Πώς να οργανώσετε μια επιτυχημένη εκδήλωση πολυμέσων

Περιεχόμενο

• Ξεκινήστε με ένα Δελτίο Τύπου
• Παρακολουθήστε τις τηλεφωνικές κλήσεις
• Προγραμματίστε προσεκτικά την ώρα της εκδήλωσής σας
• Μην δοκιμάζετε και κάνετε τα πάντα
• Διευκολύνετε την είσοδο (και έξω)
• Εξετάστε τα Visual
• Μην ξεχάσετε ένα κιτ τύπου
• Βεβαιωθείτε ότι η επαφή πολυμέσων σας είναι διαθέσιμη
• Χρησιμοποιήστε υπαλλήλους με εμπειρία
• Προετοιμάστε τη δήλωσή σας εκ των προτέρων
• Τι γίνεται αν ο δημοσιογράφος δεν εμφανίζεται;

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για την εταιρεία σας να λαμβάνει δωρεάν έκθεση πολυμέσων - συχνά γνωστή ως "κερδισμένα μέσα" - είναι μέσω εκδηλώσεων πολυμέσων. Είτε συνεργάζεστε με αρκετούς χορηγούς για να βοηθήσετε τους λιγότερο τυχερούς, είτε πραγματοποιείτε συνέντευξη τύπου για να ανακοινώσετε την κυκλοφορία ενός προϊόντος, υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να οργανώσετε μια επιτυχημένη εκδήλωση πολυμέσων.

Ξεκινήστε με ένα Δελτίο Τύπου

Η αποστολή του δελτίου τύπου σας θα βοηθήσει τα μέσα μαζικής ενημέρωσης να αποφασίσουν εάν η ιστορία σας αξίζει αρκετά κάλυψη. Γι 'αυτό βοηθά να κρατήσετε το δελτίο τύπου σας απλό και να μην χρησιμοποιείτε ποτέ διαφημιστική εκστρατεία. Σταθμοί και εφημερίδες αναζητούν νέα. δεν ψάχνουν για πωλήσεις.

Έχετε ένα παράθυρο για την αποστολή του δελτίου τύπου σας. Δεν θέλετε να το στείλετε πολύ νωρίς και στη συνέχεια ξεχνιέται ή θάβεται και δεν θέλετε να το στείλετε πολύ αργά όταν άλλες ιστορίες μπορεί να έχουν ήδη ανατεθεί και απλά δεν μπορούν να χωρέσουν στην εκδήλωσή σας Σε γενικές γραμμές, δύο έως τρεις ημέρες πριν από την εκδήλωσή σας είναι αρκετή προειδοποίηση για να επιτρέψετε στον χρόνο του τύπου να προγραμματίσει δημοσιογράφους.

Θέλετε επίσης να είστε σίγουροι ότι συμπεριλαμβάνετε οδηγίες και τυχόν ειδικές οδηγίες στο δελτίο τύπου σας. Εάν η έδρα της εταιρείας σας βρίσκεται σε μία τοποθεσία, αλλά η εκδήλωσή σας βρίσκεται στο εργοστάσιό σας σε απόσταση 30 μιλίων, θα πρέπει να το καταστήσετε σαφές στην κυκλοφορία σας.

Παρακολουθήστε τις τηλεφωνικές κλήσεις

Αφού στείλετε το δελτίο τύπου, μπορείτε να καλέσετε τους συντάκτες στις εφημερίδες ή τους παραγωγούς των τηλεοπτικών σταθμών για να επαληθεύσετε ότι το λαμβάνουν. Αυτό είναι το μόνο που πρέπει να ρωτήσετε.

Θα ανοίξει συχνά τη συνομιλία για να σας πω εάν πιστεύουν ότι θα είναι σε θέση να έρθουν ή όχι. Αλλά ακόμα κι αν δεν είναι, δεν θέλετε να ρωτήσετε εάν έρχονται. Θα είναι εκεί αν μπορούν, αλλά δεν θα κάνουν υποσχέσεις.

Μην ξεχνάτε ότι οι ειδησεογραφικές ειδήσεις ή οι βαριές ειδήσεις ενδέχεται να τους εμποδίσουν να έρθουν την τελευταία στιγμή. Δεν θέλετε να τους ενοχλήσετε για να δείτε αν έρχονται, ακόμη και την ημέρα της εκδήλωσης όταν στέκεστε εκεί περιμένοντας να εμφανιστούν δημοσιογράφοι.

Θέλετε επίσης να παρακολουθήσετε την ώρα που πραγματοποιείτε το τηλεφώνημα σας. Κλήση σε δέκα λεπτά πριν από τις 5:00 μ.μ. μπορεί να φαίνεται σαν το τέλος της ημέρας για εσάς, αλλά για έναν παραγωγό που είναι δέκα λεπτά μέχρι μια νυχτερινή εκπομπή ειδήσεων. Οι καλύτερες ώρες για να καλέσετε είναι γενικά περίπου στις 10:00 π.μ. και μεταξύ 1:00 και 2:30 μ.μ.

Προγραμματίστε προσεκτικά την ώρα της εκδήλωσής σας

Όλοι εργάζονται σε προθεσμίες. Οι εφημερίδες έχουν ορίσει τις ώρες που θέτουν το τεύχος της επόμενης ημέρας στο κρεβάτι. Αυτό σημαίνει ότι αν έρθουν στην εκδήλωσή σας στις 5:00 μ.μ. την Πέμπτη, η κάλυψη ενδέχεται να μην εμφανίζεται μέχρι το Σάββατο.

Οι τηλεοπτικοί σταθμοί γενικά έχουν πρωί, μεσημέρι, 5:00, 6:00, 10:00 ή / και 11:00 μ.μ. εκπομπές ειδήσεων κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, ανάλογα με την αγορά της τηλεόρασής σας. Λήψη κάλυψης εάν η εκδήλωση πολυμέσων ξεκινά στις 4:00 μ.μ. μπορεί να είναι πολύ δύσκολο. Δεν θα περάσουν απλώς στο αυτοκίνητο των ειδήσεών τους και θα οδηγήσουν σαν τρελοί για να βγάλουν την ταινία σας στις 5:00. Υπάρχει ένα σενάριο που πρέπει να γραφτεί και μια κασέτα που πρέπει να επεξεργαστεί.

Προγραμματίστε την ώρα της εκδήλωσής σας, ώστε να μην είναι μόνο βολικό για τους δημοσιογράφους, αλλά και να αυξάνετε τις πιθανότητές σας για άμεση έκθεση.

Μην δοκιμάζετε και κάνετε τα πάντα

Όσο δελεαστικό είναι να γίνετε σκηνοθέτης, μην πείτε στον ρεπόρτερ, τους φωτογράφους ή τους βιντεογράφους ποιες λήψεις θέλετε να πάρει. Θέλετε να δημιουργήσετε μια συγκεκριμένη σχέση μαζί τους και να ξεκινήσετε μια σχέση με την εφημερίδα ή τον τηλεοπτικό σταθμό. Δεν θα κερδίσετε κανέναν φίλο λέγοντάς τους πώς να κάνουν τη δουλειά τους.

Διευκολύνετε την είσοδο (και έξω)

Εάν διοργανώνετε την εκδήλωση στο εργοστάσιο των 50.000 τετραγωνικών ποδιών και η περιοχή που επιτρέπετε στα μέσα είναι στο πίσω μέρος του κτιρίου, δώστε τους όσο το δυνατόν πιο εύκολη πρόσβαση. Μην τους αφήσετε να σταθμεύσουν στο μπροστινό μέρος του κτηρίου και στη συνέχεια τραβήξτε τον εξοπλισμό τους μέχρι το πίσω μέρος αν μπορείτε να το βοηθήσετε. Εάν υπάρχει τρόπος να οδηγείτε προς τα πίσω, ενημερώστε τα μέσα ενημέρωσης σχετικά με τις οδηγίες οδήγησης στο δελτίο τύπου σας και επισημάνετε με σαφήνεια τον τρόπο κατά την άφιξή τους.

Θέλετε επίσης να εξετάσετε ποια περιοχή της εγκατάστασής σας είναι αυστηρά εκτός ορίων. Για παράδειγμα, εάν δεν μπορείτε να αποφύγετε έναν μακρύ περίπατο, θέλετε πραγματικά τα μέσα να περπατούν σε ολόκληρο το κτίριό σας με κάμερες; Αυτό δεν σημαίνει ότι θα αρχίσουν να πυροβολούν ό, τι θέλουν. Ωστόσο, πολλές εταιρείες έχουν αυστηρές πολιτικές σχετικά με το πού μπορούν να πάνε κάμερες και μη εργαζόμενοι για ιδιόκτητους λόγους.

