Οδηγίες επαγγελματικής σύνταξης επιστολών και email
Περιεχόμενο
- Οδηγίες επαγγελματικής σύνταξης επιστολών και email
- Στοιχεία επικοινωνίας
- Χαιρετισμός
- Σώμα επιστολής
- Κλείσιμο
- Υπογραφή
- Πώς να απευθυνθείτε σε μια επιστολή
- Μορφοποίηση της αλληλογραφίας σας
- Οδηγίες σύνταξης επιστολών
- Παραδείγματα και πρότυπα
- Έλεγχος και ορθογραφικό έλεγχο
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή - με έντυπη επιστολή ή email; Το ένα δεν είναι καλύτερο από το άλλο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι λογικό να επικοινωνείτε μέσω email και μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να στείλετε μια παραδοσιακή τυποποιημένη, τυπωμένη και υπογεγραμμένη επιστολή. Ό, τι κι αν επιλέξετε, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε τις καλύτερες επαγγελματικές οδηγίες για τη σύνταξη επιστολών και email και τη μορφή.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιο γρήγορο και πιο εύκολο, αλλά ορισμένα μηνύματα email δεν ανοίγουν ποτέ και, ανάλογα με το ποιος γράφετε και γιατί γράφετε, μπορεί να σας ζητηθεί να στείλετε ένα δακτυλογραφημένο και υπογεγραμμένο γράμμα ή ακόμα και να το ανεβάσετε στο διαδίκτυο.
Ο τύπος του μηνύματος που επιλέγετε εξαρτάται από με ποιον επικοινωνείτε και από τον σκοπό της αλληλογραφίας σας.
Οδηγίες επαγγελματικής σύνταξης επιστολών και email
Όλες οι καλογραμμένες επιστολές περιλαμβάνουν διάφορες ενότητες. Οι πληροφορίες που συμπεριλαμβάνετε σε κάθε ενότητα και η συνολική μορφή εξαρτάται από το εάν στέλνετε ένα δακτυλογραφημένο γράμμα ή ένα μήνυμα email.
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα διάφορα μέρη μιας επιστολής και τι πρέπει να αναφέρονται σε κάθε ένα. Πρέπει επίσης να ξέρετε πώς να απευθύνεστε και να υπογράφετε τόσο δακτυλογραφημένες όσο και επικοινωνίες μέσω email. Τα διάφορα μέρη μιας επιστολής έχουν ως εξής:
- Στοιχεία επικοινωνίας
- Χαιρετισμός (Χαιρετισμός)
- Σώμα επιστολής
- Κλείσιμο
- Υπογραφή
Στοιχεία επικοινωνίας
Ο τρόπος με τον οποίο συμπεριλαμβάνετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα διαφέρει ανάλογα με τον τρόπο αποστολής της επιστολής σας. Σε ένα μήνυμα email, τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα βρίσκονται στο τέλος του μηνύματος, ενώ σε γραπτή επιστολή, τα στοιχεία επικοινωνίας σας βρίσκονται στο επάνω μέρος της σελίδας. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στην ενότητα πληροφοριών επικοινωνίας, καθώς και δείγματα για γράμματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χαιρετισμός
Ο χαιρετισμός είναι η ενότητα χαιρετισμού της επιστολής σας με κάτι όπως «Αγαπητέ κύριε Peterson» ή «Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί». Ακολουθεί μια λίστα με παραδείγματα χαιρετισμού επιστολών που λειτουργούν καλά για επαγγελματική αλληλογραφία.
Σώμα επιστολής
Το σώμα της επιστολής σας θα περιλαμβάνει αρκετές παραγράφους. Η πρώτη παράγραφος πρέπει να περιλαμβάνει μια εισαγωγή και μια σύντομη εξήγηση του λόγου σας για τη γραφή. Η δεύτερη παράγραφος (και οποιεσδήποτε από τις ακόλουθες παραγράφους) πρέπει να εξηγήσει περαιτέρω τους λόγους γραφής σας. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει είτε να ζητήσει ενέργεια από τον αναγνώστη, εάν ζητάτε κάτι, είτε να δηλώσετε πώς θα παρακολουθήσετε. Φροντίστε να καταστήσετε σαφή τον σκοπό της επιστολής σας. Ο αναγνώστης θα πρέπει να γνωρίζει τι ζητάτε και πώς μπορεί να σας βοηθήσει. Εναλλακτικά, εάν προσφέρετε υπηρεσίες ή βοήθεια, βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές τι μπορείτε να παρέχετε.
Κλείσιμο
Ένα γράμμα κλείνει με έναν όρο όπως "Καλύτερες ευχές" ή "Ειλικρινά" ακολουθούμενο από κόμμα, τότε η υπογραφή σας αν στέλνετε ένα δακτυλογραφημένο γράμμα. Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς πληκτρολογήστε το όνομά σας μετά το κλείσιμο.
Υπογραφή
Το τελευταίο άγγιγμα της επιστολής σας είναι η υπογραφή σας, η οποία, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Πώς να απευθυνθείτε σε μια επιστολή
Είναι σημαντικό να απευθυνθείτε στο άτομο που γράφετε επίσημα, εκτός εάν τα γνωρίζετε πολύ καλά.
Μορφοποίηση της αλληλογραφίας σας
Τώρα που έχετε όλες τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας, ανατρέξτε στην τυπική μορφή που θα χρησιμοποιήσετε για γράμματα και μηνύματα email.
Οδηγίες σύνταξης επιστολών
Το επόμενο βήμα είναι να γυαλίσετε το γράμμα σας. Πρέπει να υπάρχει αρκετός χώρος μεταξύ των παραγράφων και του επάνω και του κάτω μέρους της σελίδας. Θέλετε επίσης να επιλέξετε ένα αναγνώσιμο, επαγγελματικό στυλ και μέγεθος γραμματοσειράς. Αυτό που λέτε εξαρτάται από τον λόγο που γράφετε, οπότε φροντίστε να προσαρμόσετε το γράμμα σας ώστε να ταιριάζει στην προσωπική και επαγγελματική σας κατάσταση.
Παραδείγματα και πρότυπα
Η χρήση ενός προτύπου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε τη δική σας επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή ξεκινάτε με τη βασική μορφή στη θέση της. Απλώς συμπληρώστε τα στοιχεία σας στην κατάλληλη ενότητα της επιστολής.
Η εξέταση παραδειγμάτων είναι επίσης χρήσιμη, γιατί θα λάβετε ιδέες για το τι να πείτε στη δική σας αλληλογραφία.
Έλεγχος και ορθογραφικό έλεγχο
Τέλος, προτού εκτυπώσετε ή ανεβάσετε το γράμμα σας ή στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορθογραφικό έλεγχο, γραμματική επιθεώρηση και διόρθωση.
Μια συμβουλή για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα είναι να το διαβάσετε δυνατά. Μπορεί να παρατηρήσετε τα λάθη που χάσατε μόνο με την ανάγνωση.
