Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα μιας πολιτικής "Φέρτε τη δική σας συσκευή" (BYOD)

Περιεχόμενο

• Πλεονεκτήματα
• Μειονεκτήματα
• Πλεονεκτήματα μιας πολιτικής BYOD
• Μειονεκτήματα μιας πολιτικής BYOD
• Συμπεράσματα σχετικά με τις πολιτικές BYOD

Σούζαν Λούκας

Οι πολιτικές «Φέρτε τη δική σας συσκευή» (BYOD) καθορίζονται από εταιρείες που επιτρέπουν στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τα προσωπικά τους smartphone, φορητούς υπολογιστές και tablet για εργασία. Μια πολιτική BYOD μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία μιας επιχείρησης για επιτυχία - ειδικά μια μικρή εταιρεία - αλλά υπάρχουν συγκεκριμένα μειονεκτήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Εάν σκέφτεστε να εφαρμόσετε μια πολιτική BYOD, είναι καλή ιδέα να εξετάσετε ορισμένα από τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα πριν λάβετε μια απόφαση.

Πλεονεκτήματα

• Εξοικονόμηση για την εταιρεία κατά την αγορά και την αντικατάσταση της τεχνολογίας

• Δεν υπάρχει καμπύλη μάθησης για τους υπαλλήλους

• Πιθανή βελτίωση του ηθικού των εργαζομένων

  
  

• Πιο σύγχρονη τεχνολογία λόγω προσωπικών αναβαθμίσεων

Μειονεκτήματα

• Πιο περίπλοκη υποστήριξη πληροφορικής για διαφορετικές συσκευές και λειτουργικά συστήματα

• Υψηλότεροι κίνδυνοι ασφαλείας

• Πιθανή απώλεια προσωπικού και προσωπικού απορρήτου

• Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να μην έχουν τις δικές τους συσκευές

Πλεονεκτήματα μιας πολιτικής BYOD

Οικονομίες: Με την πολιτική BYOD, δεν θα χρειαστεί να αγοράσετε τηλέφωνα και φορητούς υπολογιστές για κάθε υπάλληλο. Ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να μην έχουν τις δικές τους συσκευές, αλλά μια πρόσφατη έρευνα της Pew Research διαπίστωσε ότι το 77% των Αμερικανών ενηλίκων κατέχουν ήδη ένα smartphone και το 92 τοις εκατό των ατόμων ηλικίας 18 έως 29 ετών κατέχουν ένα.

Επιπλέον, οι εργαζόμενοι είναι πιο ικανοί να φροντίζουν καλύτερα τον εξοπλισμό τους, διότι στην πραγματικότητα ανήκει σε αυτούς. Συνήθως, οι υπάλληλοι γνωρίζουν ότι εάν χάσουν ή σπάσουν το τηλέφωνο της εταιρείας τους, είναι πόνος, αλλά η εταιρεία θα παρέχει ένα νέο. Εάν χάσουν ή σπάσουν το τηλέφωνό τους, τείνει να είναι πολύ μεγαλύτερη συμφωνία.

Ευκολία:Οι εργαζόμενοι μπορούν να κολλήσουν ένα τηλέφωνο στις τσέπες τους και δεν χρειάζεται να ανησυχούν για τη φροντίδα δύο συσκευών.

Προτίμηση:Εάν ο Τζον αρέσει τα iPhone και η Τζέιν αρέσει τα Android, και οι δύο μπορούν ευτυχώς να χρησιμοποιούν το προτιμώμενο σύστημά τους. Δεν χρειάζεται να μάθουν νέα συστήματα. Συχνά, εάν η εταιρεία σας πληρώνει για την εγκατάσταση του Microsoft Office ή του Photoshop ή οποιουδήποτε λογισμικού χρειάζεται ο εργαζόμενος για εργασία σε προσωπικό φορητό υπολογιστή ενός υπαλλήλου, ο εργαζόμενος είναι ευτυχής που διαθέτει το λογισμικό για προσωπική εργασία.

Αποδοτικότητα: Οι εργαζόμενοι δεν έχουν καμπύλη μάθησης για νέο εξοπλισμό, επειδή ήδη καταλαβαίνουν πώς να χρησιμοποιούν τις δικές τους ηλεκτρονικές συσκευές. Μπορούν να μπουν στην πρώτη ημέρα για άμεση παραγωγικότητα.

Ενημερωμένη τεχνολογία: Είναι μια τεράστια δαπάνη για κάθε εταιρεία να ενημερώνει τον εξοπλισμό, αλλά οι υπάλληλοι συχνά έχουν περισσότερο κίνητρο να πληρώσουν για να αντικαταστήσουν το προσωπικό τους τηλέφωνο ή φορητό υπολογιστή με την τελευταία διαθέσιμη συσκευή.