Εξετάστε τα Visual

Σκεφτείτε προσεκτικά τα οπτικά σας. Δώστε στα μέσα ενημέρωσης όσο το δυνατόν περισσότερη πρακτική εμπειρία. Μιλώντας για ένα προϊόν για μισή ώρα και στη συνέχεια αναφερόμενος στην εικόνα στο φυλλάδιο είναι κάτι που τα μέσα δεν χρειάζεται καν να εμφανιστούν. Θυμηθείτε, μεταδίδουν τα γραφικά στους πιθανούς πελάτες σας - τους θεατές ή τους αναγνώστες τους - οπότε είναι σημαντικό να έχετε κατά νου το κοινό σας, ώστε να μπορείτε να λάβετε την κάλυψη που χρειάζεστε.

Μην ξεχάσετε ένα κιτ τύπου

Συμπεριλάβετε τις πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωσή σας και δώστε τις στα μέσα ενημέρωσης. Αυτές οι πληροφορίες θα τους βοηθήσουν να γράψουν την ιστορία, αλλά επίσης θα σας βοηθήσουν να έχετε περισσότερο έλεγχο στις ειδήσεις, καθώς τους παρέχετε τις κρίσιμες πληροφορίες.

Βεβαιωθείτε ότι η επαφή πολυμέσων σας είναι διαθέσιμη

Μην ξεχάσετε να διαθέσετε την επαφή πολυμέσων σας για ερωτήσεις. Εάν ένας δημοσιογράφος έχει επιπλέον ερωτήσεις, πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνήσει γρήγορα με την επαφή πολυμέσων σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου της επαφής πολυμέσων και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία επικοινωνίας στο κιτ τύπου σας.

Χρησιμοποιήστε υπαλλήλους με εμπειρία

Δεν χρειάζεται να περιορίσετε τους εκπροσώπους της εκδήλωσής σας στη δική σας επαφή πολυμέσων. Εάν ένας υπάλληλος μπορεί να δώσει ένα καλύτερο soundbite επειδή είχε μεγαλύτερη εμπειρία στην ανάπτυξη και την εργασία με ένα συγκεκριμένο προϊόν, με κάθε τρόπο, να τον διαθέσει για ερωτήσεις.

Προετοιμάστε τη δήλωσή σας εκ των προτέρων

Εάν σκοπεύετε να μιλήσετε στη φωτογραφική μηχανή ή σε έναν δημοσιογράφο εφημερίδων, σκεφτείτε τι θέλετε να πείτε εκ των προτέρων. Μπορεί να βοηθήσει έναν φίλο που δεν είναι εξοικειωμένος με την επιχείρησή σας να διαβάσει το κιτ τύπου σας και να θέσει ερωτήσεις που έχει. Από αυτές τις ερωτήσεις, καθώς και από κάποιες ιδέες, κάντε μια λίστα με απαντήσεις. Δεν θέλετε να ακούσετε πρόβες, αλλά δεν θέλετε να ακούσετε απροετοίμαστους ή να πείτε "Umm ...".

Θέλετε επίσης να εξετάσετε τους διαφορετικούς τύπους μέσων. Η εφημερίδα έχει διαφορετικές ανάγκες από την τηλεόραση και το αντίστροφο. Ένας δημοσιογράφος εφημερίδων μπορεί να σας κάνει ερωτήσεις που είναι πολύ διαφορετικές από έναν δημοσιογράφο τηλεόρασης. Κάθε μέσο έχει διαφορετικούς τρόπους παρουσίασης των ειδήσεών σας, ώστε να χρειάζονται τον τύπο που ταιριάζει καλύτερα στο κοινό τους.

Τι γίνεται αν ο δημοσιογράφος δεν εμφανίζεται;

Ο σταθμός ή η εφημερίδα μπορεί κάλλιστα να στείλει έναν φωτογράφο ή βιντεογράφο αντί δημοσιογράφου. Αυτό δεν σημαίνει ότι η ιστορία σας δεν είναι σημαντική για αυτούς. Δεν θα ήταν εκεί αν δεν σκοπεύουν να δώσουν την κάλυψη της ιστορίας σας, οπότε μεταχειριστείτε όποιον εμφανίζεται πολύ καλά.

Εάν ένας βιντεογράφος τραβάει τα εργαλεία του, μην τους παραδώσετε ένα κιτ τύπου αμέσως. Προσφέρετε να το μεταφέρετε μέχρι να μπορέσουν να πάρουν τα πλάνα που χρειάζονται. Η μεταχείριση τους σαν πολίτης δεύτερης κατηγορίας θα επιστρέψει στο σταθμό και θα μπορούσε να βλάψει τις πιθανότητες μελλοντικής κάλυψης.