Λάβετε απαντήσεις για ερωτήσεις συνέντευξης σχετικά με το χειρισμό του όγκου κλήσεων

Περιεχόμενο

• Παραδείγματα των καλύτερων απαντήσεων
• Σύνθεση των απαντήσεων σας σχετικά με τα τηλεφωνικά συστήματα
• Ποιο τηλεφωνικό σύστημα χρησιμοποιεί η εργασία;
• Ποια τηλεφωνικά συστήματα έχετε χρησιμοποιήσει;
• Ποιες δεξιότητες τηλεφώνου έχετε χρησιμοποιήσει;
• Οι δεξιότητες τηλεφώνου εξυπηρέτησης πελατών που έχετε χρησιμοποιήσει

Όταν υποβάλλετε αίτηση για διοικητική, ρεσεψιονίστ ή άλλη θέση γραφείου, μια τυπική ερώτηση για συνέντευξη εργασίας θα είναι "Είστε άνετα να χρησιμοποιήσετε ένα τηλεφωνικό σύστημα με πολλές γραμμές και να χειριστείτε έναν μεγάλο όγκο τηλεφωνικών κλήσεων;"

Είναι σαφές ότι θέλετε να δηλώσετε ότι είστε άνετοι με πολλές τηλεφωνικές γραμμές. Είναι πιο εύκολο αν έχετε χειριστεί υψηλούς όγκους κλήσεων στο παρελθόν, αλλά ακόμη και αν δεν είχατε αυτήν την εμπειρία, μπορείτε ακόμα να απαντήσετε στην ερώτηση με αυτοπεποίθηση.

Παραδείγματα των καλύτερων απαντήσεων

Ακολουθούν δείγματα απαντήσεων σε συνεντεύξεις που μπορείτε να επεξεργαστείτε για να ταιριάζει στις προσωπικές σας εμπειρίες και ιστορικό:

• Ναι, αισθάνομαι άνετα να χρησιμοποιώ πολλές τηλεφωνικές γραμμές με μεγάλο όγκο κλήσεων και το έκανα στο παρελθόν. Είμαι σε θέση να κρατήσω τις συνομιλίες ξεχωριστές και να αντιμετωπίσω τους πελάτες με φιλικό και αποτελεσματικό τρόπο.
• Δεν έχω χειριστεί άμεσα πολλές τηλεφωνικές γραμμές, αλλά καταλαβαίνω τη σημασία του να είμαι ευγενικός και αποτελεσματικός και είμαι γρήγορος μαθητής.
• Κατανοώ ότι η τηλεφωνική επαφή είναι συχνά η πρώτη αλληλεπίδραση που έχει ένας πελάτης με την εταιρεία και η πρώτη εντύπωση είναι εξαιρετικά σημαντική. Είναι ζωτικής σημασίας να διατηρείτε πάντα φιλικό, επαγγελματικό τρόπο στο τηλέφωνο.

Σύνθεση των απαντήσεων σας σχετικά με τα τηλεφωνικά συστήματα

Ξεκινήστε εξετάζοντας την περιγραφή της θέσης για την οποία έχετε υποβάλει αίτηση και αντιστοιχίζοντας τα προσόντα σας με την εργασία. Είναι σε θέση να παραδώσει κανείς έναν υψηλό όγκο κλήσης εάν οι απαιτήσεις; Εάν ναι, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι ο ερευνητής θα ρωτήσει για την ικανότητά σας να χειριστείτε όλες αυτές τις κλήσεις. Ακόμα κι αν οι απαιτήσεις δεν αναφέρουν ρητά τη δυνατότητα χειρισμού μεγάλου αριθμού τηλεφωνικών κλήσεων, μπορείτε να στοιχηματίσετε ότι θα εμφανιστεί ούτως ή άλλως κατά τη διάρκεια της συνέντευξης.

Κοιτάξτε τις τρέχουσες και τις προηγούμενες εργασίες σας και δημιουργήστε μια λίστα με τα τηλεφωνικά συστήματα που έχετε χρησιμοποιήσει. Σκεφτείτε επίσης οποιεσδήποτε μη αμειβόμενες ή εθελοντικές δουλειές, φοιτητικές και εκπαιδευτικές εργασίες που είχατε εκεί που απαντήσατε στο τηλέφωνο. Ίσως θελήσετε να σημειώσετε σχετικά με τα τηλέφωνα για κάθε στοιχείο στο βιογραφικό σας για να βοηθήσετε στην καθοδήγηση των απαντήσεων στη συνέντευξή σας.

