Ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης διαχειριστή

Περιεχόμενο

• Προετοιμασία για τη συνέντευξη
• Παρακολουθήστε τώρα: Πώς να απαντήσετε σε 4 κοινές ερωτήσεις για διοικητικές εργασίες
• Συμβουλές για το χειρισμό της συνέντευξης
• Να είστε προετοιμασμένοι να συζητήσετε προγράμματα λογισμικού
• Να είστε έτοιμοι να συζητήσετε τις διοικητικές διαδικασίες
• Πάντα να ανταποκρίνεστε θετικά
• Ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης διαχειριστή
• Ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον ερευνητή
• Να είστε προετοιμασμένοι για περισσότερες ερωτήσεις συνέντευξης εργασίας

Όταν παίρνετε συνέντευξη για μια θέση βοηθού διαχειριστή, ο ερευνητής θα θέλει να μάθει για το πόσο συναφή είναι τα προσόντα σας για τη θέση και πώς θα ταιριάζει με την εταιρεία και το τμήμα.

Επειδή η εργασία απαιτεί τόσο διοικητικές όσο και διαπροσωπικές δεξιότητες, οι διευθυντές πρόσληψης θα ρωτούν συχνά για τα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που έχετε που σας ταιριάζουν για τη θέση, καθώς και για τις λιγότερο μετρήσιμες δεξιότητές σας.

Προετοιμασία για τη συνέντευξη

Ένας από τους τρόπους προετοιμασίας είναι να αναλύσετε την περιγραφή της εργασίας για να προσπαθήσετε να κατανοήσετε εάν υπάρχει ένα συγκεκριμένο σύνολο δεξιοτήτων στο οποίο επικεντρώνεται η θέση.

Για παράδειγμα, υπάρχει έμφαση στον προγραμματισμό ταξιδιών, τον συντονισμό έργου, τον καθημερινό προγραμματισμό συσκέψεων, την προσωπική βοήθεια ή οτιδήποτε άλλο;

Φροντίστε να δώσετε έμφαση στην πιο σχετική εμπειρία σας όταν απαντάτε σε ερωτήσεις συνέντευξης για συγκεκριμένη εργασία.

Δημιουργήστε μια λίστα με τις δεξιότητες που αναφέρονται στην απόσπαση εργασίας και μη διστάσετε να προσθέσετε κάποιες άλλες που πιστεύετε ότι θα ισχύουν επίσης. Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στις δικές σας διοικητικές και γραφειακές δεξιότητες και αντιστοιχίστε τα προσόντα σας με την εργασία.

Αυτό θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τις απαντήσεις σας με τον πιο σχετικό τρόπο στη συγκεκριμένη θέση.

1:14

Παρακολουθήστε τώρα: Πώς να απαντήσετε σε 4 κοινές ερωτήσεις για διοικητικές εργασίες

Συμβουλές για το χειρισμό της συνέντευξης

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι η συζήτηση πιθανότατα θα ξεπεράσει τις διαπροσωπικές μαλακές δεξιότητες, όπως οι επικοινωνιακές σας ικανότητες, οι οργανωτικές δεξιότητες ή η επικαιρότητα. Πρέπει επίσης να είστε έτοιμοι να μιλήσετε για σκληρές δεξιότητες.

Να είστε προετοιμασμένοι να συζητήσετε προγράμματα λογισμικού

Δεδομένου ότι πολλές θέσεις βοηθού διαχείρισης απαιτούν συχνή χρήση συγκεκριμένου λογισμικού, ίσως χρειαστεί να συζητήσετε τα διάφορα προγράμματα με τα οποία έχετε εργαστεί, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιήσατε αυτά τα προγράμματα και το επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης σας.

Μου αρέσει να χρησιμοποιώ τεχνολογία και να μαθαίνω νέα προγράμματα. Έχω επίσης μια ικανότητα να διδάσκω συναδέλφους που μπορεί να μην είναι τόσο έξυπνοι για τη χρήση συστημάτων. Στην τελευταία μου δουλειά στο Kent Associates, προσφέρθηκα εθελοντικά να αναθεωρήσω τα συστήματα διαχείρισης έργων για την ομάδα των επαγγελματιών που υποστήριξα. Το αφεντικό μου ενέκρινε τη σύστασή μου και φέραμε ένα διαδικτυακό σύστημα, Asana, που μας βοηθά να παρακολουθούμε έργα και να μοιράζουμε πληροφορίες σε μια διαδικτυακή πλατφόρμα.

Είμαι ο αρμόδιος στο γραφείο για διαφάνειες PowerPoint και απολαμβάνω να βοηθάω τους πωλητές μας να εκπλήξουν τους πελάτες με τις παρουσιάσεις τους. Είμαι επίσης ένας προηγμένος χρήστης του Excel και δημιουργώ πολύπλοκες μακροεντολές για να προετοιμάσω προβλέψεις προϋπολογισμού για προτάσεις έργων.

Οι απαντήσεις σας θα είναι πιο εντυπωσιακές εάν παρέχετε συγκεκριμένα ανέκδοτα που αποτελούν παράδειγμα της διοίκησης εργαλείων και διαδικασιών διαχείρισης.

Να είστε έτοιμοι να συζητήσετε τις διοικητικές διαδικασίες

Θα πρέπει να είστε έτοιμοι να συζητήσετε τη ροή εργασίας σας και τις διοικητικές διαδικασίες σε προηγούμενες θέσεις. Ως διοικητικός επαγγελματίας, δεν πρέπει να υπάρχει αμφιβάλλετε ότι είστε οργανωμένοι και προσανατολισμένοι στη λεπτομέρεια. Ο ερευνητής σας θα θέλει να μάθειπωςεκδηλώνετε αυτές τις ιδιότητες στην καθημερινή σας ροή εργασίας.

Οι οργανωτικές ικανότητες και η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι από τα ισχυρότερα πλεονεκτήματά μου. Έχω αναπτυχθεί σε καταστάσεις όπου μπορώ να κάνω παραγγελία σε σύνθετα έργα. Για παράδειγμα, υποστήριξα προηγουμένως οκτώ επαγγελματίες που σχεδίαζαν διαφημιστικές εκδηλώσεις για πελάτες. Έχω αναπτύξει ένα πρότυπο για την παρακολούθηση στόχων και προόδου για κάθε έργο και το έβαλα σε ένα κοινό Drive, έτσι ώστε όλα τα μέλη του προσωπικού που εμπλέκονται να μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδό τους σχετικά με τα έργα και τις εκδηλώσεις της ομάδας.

Όταν εργαζόμουν για τον Όμιλο Alfred, δημιούργησα ένα εγχειρίδιο διαδικασιών που περιγράφει τα βήματα που απαιτούνται για την επεξεργασία των αιτήσεων δανείου και μετά το ανέβασα στο Διαδίκτυο, έτσι ώστε όλοι οι υπεύθυνοι δανείου να μπορούν να ακολουθήσουν τις ίδιες διαδικασίες.

Πάντα να ανταποκρίνεστε θετικά

Προσέξτε τη συμπεριφορά σας καθ 'όλη τη διάρκεια της συνέντευξης. Χαμογελάστε, διατηρήστε την οπτική επαφή με τον ερευνητή σας και μιλήστε με έναν ενθουσιώδη (αλλά ακόμα ήρεμο και αυτοπεποίθηση) τόνο φωνής.

Δεδομένου ότι οι βοηθοί διοίκησης αλληλεπιδρούν συχνά πολύ στενά με τα άτομα για τα οποία εργάζονται, είναι σημαντικό να είμαστε θετικοί, επαγγελματικοί και ευγενικοί ανά πάσα στιγμή.

