Οι πρακτικές διαχείρισης συσκέψεων συμβάλλουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας

Περιεχόμενο

• Κλειδί διαχείρισης σύσκεψης - Stand PAT
• Ξεκινήστε τις συναντήσεις σας εγκαίρως
• Κρατήστε τη συνάντηση στο θέμα
• Διατήρηση και διανομή σημειώσεων / πρακτικών συσκέψεων
• Η κατώτατη γραμμή

Αφιερώνουμε μεγάλο μέρος της επαγγελματικής μας ζωής σε συναντήσεις. Σε πολλές περιπτώσεις, οι κακές πρακτικές διαχείρισης συσκέψεων έχουν ως αποτέλεσμα την μη παραγωγική χρήση του χρόνου των συμμετεχόντων. Σε ένα σχετικό άρθρο, προσφέρουμε οδηγίες για τη μετατροπή πέντε κοινών σεναρίων συναντήσεων σε παραγωγικά γεγονότα. Ακολουθούν πρόσθετες ιδέες για την υποστήριξη της ενίσχυσης της χρησιμότητας, της παραγωγικότητας και του αντίκτυπου των συσκέψεων.

Κλειδί διαχείρισης σύσκεψης - Stand PAT

Μερικοί διευθυντές απασχολούν έναν P.A.T. προσέγγιση στις συναντήσεις, που απαιτούν Πσκοπός, ένα ΕΝΑγέντα, και α Τimeframe. Ο οπλισμός των συμμετεχόντων με αυτά τα κρίσιμα σημεία περιβάλλοντος πριν από τη συνεδρία διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι εμφανίζονται έτοιμοι να συμμετάσχουν και να υποστηρίξουν τη συνολική πρόθεση της συνάντησης. Ένα σαφές P.A.T. Το περίγραμμα συμβάλλει στη διασφάλιση μιας παραγωγικής περιόδου.

Θα πρέπει να μπορείτε να ορίσετε το σκοπό της σύσκεψης σε 1 ή 2 προτάσεις το πολύ. "Αυτή η συνάντηση πρόκειται να προγραμματίσει τη νέα καμπάνια μάρκετινγκ" ή "αυτή η συνάντηση είναι να εξετάσει τη νέα πολιτική αποστολής για τον χειρισμό επιστροφών." Ο σκοπός διασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν γιατί βρίσκονται εκεί, τι πρέπει να γίνει και πώς να καθοδηγήσουν την πρόοδο και να οδηγήσουν σε ένα συμπέρασμα.

Ορίστε μια ημερήσια διάταξη. Αναφέρετε τα στοιχεία που πρόκειται να αναθεωρήσετε / συζητήσετε / επιθεωρήσετε. Θέλουμε να ορίσουμε ένα χρονικό όριο σε κάθε θέμα της ατζέντας (βλ. Παρακάτω) και να προσδιορίσουμε το άτομο που είναι υπεύθυνο για τον συντονισμό της συζήτησης. Ορίστε ένα χρονικό πλαίσιο. τουλάχιστον ορίστε μια ώρα έναρξης και λήξης. Συνιστούμε επίσης να ορίσετε μια διάρκεια για κάθε στοιχείο στην ημερήσια διάταξη. Αυτά πρέπει να αντιστοιχούν στο συνολικό χρονικό πλαίσιο της σύσκεψης.

Ξεκινήστε τις συναντήσεις σας εγκαίρως

Εάν εργάζεστε σε έναν από αυτούς τους πολιτισμούς όπου οι άνθρωποι μπαίνουν σε συναντήσεις μέχρι πέντε ή δέκα λεπτά μετά την προγραμματισμένη ώρα έναρξης, είναι καιρός να ξεκινήσετε μια νέα τάση. Μία εταιρεία ενθαρρύνει τους διευθυντές της να κλείσουν την πόρτα στην προγραμματισμένη ώρα έναρξης και όσοι αργούν δεν είναι ευπρόσδεκτοι να παρευρεθούν. Παρόλο που αυτό μπορεί να είναι πιο δρακόντειο από ό, τι σας ενδιαφέρει να δράσετε, δεν θα πρέπει να έχετε αμφιβολίες σχετικά με την παραγγελία της συνάντησης, τον έλεγχο του σκοπού και την επιβεβαίωση των προσδοκιών και του χρόνου.

Μην περιμένετε να εμφανιστούν οι κακοποιοί. Όταν κάποιος φτάσει αργά, μην επιστρέψετε και ελέγξτε τι έχει ήδη καλυφθεί. Συνεχίστε με τα θέματα της συνάντησής σας. Αυτό θα είναι αμήχανο για τον αγωνιστικό και θα βελτιώσει τις πιθανότητες να φτάσει εγκαίρως στην επόμενη συνάντηση.

