Λίστα δεξιοτήτων και αρμοδιότητες βοηθού γραφείου

Περιεχόμενο

• Ευθύνες εργασίας βοηθού γραφείου
• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις λίστες δεξιοτήτων
• Κορυφαίες δεξιότητες βοηθού γραφείου

Οι θέσεις βοηθού γραφείου (παρόμοιες με τους προσωπικούς βοηθούς) βρίσκονται σε όλους τους κλάδους και μοιράζονται ένα αρκετά μεγάλο σύνολο δεξιοτήτων. Οι βοηθοί γραφείου είναι μερικές φορές γνωστοί ως γραμματείς ή διοικητικοί βοηθοί, αλλά αυτό που κάνουν είναι βοήθεια στη λειτουργία ενός γραφείου. Είτε το γραφείο ανήκει σε δικηγορικό γραφείο, ιατρική πρακτική, εκπαιδευτικό ίδρυμα ή εταιρεία, οι ανάγκες είναι παρόμοιες. κάποιος πρέπει να αρχειοθετεί αρχεία, να διατηρεί χρονοδιαγράμματα και να φροντίζει για την τακτική επικοινωνία εκ μέρους των ατόμων που χρησιμοποιούν το γραφείο. Ότι κάποιος θα μπορούσε να είναι εσύ.

Ευθύνες εργασίας βοηθού γραφείου

Ενώ οι θέσεις βοηθού γραφείου είναι γενικά παρόμοιες μεταξύ τους, η εργασία παραμένει μεταβλητή - διαφέρει από μέρα σε μέρα, παρά από γραφείο σε γραφείο. Σήμερα μπορεί να ενεργήσετε ως ρεσεψιονίστ, αύριο ίσως χρειαστεί επισκευή του εκτυπωτή και την επόμενη μέρα, θα πρέπει να φέρετε ολόκληρο το ντουλάπι αρχειοθέτησης στον 21ο αιώνα. Θα χρειαστείτε ένα πολύ ευρύ σύνολο δεξιοτήτων για να πετύχετε.

Οι βοηθοί γραφείου είναι από τους σπουδαίους ήρωες του επιχειρηματικού κόσμου, γιατί όταν κάνετε τη δουλειά σας σωστά, κανείς δεν παρατηρεί - το γραφείο φαίνεται να λειτουργεί. Αλλά μερικοί άνθρωποι απολαμβάνουν τη γρήγορη αλλά ευέλικτη δουλειά, την αίσθηση ότι βρίσκονται στην καρδιά όλων. Και ένας καλός γραμματέας μπορεί να βρει δουλειά σχεδόν οπουδήποτε, σε οποιοδήποτε είδος οργανισμού.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τις λίστες δεξιοτήτων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λίστες δεξιοτήτων καθ 'όλη τη διαδικασία αναζήτησης εργασίας. Πρώτον, τα ονόματα αυτών των δεξιοτήτων λειτουργούν ως λέξεις-κλειδιά, οπότε χρησιμοποιήστε όσα περισσότερα μπορείτε όταν γράφετε το βιογραφικό σας. Μην βασίζεστε στην πρόσληψη εποπτικών αρχών για να καταλάβετε ότι έχετε αυτό που θέλουν, πείτε τους απευθείας.

Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ίδιες λέξεις-κλειδιά στη συνοδευτική επιστολή σας. Εστιάστε συγκεκριμένα σε αυτά που ενδιαφέρεται περισσότερο ο υποψήφιος εργοδότης σας. Θα πρέπει να κάνετε την έρευνά σας, επειδή ενώ οι εργασίες βοηθού γραφείου είναι συχνά παρόμοιες, η πρόσληψη εποπτικών αρχών διαφέρει στις προτεραιότητές τους. Η περιγραφή της εργασίας θα περιλαμβάνει πιθανώς μια λίστα απαιτούμενων δεξιοτήτων. Δώστε προσοχή σε αυτό.

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συζήτηση για να σχεδιάσετε τη συνέντευξή σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ετοιμάσει τουλάχιστον ένα παράδειγμα για μια φορά που επιδείξατε δεξιότητες από κάθε κατηγορία που αναφέρεται εδώ.

Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αναθεωρήσετε τις λίστες δεξιοτήτων που αναγράφονται ανά εργασία και τύπους δεξιοτήτων.

Κορυφαίες δεξιότητες βοηθού γραφείου

Λεκτικές δεξιότητες επικοινωνίας: Η επικοινωνία είναι μια κρίσιμη μαλακή ικανότητα για έναν βοηθό γραφείου. Θα πρέπει να αλληλεπιδράσετε με τον προϊστάμενό σας, το προσωπικό του γραφείου, τους επαγγελματίες που βοηθάτε και ενδεχομένως με πελάτες ή άτομα σε άλλα γραφεία του ίδιου οργανισμού. Όλοι εργάζεστε ομαδικά και είστε ο κύριος κόμβος επικοινωνίας του. Θα πρέπει να είστε χαρούμενοι, χρήσιμοι, καλά ενημερωμένοι, διασκεδαστικοί και καλοί ακροατές κάθε μέρα.

