Πώς να μορφοποιήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας με συνοδευτική επιστολή

Περιεχόμενο

• Στοιχεία στοιχείων επικοινωνίας σε συνοδευτική επιστολή
• Υπόδειξη
• Πώς να μορφοποιήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας με συνοδευτική επιστολή
• Βάλτε τα στοιχεία επικοινωνίας στην κορυφή των γραπτών συνοδευτικών επιστολών
• Στοιχεία επικοινωνίας για έναν αιτούντα και την εταιρεία στην οποία απευθύνεται
• Εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας στο κάτω μέρος μιας συνοδευτικής επιστολής μέσω email
• Υπογραφή email
• Βάλτε την προτιμώμενη μέθοδο επαφής σας στο σώμα της συνοδευτικής επιστολής
• Αποθηκεύστε τα στοιχεία επικοινωνίας στα πρότυπα

Όταν δημιουργείτε συνοδευτική επιστολή με την ελπίδα να προσληφθείτε για δουλειά, πρέπει να δώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στον εργοδότη. Η συμπερίληψη των σωστών λεπτομερειών σε μια σαφή και ευανάγνωστη μορφή διευκολύνει τους πιθανούς εργοδότες να φτάσουν - και να προσλάβουν - εσάς.

Στοιχεία στοιχείων επικοινωνίας σε συνοδευτική επιστολή

Θα πρέπει γενικά να προσθέσετε στοιχεία αναγνώρισης κλειδιού για τον εαυτό σας, είτε προετοιμάζετε γραπτή είτε συνοδευτική επιστολή μέσω email. Στην περίπτωση γραπτής επιστολής, θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη.

Οι πληροφορίες σας (τόσο για γραπτές όσο και για ηλεκτρονικές επιστολές) πρέπει να αναφέρουν:

• Ονομα: Προσθέστε το πλήρες όνομά σας.
• Διεύθυνση: Δηλώστε τη διεύθυνση στην οποία ζείτε αυτήν τη στιγμή.
• Τοποθεσία: Συμπεριλάβετε επίσης την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό σας κώδικα.
• Τηλεφωνικοί αριθμοί): Αναφέρετε τον αριθμό στον οποίο μπορείτε να προσεγγίσετε πιο εύκολα. Εάν μπορείτε να φτάσετε σε έναν αριθμό κινητού την ημέρα και έναν αριθμό τηλεφώνου γραφείου οικίας το βράδυ, μπορείτε να επιλέξετε να αναφέρετε και τους δύο αριθμούς - ετικέτα "Κινητό τηλέφωνο" και το άλλο "Βραδινό τηλέφωνο".
• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Αυτό απαιτείται μόνο για γραπτές συνοδευτικές επιστολές. για συνοδευτικά γράμματα email, το ίδιο το email χρησιμεύει ως αρχείο της διεύθυνσης email σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε μια επαγγελματική λαβή για τα στοιχεία επικοινωνίας του email σας, κατά προτίμηση μια παραλλαγή του ονόματος ή των αρχικών σας.
• Προτιμώμενη μέθοδος επικοινωνίας: Υποδείξτε τον γρηγορότερο τρόπο επικοινωνίας μαζί σας από τις διαθέσιμες επιλογές που παρέχετε — είτε πρόκειται για αριθμό κινητού τηλεφώνου είτε για στοιχεία επικοινωνίας μέσω email.

Οι πληροφορίες του παραλήπτη σας (περιλαμβάνονται μόνο σε γραπτές συνοδευτικές επιστολές) πρέπει να περιλαμβάνουν:

• Ονομα: Αυτό θα πρέπει να είναι το πλήρες όνομα του παραλήπτη - συνήθως ο υπεύθυνος τμήματος που είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη. Εάν χρειαστεί, ελέγξτε τον ιστότοπο της εταιρείας ή το LinkedIn για να μάθετε το όνομα του διευθυντή τμήματος. Σε περίπτωση αμφιβολίας, καλέστε την κύρια γραμμή της εταιρείας και ρωτήστε τον ρεσεψιονίστ. Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε το όνομα της επαφής, χρησιμοποιήστε το όνομα του τμήματος στα στοιχεία επικοινωνίας.
• Τίτλος: Προσθέστε τον τίτλο εργασίας του παραλήπτη — για παράδειγμα, "Sales Manager".
• Εταιρία: Αναφέρετε το όνομα της εταιρείας του παραλήπτη.
• Διεύθυνση: Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση της εταιρείας του παραλήπτη.
• Τοποθεσία: Προσθέστε την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα της εταιρείας του παραλήπτη.

Υπόδειξη

Η συμπερίληψη του ονόματος του διευθυντή πρόσληψης σε μια γραπτή συνοδευτική επιστολή μπορεί να τον βοηθήσει να επικοινωνήσει μαζί τους πιο γρήγορα, ειδικά εάν η εταιρεία τους είναι κατακλυσμένη από αλληλογραφία.

Πώς να μορφοποιήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας με συνοδευτική επιστολή

Το πού τοποθετείτε τις πληροφορίες εξαρτάται από το εάν προετοιμάζετε γραπτή ή συνοδευτική επιστολή μέσω email. Αλλά η γενική σειρά των πληροφοριών είναι η ίδια και στις δύο περιπτώσεις.

Βάλτε τα στοιχεία επικοινωνίας στην κορυφή των γραπτών συνοδευτικών επιστολών

Εάν γράφετε συνοδευτική επιστολή για εκτύπωση και αλληλογραφία ή σάρωση και αποστολή σε πίνακα εργασίας, προσθέστε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο μελλοντικός εργοδότης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας στο επάνω μέρος της επιστολής.

Καταγράψτε πρώτα τα στοιχεία επικοινωνίας σας - στην επάνω αριστερή γωνία του εγγράφου. Χρησιμοποιήστε ένα κενό διάστημα και μια σταθερή γραμματοσειρά και μορφοποιήστε το ως τμήμα κειμένου. Συμπεριλάβετε το όνομά σας, τη διεύθυνση του δρόμου, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ξεχωριστές γραμμές ενός διαστήματος.

Προσθέστε ένα κενό διάστημα και, στη συνέχεια, προσθέστε την ημερομηνία του γράμματος, το όνομα, τον τίτλο, την εταιρεία, τη διεύθυνση και την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα του παραλήπτη σε ξεχωριστές γραμμές ενός διαστήματος.

Ακολουθεί ένα δείγμα μορφής πληροφοριών επικοινωνίας για έναν αιτούντα και την εταιρεία στην οποία απευθύνεται.

Στοιχεία επικοινωνίας για έναν αιτούντα και την εταιρεία στην οποία απευθύνεται

Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Η πόλη, η πολιτεία και ο ταχυδρομικός κώδικας
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Ημερομηνία

Ονομα παραλήπτη
Τίτλος παραλήπτη
Εταιρία
Διεύθυνση
Πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικός κώδικας

Εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας στο κάτω μέρος μιας συνοδευτικής επιστολής μέσω email

Το τυπικό επιχειρηματικό στυλ για επικοινωνίες μέσω email είναι διαφορετικό επειδή το μέγεθος της συσκευής όπου ο παραλήπτης βλέπει το γράμμα ενδέχεται να μην επιτρέπει γρήγορη οπτική σάρωση του πλήρους κειμένου με τον τρόπο που κάνει ένα κομμάτι χαρτί. Αντί να αναφέρετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην κορυφή, συμπεριλάβετε τα στην υπογραφή σας. Μην συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας του εργοδότη.

Η υπογραφή σας μπορεί επίσης να παραλείψει τη διεύθυνση του δρόμου και την τοποθεσία σας, εάν προτιμάτε. Αλλά πρέπει να δώσετε το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε σχετικούς συνδέσμους προς τα κοινωνικά σας προφίλ, όπως τον ιστότοπο της επιχείρησής σας ή το προφίλ LinkedIn. Αυτά μπορούν να προσθέσουν βοήθεια για να σας καθιερώσουν ως αρχή στον τομέα σας και να δείξετε τη θέση σας στο επάγγελμά σας.

Ακολουθεί ένα δείγμα προτύπου για στοιχεία επικοινωνίας σε ένα email:

Υπογραφή email

Το όνομα σου
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η διεύθυνση του ιστότοπού σας (χαρτοφυλάκιο ή διεύθυνση URL προφίλ LinkedIn)

Ένα μικρό γραφικό όπως το λογότυπο της επιχείρησης είναι αποδεκτό στην υπογραφή σας, αλλά αποφύγετε τις μεγάλες εικόνες που αποσπά την προσοχή από το κείμενο. Διατηρήστε τα γραφικά απλά και επαγγελματικά.

Βάλτε την προτιμώμενη μέθοδο επαφής σας στο σώμα της συνοδευτικής επιστολής

Δεδομένου ότι θα συμπεριλάβετε περισσότερες από μία μεθόδους επαφής στο πάνω ή κάτω μέρος της επιστολής, είναι σημαντικό να υποδείξετε την προτιμώμενη μέθοδο επικοινωνίας σας στο κύριο κείμενο της επιστολής. Αυτό διευκολύνει τον παραλήπτη να επικοινωνήσει μαζί σας σε μια πηγή που θα ελέγξετε. Για αυτόν τον λόγο, η προτιμώμενη μέθοδος επικοινωνίας σας πρέπει να είναι αυτή που ελέγχετε πιο συχνά.

Εάν στέλνετε μια γραπτή συνοδευτική επιστολή και ελέγχετε συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο την ημέρα, μπορείτε να γράψετε, "Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου κατά τις εργάσιμες ώρες στη διεύθυνση email παραπάνω" στο τέλος της επιστολής πριν από την υπογραφή. Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τελειώστε με αυτήν την πρόταση: "Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου στον αριθμό του κινητού τηλεφώνου μου στην παρακάτω υπογραφή." Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης δεν θα έχει καμία αμφιβολία για το πού θα επικοινωνήσει μαζί σας.

Αποθηκεύστε τα στοιχεία επικοινωνίας στα πρότυπα

Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε την ίδια βασική μορφή παραπάνω κάθε φορά που μοιράζεστε τα στοιχεία αναγνώρισής σας σε ένα γράμμα ή ένα email. Εάν προτιμάτε να στέλνετε συνοδευτικά γράμματα email, αποθηκεύστε κάθε πρότυπο σε ένα αρχείο κειμένου και αντιγράψτε και επικολλήστε το σε συνοδευτικά γράμματα, όπως απαιτείται. Εάν τα στοιχεία επικοινωνίας σας αλλάξουν, θα πρέπει να τα ενημερώσετε μόνο σε ένα μέρος.

Η χρήση ενός σταθερού προτύπου πληροφοριών επαφής θα διασφαλίσει ότι θα αποφύγετε λάθη που μπορούν να οδηγήσουν σε απώλεια επικοινωνίας και να αυξήσουν τις πιθανότητες να ακούσετε ξανά αυτήν τη δουλειά των ονείρων.