Πώς να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό Μητρώο Κινδύνου Έργου

Περιεχόμενο

• Σχεδιασμός Good Risk Register
• Συμπεριλάβετε τα σωστά πεδία
• Πρόσθετα μέτρα
• Αλλη επιλογή
• Φανάρια
• Χαρακτηριστικά ασφαλείας
• Περίληψη προφίλ κινδύνου
• Είναι όλα σχετικά με την επικοινωνία

Η διαχείριση κινδύνων απαιτεί τακτική αναγνώριση νέων κινδύνων, καθώς και επανεξέταση υπαρχόντων κινδύνων και προγραμματισμό δραστηριοτήτων μετριασμού. Πολύ συχνά, ένα μητρώο κινδύνου έργου εξασθενεί στο σύστημα αρχειοθέτησης - δημιουργείται στην αρχή ενός έργου και στη συνέχεια ξεχνά. Αλλά με τον σωστό σχεδιασμό και στρατηγική, είναι δυνατόν να διατηρηθεί ένα αποτελεσματικό, ενημερωμένο μητρώο κινδύνων έργου.

Σχεδιασμός Good Risk Register

Ένας τρόπος ενθάρρυνσης της συμμετοχής στη διαχείριση κινδύνων είναι ο καλός σχεδιασμός μητρώου κινδύνων. Η σωστή μορφή θα κοινοποιήσει γρήγορα το συνολικό επίπεδο κινδύνου στο έργο σε εσάς και σε άλλα μέλη της ομάδας του έργου.

Θα πρέπει να επιτρέπει στους χρήστες να έχουν εύκολη πρόσβαση σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τους μεμονωμένους κινδύνους όταν χρειάζεται. Αυτό, με τη σειρά του, ενθαρρύνει τον καθένα να σκεφτεί σχετικά με τους κινδύνους - εντοπίζοντας νέους καθώς προκύπτουν και παρακολουθεί και αναλαμβάνει δράση για τον μετριασμό των υπαρχόντων κινδύνων.

Συμπεριλάβετε τα σωστά πεδία

Τουλάχιστον, το μητρώο κινδύνου σας πρέπει να περιλαμβάνει ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε κίνδυνο, μια περιγραφή αυτού, τις ενέργειες που πρέπει να ληφθούν ως απόκριση και τον κάτοχο της εργασίας.

Οι περιγραφές θα πρέπει να είναι σύντομες και επίκαιρες. Για παράδειγμα, ένας κίνδυνος που προσδιορίζεται ως "Βλάβη βροχής" μπορεί να περιλαμβάνει αυτήν την περιγραφή: "Η δυνατή βροχή μπορεί να πλημμυρίσει το χωράφι και να προκαλέσει αλλοίωση των καλλιεργειών".

Πρόσθετα μέτρα

Ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε ποσοτικά μέτρα πιθανότητας, αντίκτυπου, συνολικού κινδύνου και υπολειμματικών τιμών μετά τον μετριασμό για πιο επικίνδυνα έργα.

Τα αριθμητικά πεδία που υπολογίζονται αυτόματα μπορούν να σας βοηθήσουν εάν χρησιμοποιείτε μια τεχνική αξιολόγησης κινδύνου όπως η μέθοδος Monte Carlo. Άλλα χρήσιμα πεδία περιλαμβάνουν βασικές ημερομηνίες, κατηγορία κινδύνου, κατηγορία απόκρισης κινδύνου, εγγύτητα, κόστος μετριασμού και κατάσταση.

Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των πεδίων που μπορείτε να συμπεριλάβετε, αλλά μόνο τα βασικά πεδία πρέπει να εμφανίζονται στο επίπεδο προβολής λίστας. Αποφύγετε τους συντριπτικούς χρήστες, τοποθετώντας περιττές λεπτομέρειες στο επίπεδο προβολής λίστας. Στην ιδανική περίπτωση, οι θεατές που χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες μπορούν να κάνουν κλικ στις λεπτομέρειες.

Αλλη επιλογή

Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων εγγραφής κινδύνου για κάθε έργο, έτσι ώστε να μην περιορίζεστε σε ένα τυπικό σύνολο πεδίων. Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο για να παρακολουθείτε τα έργα σας - ιδιαίτερα μικρότερα έργα - θα μπορούσε να είναι πιο αποτελεσματικό για εσάς να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε με λογισμικό όπως το Kahootz ή το Podio. Αυτές οι εφαρμογές μπορούν να διευκολύνουν την προσθήκη εγγράφων και μεγάλων ποσοτήτων κειμένου όταν είναι απαραίτητο.

Φανάρια

Είναι δύσκολο να νικήσουμε το σύστημα φανών για οπτικό αντίκτυπο. Οι χρήστες γνωρίζουν ότι το κόκκινο σημαίνει υψηλό κίνδυνο, το πορτοκαλί σημαίνει μεσαίο κίνδυνο και το πράσινο είναι χαμηλός. Αυτά τα γρήγορα οπτικά στοιχεία βοηθούν τους αναγνώστες να σαρώσουν τις πληροφορίες πιο γρήγορα.

Χαρακτηριστικά ασφαλείας

Ίσως θελήσετε να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή επιτρέποντας σε όλα τα μέλη της ομάδας του έργου και ίσως ορισμένους ενδιαφερόμενους να βλέπουν το μητρώο κινδύνων. Ωστόσο, πρέπει να ορίσετε δικαιώματα πρόσβασης χρήστη έτσι ώστε το μητρώο να μπορεί να επεξεργαστεί μόνο από βασικούς κατόχους κινδύνων και διαχειριστές. Χρειάζεστε ένα ίχνος ελέγχου για το ποιος άλλαξε τι και πότε.

Περίληψη προφίλ κινδύνου

Τα ανώτερα μέλη της ομάδας του έργου και τα ενδιαφερόμενα μέρη ενδέχεται να μην έχουν χρόνο να χωνέψουν την προβολή λίστας για κάθε κίνδυνο. Για αυτούς, ένα συνοπτικό προφίλ κινδύνου δίνει μια γρήγορη εικόνα των συνολικών κινδύνων για το έργο. Απεικονίζει τον αριθμό των κινδύνων σε κάθε πιθανότητα και επίπεδο επιπτώσεων.

Είναι όλα σχετικά με την επικοινωνία

Να θυμάστε ότι ένα μητρώο κινδύνων έργου δεν απαριθμεί απλώς κινδύνους και ενέργειες μετριασμού. Είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας που εμπλέκει τους συναδέλφους σας στη διαχείριση κινδύνων. Το σχέδιό σας πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτόν τον στόχο με διαφορετικές προβολές για διαφορετικά είδη κοινού.