Ποιο τηλεφωνικό σύστημα χρησιμοποιεί η εργασία;

Μπορεί να θέλετε να κάνετε λίγη έρευνα πριν από τη συνέντευξη για να δείτε ποιο τηλεφωνικό σύστημα χρησιμοποιείται στο γραφείο. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε για μια απάντηση στην ερώτηση. Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει αυτό το συγκεκριμένο σύστημα, το γεγονός ότι διερευνήσατε πώς λειτουργεί θα πρέπει να έχει καλή εντύπωση στον ερευνητή.

Αλλά πώς ξέρετε ποιο σύστημα χρησιμοποιούν; Θα μπορούσατε να ρωτήσετε το άτομο που οργανώνει τη συνέντευξη μαζί σας. Θα πρέπει επίσης να σημειώσετε ποια τηλέφωνα χρησιμοποιούνται κατά την άφιξή σας στη συνέντευξη (εάν μπορείτε να τα δείτε). Δώστε προσοχή στον τρόπο απάντησης του τηλεφώνου εάν πραγματοποιήσετε μια κλήση για επιβεβαίωση του χρόνου και του τόπου της συνέντευξης, που θα σας δώσει πληροφορίες σχετικά με το τι θα αναμένεται.

Ακολουθεί μια λίστα με ερωτήσεις που μπορείτε να περιμένετε για τις εμπειρίες σας με τα τηλεφωνικά συστήματα:

Ποια τηλεφωνικά συστήματα έχετε χρησιμοποιήσει;

Υπάρχουν πολλά συστήματα και ίσως να μην θυμάστε ποια από αυτά χρησιμοποιήσατε. Θα μπορούσατε να επικοινωνήσετε με τους προηγούμενους εργοδότες ή τους συναδέλφους σας και να ρωτήσετε. Αναμένεται να σας ζητηθεί οποιαδήποτε από τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Ποιες μάρκες ήταν;
• Ποια μοντέλα τηλεφώνων έχετε χρησιμοποιήσει;
• Πόσες τηλεφωνικές γραμμές χειριστήκατε σε κάθε μία;
• Ποιος ήταν ο συνηθισμένος όγκος κλήσεων κάθε μέρα;
• Πόσο συχνά είχατε περισσότερους από έναν καλούντες ταυτόχρονα;
• Χρησιμοποιήσατε ακουστικά;
• Χρησιμοποιήσατε ένα μεγάφωνο;
• Χρησιμοποιήσατε τηλεφωνικό σύστημα διασκέψεων;
• Χρησιμοποιήσατε ένα σύστημα τηλεφώνου βίντεο;

Ποιες δεξιότητες τηλεφώνου έχετε χρησιμοποιήσει;

Ίσως θελήσετε να αγγίξετε το βιογραφικό σας για να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε από αυτές τις δεξιότητες, εάν τις έχετε. Επιπλέον, ο ερευνητής σας μπορεί να ρωτήσει για αυτές τις δεξιότητες:

• Σε αναμονή καλούντων
• Έλεγχος κλήσεων για επόπτη
• Πραγματοποίηση κλήσεων για επόπτη
• Μεταφορά και προώθηση κλήσεων
• Κλήσεις συνδιάσκεψης - ρύθμιση, τοποθέτηση, διαχείριση, συμμετοχή σε αυτές
• Διαχείριση φωνητικού ταχυδρομείου
• Λήψη μηνυμάτων

Οι δεξιότητες τηλεφώνου εξυπηρέτησης πελατών που έχετε χρησιμοποιήσει

Ο χειρισμός ενός μεγάλου όγκου κλήσεων περιλαμβάνει περισσότερα από το πάτημα των σωστών κουμπιών. Θα πρέπει να εκφράσετε πόσο καλά μπορείτε να χειριστείτε και τους καλούντες. Σκεφτείτε αυτές τις δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών πριν πάτε στη συνέντευξή σας:

• Αντιμετωπίζοντας θυμωμένους ή απογοητευμένους καλούντες
• Τηλεφωνική γραμμή πρώτης γραμμής για μεγάλο γραφείο, μεταφέροντας καλούντες στις επαφές τους
• Χρήση κατάλληλων επιχειρηματικών τρόπων και γλώσσας στο τηλέφωνο
• Ευγενικός και σεβαστός χειρισμός κλήσεων προς και από ανώτερα στελέχη και πελάτες υψηλού επιπέδου