• Απάντηση Τηλέφωνα
• Σχέσεις πελατών
• Επικοινωνία
• Προώθηση τηλεφωνικών κλήσεων
• Λήψη μηνυμάτων
• Δρομολόγηση τηλεφωνικών κλήσεων
• Πίνακας διανομής
• Τηλέφωνο
• Προφορική επικοινωνία

Γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας: Οι περισσότεροι βοηθοί γραφείου γράφουν πολλά. Μπορεί να γράψουν σημειώματα, να συμπληρώσουν φόρμες ή να συντάξουν επιστολές ή email. Ορισμένοι δημιουργούν περιεχόμενο για τον ιστότοπο της εταιρείας ή επεξεργάζονται κείμενο για άλλους. Η σαφής, επαγγελματική γραπτή επικοινωνία είναι απαραίτητη.

• Αλληλογραφία
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
• Ταχυδρομείο
• ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ
• Πληκτρολόγηση
• Επεξεργασίας κειμένου
• Γραπτή επικοινωνία

Φιλικότητα: Ένας βοηθός γραφείου μπορεί να είναι το πρώτο άτομο που βλέπει ένας πελάτης κατά την είσοδό του στο γραφείο. Εάν ο πρωτεύων κάτοχος του γραφείου δεν είναι προς το παρόν, ο βοηθός γραφείου μπορεί να είναι το μόνο άτομο με το οποίο αλληλεπιδρά ο επισκέπτης. Πρέπει να είστε έτοιμοι να χαιρετίσετε κάθε επισκέπτη με ένα χαμόγελο και μια ευγενική λέξη και να τους βοηθήσετε με ό, τι χρειάζονται, στο μέτρο που μπορείτε. Έτσι, οι καλές διαπροσωπικές δεξιότητες είναι αναγκαιότητα.

• Εξυπηρέτηση πελατών
• Κατεύθυνση επισκεπτών
• Εύκαμπτος
• Φιλικός
• Χαιρετίστε τους επισκέπτες
• Διαπροσωπικός
• Θετική στάση
• Αξιοπιστία
• Καλώς ορίσατε Επισκέπτες

Τεχνολογικές δεξιότητες: Παλαιότερα, οι γραμματείς έκαναν πολλές δακτυλογράφηση. Οι καιροί έχουν αλλάξει, όπως και η τεχνολογία, αλλά οι βοηθοί γραφείου μπορούν ακόμα να περιμένουν να περάσουν πολύ χρόνο μπροστά από ένα πληκτρολόγιο. Αντί για μια γραφομηχανή, θα πρέπει να γνωρίζετε τον τρόπο σας για μια ποικιλία εφαρμογών λογισμικού. Η γνώση του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να κάνετε κάποια ελαφριά τεχνική υποστήριξη και πώς να διορθώσετε έναν ανυψωτικό εκτυπωτή δεν βλάπτει ούτε.

• Υπολογιστή
• Υπερτερώ
• Διαδίκτυο
• το γραφείο της Microsoft
• Microsoft Word
• Γρήγορα βιβλία
• Τεχνολογία

Οργάνωση: Οι βοηθοί γραφείου πρέπει να είναι εξαιρετικά οργανωμένοι για να αντιμετωπίζουν αποτελεσματικά τις πολλές εργασίες τους. Θα πρέπει να βοηθήσετε να διατηρήσετε και άλλα άτομα οργανωμένα, από τη διατήρηση ημερολογίων έως τη διατήρηση της τάξης του γραφείου.

• Υποστήριξη από διαχειριστή
• Εφόδια
• Χρέωση
• Ημερολόγια
• Κληρικός
• Εισαγωγή δεδομένων
• Παράδοση αλληλογραφίας
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση
• Αναφορές δαπανών
• Κατάθεση
• Λειτουργίες ρεσεψιόν
• Διαχείριση χρημάτων
• Καθήκοντα γραφείου
• Εξοπλισμός γραφείου
• Απογραφή προμηθειών γραφείου
• Προμήθειες γραφείου
• Υποστήριξη γραφείου
• Οργάνωση
• Έγγραφα
• Αποστολή

Ικανότητες επίλυσης προβλημάτων: Η επίλυση προβλημάτων ή οι δεξιότητες κριτικής σκέψης είναι σημαντικές για οποιονδήποτε βοηθό γραφείου, καθώς θα είστε συχνά το άτομο στο οποίο έρχονται οι άλλοι ερωτήσεις ή ζητήματα.

• Συντονισμός δραστηριοτήτων γραφείου
• Συναντήσεις
• Ικανότητες επίλυσης προβλημάτων
• Απαντήστε σε ερωτήσεις
• Χρονοδρομολόγηση
• Έλεγχος και κατεύθυνση κλήσεων
• ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ
• ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
• Διαχείριση χρόνου
• Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις