασκήσει την εργασία με τη χρήσιμη εποπτεία σας. Μόλις το άτομο αποκτήσει αυτοπεποίθηση για την εργασία, αφήστε το να ολοκληρώσει την εργασία χωρίς την επίβλεψή σας. Ελέγξτε ξανά αργότερα για να επικυρώσετε την ολοκλήρωση, την επικαιρότητα και την ποιότητα.

Προσφέρετε επανορθωτική εκπαίδευση όταν το άτομο παλεύει να ολοκληρώσει την εργασία εγκαίρως ή στο σωστό επίπεδο ποιότητας.

Σκέψεις για επικοινωνία

Εργαστείτε δίνοντας οδηγίες σε έναν μη επιθετικό τόνο. Ενώ ορισμένες περιστάσεις μπορεί να αξίζουν παραγγελίες, αντισταθείτε στην επιθυμία να φλοιώσετε την ομάδα σας. Να σκέφτεστε πάντα τις στιγμές που λάβατε οδηγίες και πώς σας φώναζαν.

Προσπαθήστε να μην απαντήσετε, "Γιατί;" με "Επειδή το είπα." Οι εργαζόμενοι θέλουν να ενημερώνονται. Οι πληροφορίες τους βοηθούν όχι μόνο να οργανώσουν τις δικές τους προτεραιότητες εργασίας, αλλά τους επιτρέπει να συμμετέχουν στις εργασίες τους. Το buy-in αναφέρεται στην αίσθηση ότι αυτό που κάνουν είναι σημαντικό και αυτό που κάνει η εταιρεία είναι σημαντικό.

Μην είστε ασαφείς όταν εκδίδετε οδηγίες. Οι σαφείς οδηγίες κατά την εργασία των μελών της ομάδας θα βοηθήσουν την παραγωγικότητα της ομάδας και θα επιλύσουν τις συγκρούσεις σχετικά με την απόδοση μετά.

Οι άνθρωποι είναι άτομα και έχουν άλλες συνθήκες στη ζωή τους που μπορεί να τους επηρεάζουν. Αυτά μπορεί να είναι προσωπικά ή εργασιακά ζητήματα. Η μη αναγνώριση ότι τα άτομα ενδέχεται να έχουν αντικρουόμενα συμφέροντα με την εργασία και τις εργασίες μπορεί να δυσχεράνει την επικοινωνία.

Εάν επικοινωνείτε καθαρά και δείχνετε την εκτίμησή σας για την ομάδα σας και την εργασία που ολοκληρώνουν, τα μέλη της ομάδας σας θα γνωρίζουν ότι τα κρατάτε σε υψηλή εκτίμηση και θα ανταποκριθείτε ανάλογα.