Θα θέλατε ο συνέντευξη να μην έχει καμία αμφιβολία ότι η συνεργασία μαζί σας θα ήταν μια ευχάριστη εμπειρία.

Δούλεψα τη ρεσεψιόν στο γραφείο μας και ήταν κρίσιμο να έκανα μια θετική πρώτη εντύπωση τόσο για τους τρέχοντες όσο και για τους υποψήφιους πελάτες. Είμαι ένα φυσικό άτομο που μπορεί να κάνει και οι κριτικές μου επαίνεσαν τακτικά τον προσανατολισμό της εξυπηρέτησης πελατών.

Η εταιρεία ερευνά τους πελάτες μετά από αλληλεπιδράσεις και το όνομά μου εμφανίζεται με συνέπεια ως υπάλληλος που είναι εξυπηρετικός, ευχάριστος και επαγγελματίας. Το αφεντικό μου σχολίασε πόσο συχνά οι πελάτες με ρωτούν όταν καλούν το γραφείο για βοήθεια.

Ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης διαχειριστή

Κατά την προετοιμασία, μπορεί να είναι χρήσιμο να ελέγχετε τις ερωτήσεις που μπορεί να σας ρωτηθούν. Δώστε λίγη σκέψη στο πώς να διαμορφώσετε μια απάντηση, επισημαίνοντας συγκεκριμένες εμπειρίες και επιτυχίες από προηγούμενες εργασίες.

• Ποιες δεξιότητες υπολογιστών έχετε και ποια προγράμματα αισθάνεστε άνετα; - Καλύτερες απαντήσεις
• Είστε άνετα να χρησιμοποιείτε ένα τηλέφωνο με πολλές γραμμές και να χειρίζεστε έναν μεγάλο όγκο τηλεφωνικών κλήσεων; - Καλύτερες απαντήσεις
• Σε αυτήν την εταιρεία, θέλουμε να σκεφτόμαστε τον εαυτό μας ως ομάδα που συνεργάζεται για την επίτευξη των ίδιων στόχων. Πώς νιώθετε για την εργασία σε ένα ομαδικό περιβάλλον; - Καλύτερες απαντήσεις
• Πώς θα νιώθατε να επιβλέπετε δύο ή τρεις άλλους υπαλλήλους; - Καλύτερες απαντήσεις
• Ποια είναι η μεγαλύτερη σας δύναμη και πώς θα βοηθούσε την απόδοσή σας σε αυτήν τη θέση; - Καλύτερες απαντήσεις
• Ποια είναι η μεγαλύτερη αδυναμία σας; - Καλύτερες απαντήσεις
• Πώς χειρίζεστε το άγχος και την πίεση; - Καλύτερες απαντήσεις
• Πώς ήταν να δουλεύεις για τον επόπτη σου; - Καλύτερες απαντήσεις
• Τι περιμένετε από έναν επόπτη; - Καλύτερες απαντήσεις
• Προτιμάτε να εργάζεστε ανεξάρτητα ή σε μια ομάδα; - Καλύτερες απαντήσεις
• Δουλεύεις καλά με τους ανθρώπους; - Καλύτερες απαντήσεις
• Δώστε μερικά προσωπικά παραδείγματα ομαδικής εργασίας. - Καλύτερες απαντήσεις
• Ερωτήσεις συνέντευξης ρεσεψιονίστ: - Λίστα ερωτήσεων

Ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον ερευνητή

Θα πρέπει επίσης να κάνετε κάποια έρευνα για την εταιρεία και να είστε έτοιμοι να κάνετε σχετικές ερωτήσεις όταν προκύπτει η ευκαιρία.

Μπορεί να είναι χρήσιμο να βρείτε μερικές ερωτήσεις εκ των προτέρων που θα μπορούσατε να ρωτήσετε ή να συζητήσετε περαιτέρω, εάν δεν έχετε την ευκαιρία νωρίτερα στη συνέντευξη.