Εάν ο διοργανωτής / χορηγός της σύσκεψης δεν εμφανίζεται εγκαίρως, θεωρήστε τη συνάντηση ακυρωμένη και επιστρέψτε στη δουλειά. Μια περίοδος αναμονής πέντε έως επτά λεπτών είναι λογική. Οι πιθανότητες είναι ότι ο διοργανωτής της συνάντησης αντιμετώπισε μια απροσδόκητη δυσκολία και θα προτιμούσε να μην χάνετε το χρόνο σας περιμένοντας.

Κρατήστε τη συνάντηση στο θέμα

Μια καλή πρακτική είναι να ανατεθεί σε κάποιον ο ρόλος του να διατηρεί όλους σε καλό δρόμο κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Πολύ συχνά, οι συζητήσεις παρασύρονται και στη συνέχεια υποβαθμίζονται σε ένα στροβιλισμό απόψεων, ιδεών, γεγονότων και συναισθημάτων. Αντ 'αυτού, εκχωρήστε το ρόλο και ενημερώστε όλους τους παρευρισκόμενους ότι αυτό το άτομο θα παρεμβληθεί εάν και όταν η συζήτηση ξεφύγει από την ημερήσια διάταξη και το συγκεκριμένο θέμα συζήτησης. Σε ορισμένες εταιρείες, αυτός ο ρόλος αναφέρεται ως "Traffic Cope", σε άλλες, "Topic Keeper". Ανεξάρτητα από την ετικέτα, ο ρόλος είναι εξαιρετικά χρήσιμος στην ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας των συναντήσεων σας.

Εάν προκύψουν επιπρόσθετα θέματα που είναι εκτός ημερήσιας διάταξης αλλά είναι σημαντικό να συζητηθούν, αυτά θα πρέπει να καταγράφονται σαφώς και να τοποθετούνται στο "χώρο στάθμευσης" για μελλοντική εξέταση και συζήτηση ή για μια διακριτή συνάντηση. Ο κάτοχος της σύσκεψης διατηρεί το δικαίωμα να επιτρέψει μια μικρή αποκλίνουσα συζήτηση εάν υποστηρίζει τον γενικό σκοπό της σύσκεψης.

Διατήρηση και διανομή σημειώσεων / πρακτικών συσκέψεων

Κάποιος, εκτός από τον διοργανωτή της σύσκεψης, θα πρέπει να διατηρεί τα πρακτικά της συνάντησης. Μια καλή ηχογράφηση των πρακτικών θα περιλαμβάνει:

• Ώρα συνάντησης, ημερομηνία, τοποθεσία
• Περιγραφή του σκοπού
• Αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης
• Λίστα των παρευρισκομένων και μια λίστα με εκείνους που δεν παρευρέθηκαν
• Μια λεπτομερής συνοπτική λίστα με συμπεράσματα, στοιχεία δράσης, ευθύνες και ημερομηνίες ολοκλήρωσης. Πολλοί παρατηρητές χρησιμοποιούν την ημερήσια διάταξη ως οδηγό για την καταγραφή των συμπερασμάτων και των ενεργειών.
• Προγραμματισμένη συνάντηση παρακολούθησης εάν πραγματικά χρειαστεί.

Ιδανικά, διανείμετε τις σημειώσεις της συνάντησης το συντομότερο δυνατό μετά το τέλος της συνάντησης και απολύτως εντός μίας εργάσιμης ημέρας. Τα πρακτικά και οι σημειώσεις χρησιμεύουν ως σημαντική υπενθύμιση για τους συμμετέχοντες, καθώς και ως πηγή πληροφοριών για άλλους ενδιαφερόμενους ή, για όσους έχασαν τη συνάντηση. Τα πρακτικά είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να υπενθυμίσουμε στους ανθρώπους και τις ομάδες τις δεσμευμένες ενέργειες παρακολούθησης.

Η κατώτατη γραμμή

Είναι πιθανό μια συνάντηση να έχει θετικό αποτέλεσμα, βοηθώντας να προωθήσει έργα και ανθρώπους προς τα εμπρός, απλά μην βασίζεστε σε αυτό. Κάποια επιμέλεια και σκόπιμη ενίσχυση των τεχνικών διαχείρισης συσκέψεων θα βελτιώσει τις πιθανότητές σας να επιτύχετε ένα εξαιρετικό αποτέλεσμα.