Μειονεκτήματα μιας πολιτικής BYOD

Σύνθετη υποστήριξη πληροφορικής: Εάν κάθε υπάλληλος έχει έναν τυπικό υπολογιστή, tablet και τηλέφωνο, είναι ευκολότερο για το τμήμα πληροφορικής να υποστηρίζει και να διορθώνει τις συσκευές. Εάν ο καθένας έχει τη δική του συσκευή, μπορεί να γίνει πολύ πιο περίπλοκο να διατηρεί τη λειτουργία των ηλεκτρονικών. Εάν πρέπει να εγκαταστήσετε προσαρμοσμένο λογισμικό, θα λειτουργεί σε όλες τις συσκευές; Τι γίνεται αν η Jane δεν είναι πρόθυμη να ενημερώσει το laptop της; Τι γίνεται αν ο John θέλει να τρέξει Linux ενώ όλοι οι άλλοι χρησιμοποιούν Windows;

Υψηλότεροι κίνδυνοι ασφαλείας: Τι είδους δεδομένα δημιουργεί και χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας; Είναι εύκολο να δημιουργήσετε κανόνες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι πρέπει να χρησιμοποιούν συσκευές της εταιρείας, αλλά δεν είναι τόσο εύκολο να πείτε στους υπαλλήλους σας ότι δεν μπορούν να αφήσουν το 13χρονο παιδί τους να γράψει ένα σχολικό χαρτί στο δικό τους φορητό υπολογιστή. Τι πρόκειται να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία της εταιρείας σας διατηρούνται ασφαλή;

Επίσης, όταν οι υπάλληλοι εγκαταλείπουν την εταιρεία, θα θελήσετε να καταργήσετε τυχόν εμπιστευτικές πληροφορίες από οποιαδήποτε συσκευή υπαλλήλου. Όμως, δεν θέλετε να διαγράψετε τα προσωπικά τους στοιχεία. Κανείς δεν είναι ευχαριστημένος αν πείτε: "Πρέπει να σκουπίσει όλες τις φωτογραφίες και τα έγγραφά σας από τον υπολογιστή για να βεβαιωθείτε ότι δεν λαμβάνετε εμπιστευτικές πληροφορίες."

Πιθανή απώλεια απορρήτου: Θα πρέπει να καθορίσετε πώς θα διασφαλίσετε τις εμπιστευτικές πληροφορίες της εταιρείας σας προτού ένας υπάλληλος συμφωνήσει να χρησιμοποιήσει τον εξοπλισμό του για εργασία. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει με σαφήνεια, από την αρχή, τι θα κάνετε με τις διαβαθμισμένες πληροφορίες στη συσκευή ή ότι θα έχετε προβλήματα όταν αποχωρεί ένας υπάλληλος.

Εάν η Jane είναι πωλητής που χρησιμοποιεί τον προσωπικό της αριθμό τηλεφώνου για επαγγελματικούς σκοπούς όταν παραιτείται και μετακινείται στον ανταγωνιστή σας, όλοι οι πελάτες της εξακολουθούν να έχουν τον αριθμό τηλεφώνου της στα αρχεία τους.

Όταν τηλεφωνήσουν, θα απαντήσει και η Jane θα έχει πολύ πιο εύκολο χρόνο να μεταφέρει αυτούς τους πελάτες στη νέα της εταιρεία. Ακόμα κι αν η Jane υπέγραψε συμφωνία μη ανταγωνισμού, εάν οι πελάτες έρθουν στη Jane, δεν μπορείτε να τους σταματήσετε νόμιμα. Όσο η Τζέιν δεν ακολουθεί τους πελάτες, είναι ξεκάθαρη.

Συμπεράσματα σχετικά με τις πολιτικές BYOD

Μια πολιτική BYOD μπορεί να λειτουργήσει καλά για μικρότερες εταιρείες. Ωστόσο, είναι σοφό να μην λαμβάνετε την απόφαση αποκλειστικά με βάση τους παράγοντες ευκολίας και κόστους. Σκεφτείτε πώς μια πολιτική BYOD θα έχει αντίκτυπο στην επιχείρησή σας και σκεφτείτε τι θέλουν οι υπάλληλοί σας. Κοιτάξτε το μέλλον και λάβετε αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο χειρισμού των συσκευών όταν ένας υπάλληλος εγκαταλείπει τον οργανισμό σας.

--------------------------------------

Η Suzanne Lucas είναι ανεξάρτητη δημοσιογράφος που ειδικεύεται στο ανθρώπινο δυναμικό. Το έργο της Suzanne έχει παρουσιαστεί σε δημοσιεύσεις σημειώσεων, συμπεριλαμβανομένων των Forbes, CBS, Business Insideρ, και το Yahoo.