Συχνά, αυτό θα είναι κοντά στο τέλος της συνέντευξης, οπότε είναι σημαντικό να αφήσετε τους ερωτηθέντες με καλή εντύπωση. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δείξετε το ενδιαφέρον και την προετοιμασία σας για τη συνέντευξη εργασίας, συνδέοντας ερωτήσεις που σας ρωτήθηκαν με κάποιες δικές σας ερωτήσεις.

• Ποιες είναι οι ευθύνες αυτής της θέσης;
• Μπορείτε να περιγράψετε μια τυπική ημέρα (εβδομάδα) σε αυτό το τμήμα;
• Ποια είναι τα πλεονεκτήματα σε αυτό το τμήμα; Ποιες είναι οι αδυναμίες;
• Τι θα έλεγαν οι προηγούμενοι βοηθοί σας ότι ήταν το καλύτερο κομμάτι της εργασίας σας; Τι θα έλεγαν ότι ήταν το χειρότερο;
• Σε ποια κατεύθυνση βλέπετε την εταιρεία να πηγαίνει τα επόμενα πέντε χρόνια; Πιστεύετε ότι υπάρχουν απειλές για την επιτυχία της;
• Γιατί ο τελευταίος βοηθός σας άφησε τη θέση; Ποια ήταν τα δυνατά του σημεία; Ποιες ήταν οι αδυναμίες του; Τι κάνει τώρα ο χρήστης;
• Ποια χαρακτηριστικά είχε ο καλύτερος βοηθός σας; Τι γίνεται με τον χειρότερο βοηθό σας;
• Πόσο συχνά πραγματοποιούνται οι αξιολογήσεις απόδοσης; Ποιος τους διευθύνει;
• Ποιες δεξιότητες είναι πιο σημαντικές για εσάς σε έναν βοηθό διαχειριστή;
• Πώς ανταμείβετε και ενθαρρύνετε τους ανθρώπους που εργάζονται στο τμήμα σας;
• Υπάρχουν συνεχιζόμενα προβλήματα παραγωγής σε αυτό το τμήμα;
• Πώς αντιμετωπίσατε τα προβλήματα προσωπικού στο παρελθόν;
• Ποιες είναι μερικές από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για ένα άτομο σε αυτήν τη θέση;
• Ποια είναι η πιο ικανοποιητική πτυχή αυτής της θέσης, κατά τη γνώμη σας;
• Υποστηρίζετε (υποστηρίζει η εταιρεία / τμήμα) τις συνδρομές επαγγελματικών ενώσεων και τη συνεχή επαγγελματική ανάπτυξη;
• Τι θα περιγράφατε ως ρόλο του διοικητικού προσωπικού σε αυτό το γραφείο;
• Αναμένονται ώρες υπερωρίας ή σαββατοκύριακου;
• Τι σας αρέσει περισσότερο να εργάζεστε σε αυτήν την εταιρεία; Υπάρχουν αλλαγές που θα κάνατε;
• Τι σας αρέσει λιγότερο να εργάζεστε εδώ;
• Ενθαρρύνετε το τμήμα να εργαστεί ομαδικά ή να επικεντρωθείτε περισσότερο στις ατομικές συνεισφορές;

Να είστε προετοιμασμένοι για περισσότερες ερωτήσεις συνέντευξης εργασίας

Εκτός από τις ερωτήσεις συνέντευξης για συγκεκριμένες θέσεις εργασίας, θα σας ζητηθούν επίσης γενικότερες ερωτήσεις σχετικά με το ιστορικό απασχόλησης, την εκπαίδευση, τα δυνατά σημεία, τις αδυναμίες, τα επιτεύγματα, τους στόχους και τα σχέδιά σας.

Ακολουθεί μια λίστα με τις πιο κοινές ερωτήσεις συνέντευξης και δείγματα απαντήσεων.