Ποιες πληροφορίες αποθηκεύονται στα ιατρικά αρχεία υπαλλήλων;
Περιεχόμενο
Το ιατρικό αρχείο των εργαζομένων είναι το αποθετήριο για οτιδήποτε έχει να κάνει με την υγεία, τα οφέλη για την υγεία, την άδεια που σχετίζεται με την υγεία των εργαζομένων και τις επιλογές και την κάλυψη παροχών για τον υπάλληλο. Ο εργοδότης διατηρεί ένα ιατρικό αρχείο ξεχωριστά για κάθε εργαζόμενο. Το περιεχόμενο αυτών των αρχείων δεν αναμιγνύεται ποτέ με κανένα άλλο αρχείο υπαλλήλου, όπως το αρχείο προσωπικού.
Δεδομένου ότι το ιατρικό αρχείο περιέχει ευαίσθητες και εμπιστευτικές πληροφορίες, πρέπει να βρίσκεται σε ασφαλή, κλειδωμένη και απρόσιτη τοποθεσία. Το ντουλάπι αρχείων που φιλοξενεί τα ιατρικά αρχεία των υπαλλήλων θα πρέπει επίσης να κλειδώσει και το προσωπικό HR να έχει τα μόνα κλειδιά. Η πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων περιορίζεται μόνο στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού.
Ο νόμος περί φορητότητας και ευθύνης για την ασφάλιση υγείας του 1996 (HIPAA) απαιτεί από τους εργοδότες να προστατεύουν τα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων ως εμπιστευτικά. τα ιατρικά αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται ξεχωριστά και εκτός από άλλα επαγγελματικά αρχεία. Ποτέ μην αποθηκεύετε ιατρικά αρχεία υπαλλήλων στο αρχείο γενικού προσωπικού του υπαλλήλου.
Λόγω της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών, τα αρχεία πρέπει να είναι απομονωμένα από αρχεία στα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση υπάλληλοι, όπως εποπτικές αρχές ή διαχειριστές. (Στην πραγματικότητα, αυτό συνιστάται επίσης για αρχεία προσωπικού εν γένει — δώστε πρόσβαση μόνο στο προσωπικό HR.)
Περιεχόμενα του ιατρικού φακέλου εργαζομένων
Αυτοί είναι οι τύποι αντικειμένων που πρέπει να αποθηκευτούν με ασφάλεια στο ιατρικό αρχείο του υπαλλήλου. Εάν έχετε αμφιβολίες, λάθος από την πλευρά της προστασίας των ιατρικά σχετικών πληροφοριών των υπαλλήλων σας.
- Αιτήσεις και έντυπα ασφάλισης υγείας
- Αιτήσεις και έντυπα ασφάλισης ζωής
- Καθορισμένες πληροφορίες δικαιούχου
- Αιτήσεις για οποιοδήποτε άλλο επίδομα υπαλλήλου που ενδέχεται να απαιτούν ιατρικές πληροφορίες, όπως ασφάλιση όρασης
- Αιτήσεις για αμειβόμενα ή μη αμειβόμενα ιατρικά φύλλα απουσίας
- Εκθέσεις Family Medical and Leave Act (FMLA) και σχετικές εφαρμογές και έγγραφα
- Έγγραφα FMLA με υπογραφή ιατρού
- Τεκμηρίωση σχετικά με τις ασθένειες ενός μέλους της οικογένειας ή ενός παιδιού για το οποίο υποβάλλετε αίτηση για χρόνο FMLA για παροχή συνεχούς φροντίδας
- Ιατρικά σχετικά έγγραφα άδειας για υπαλλήλους που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για άδεια FMLA
- Εξετάσεις, σημειώσεις, αλληλογραφία και συστάσεις γιατρού
- Ιατρικές σχετικές δικαιολογίες για απουσία ή καθυστέρηση από γιατρό
- Περιορισμοί ιατρικής εργασίας με τεκμηρίωση από τον προτεινόμενο ιατρό
- Αναφορές ατυχημάτων και τραυματισμών, συμπεριλαμβανομένων των απαιτούμενων από το OSHA εγγράφων
- Αναφορές αποζημίωσης εργαζομένων για τραυματισμό ή ασθένεια
- Οποιαδήποτε άλλη μορφή ή έγγραφο που περιέχει ιδιωτικές ιατρικές πληροφορίες για έναν υπάλληλο
Εάν διατηρήσετε αυτά τα αρχεία εμπιστευτικά, οι υπάλληλοί σας θα σας εμπιστευθούν και θα διατηρήσετε το πνεύμα και τη σημασία του νόμου.
Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από ένα παγκόσμιο κοινό και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.
