Περιεχόμενα αρχείου I-9

Περιεχόμενο

• Φόρμα I-9 Απαιτήσεις
• Αποθήκευση συμπληρωμένων εντύπων I-9
• I-9 Έρευνα αρχείων και κυρώσεις
• Συμπέρασμα

Το έντυπο I-9, Επαλήθευση καταλληλότητας απασχόλησης, είναι η φόρμα που απαιτείται από το Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας, τις Υπηρεσίες Ιθαγένειας και Μετανάστευσης των ΗΠΑ (USCIS), για να τεκμηριωθεί η επιλεξιμότητα για απασχόληση στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ως εργοδότης, πρέπει να συμπληρώσετε μια φόρμα I-9 για κάθε υπάλληλο που προσλαμβάνετε.

Φόρμα I-9 Απαιτήσεις

Όλοι οι εργαζόμενοι, πολίτες και μη πολίτες, που προσλήφθηκαν μετά τις 6 Νοεμβρίου 1986, πρέπει να συμπληρώσουν την Ενότητα 1 του εντύπου Ι-9 κατά τη στιγμή της μίσθωσης. Ο εργοδότης είναι υπεύθυνος να διασφαλίσει ότι η Ενότητα 1 του Έντυπου Ι-9 συμπληρώνεται έγκαιρα και σωστά από τον εργαζόμενο.

Ο εργοδότης πρέπει επίσης να ελέγξει την επαλήθευση της απασχόλησης και να διασφαλίσει ότι οι ενότητες 2 και 3 του εντύπου Ι-9 συμπληρώνονται σωστά. Οι εργοδότες πρέπει να συμπληρώσουν την Ενότητα 2 του εντύπου Ι-9 εξετάζοντας από πρώτο χέρι αποδεικτικά στοιχεία - μόνο πρωτότυπα, μη λήξει έγγραφα - της ταυτότητας και της επιλεξιμότητας της απασχόλησης εντός τριών εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης.

Ο εργαζόμενος πρέπει να είναι σωματικά παρών και τα πρωτότυπα έγγραφά του πρέπει να επανεξετάζονται αυτοπροσώπως. Ο υπάλληλος που ελέγχει τα πρωτότυπα έγγραφα πρέπει να υπογράψει την Ενότητα 2 του I-9.

Η φόρμα επαληθεύει ότι έχετε ελέγξει δύο εγκεκριμένες μορφές αναγνώρισης που αποδεικνύουν ότι ο υπάλληλος είναι νομικά εξουσιοδοτημένος να εργάζεται στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Οι εργοδότες ή οι εξουσιοδοτημένοι αντιπρόσωποί τους πρέπει να συμπληρώσουν την Ενότητα 3 όταν επιβεβαιώνουν ότι ένας εργαζόμενος είναι επιλέξιμος για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Κατά την πρόσληψη ενός εργαζομένου εντός τριών ετών από την ημερομηνία αρχικής ολοκλήρωσης του I-9, οι εργοδότες έχουν την επιλογή να συμπληρώσουν μια νέα φόρμα I-9 ή να συμπληρώσουν την Ενότητα 3.

Περιοδικά, πρέπει να ελέγχετε τα έντυπα I-9 για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρωμένο έντυπο για κάθε υπάλληλο. Πρέπει να ελέγξετε για την ακρίβεια και την πληρότητα και να αποθηκεύσετε αποδεικτικά στοιχεία για τον έλεγχο και για οποιαδήποτε εκπαίδευση που έχουν λάβει τα μέλη του προσωπικού που συμπληρώνουν ή αποθηκεύουν τα I-9. Επομένως, είναι σημαντικό να φυλάσσετε όλους τους υπαλλήλους I-9 και τα συνοδευτικά έγγραφα σε ξεχωριστό αρχείο προσωπικού.

Αποθήκευση συμπληρωμένων εντύπων I-9

Η κυβέρνηση μπορεί να επιθεωρήσει αυτές τις φόρμες για συμμόρφωση. Εάν οι κυβερνητικοί υπάλληλοι το κάνουν, δεν θέλετε να τους επιτρέψετε την πρόσβαση στα αρχεία προσωπικού προσωπικού των υπαλλήλων σας και στις εμπιστευτικές πληροφορίες που περιέχουν. Επομένως, προς το συμφέρον της εμπιστευτικότητας των εργαζομένων και της περιορισμένης πρόσβασης, απομονώστε τον υπάλληλό σας I-9 σε έναν φάκελο που είναι ειδικά αφιερωμένος στον χώρο αποθήκευσης I-9.

Αυτό προστατεύει το απόρρητο των υπαλλήλων σας και επίσης σώζει τον εργοδότη από το ενδεχόμενο να απαντήσει σε επιπλέον ερωτήσεις που εγείρονται από το περιεχόμενο του αρχείου προσωπικού των εργαζομένων. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να αποφύγετε το άνοιγμα της εταιρείας σας σε αυξημένη έρευνα από υπαλλήλους της USCIS.

I-9 Έρευνα αρχείων και κυρώσεις

Σύμφωνα με το νόμο, στους εργοδότες παρέχονται τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες για την παραγωγή των εντύπων I-9. Συχνά, το ICE θα ζητήσει από τον εργοδότη να παρέχει δικαιολογητικά έγγραφα, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν αντίγραφο της μισθοδοσίας, λίστα των τρεχόντων υπαλλήλων, Καταστατικά και άδειες επιχειρήσεων.

Εάν εντοπιστούν τεχνικές ή διαδικαστικές παραβιάσεις, ο εργοδότης έχει 10 εργάσιμες ημέρες για να διορθώσει. Ο εργοδότης μπορεί επίσης να επιβληθεί πρόστιμο για ουσιαστικές παραβιάσεις ή ελλιπείς διορθώσεις.

Συμπέρασμα

Λόγω των προσπαθειών επιβολής του ICE, οι εργοδότες αντιμετωπίζουν όλο και περισσότερο ποινικές κατηγορίες που επιβάλλονται στους διευθυντές, τους ιδιοκτήτες και τα μέλη του ανθρώπινου δυναμικού (Ανθρώπινου Δυναμικού) για αποτυχία συμπλήρωσης και αποθήκευσης των εντύπων I-9 για κάθε εργαζόμενο. Οι επιχειρήσεις έχουν λάβει ολοένα και περισσότερα πρόστιμα και απαλλάσσονται. Είναι επομένως επιτακτική ανάγκη οι εργοδότες να δώσουν προτεραιότητα στη διασφάλιση ότι αυτά τα έντυπα συμπληρώνονται, συντηρούνται και αποθηκεύονται με ακρίβεια για την προστασία της εταιρείας και των υπαλλήλων της από κυρώσεις, οι οποίες μπορεί να είναι δαπανηρές.