Βασική διαχείριση έργου 101

Περιεχόμενο

• Τι είναι η Διαχείριση Έργου;
• Τα Στοιχεία ενός Έργου
• Το πιο σημαντικό στοιχείο: Πεδίο εφαρμογής
• Πόροι
• χρόνος
• Χρήματα
• Η διαχείριση έργου είναι τέχνη και επιστήμη

Η διαχείριση έργων είναι ένα από τα πιο κρίσιμα συστατικά μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Επηρεάζει τα έσοδα και τις υποχρεώσεις και τελικά αλληλεπιδρά με την ικανοποίηση και τη διατήρηση του πελάτη ή του πελάτη. Η εταιρεία σας μπορεί να έχει μόνο ένα έργο στα έργα κάθε φορά, ενώ άλλες μεγαλύτερες εταιρείες και οντότητες ενδέχεται να κάνουν ταχυδακτυλουργία σε πολλά έργα ταυτόχρονα. Από τη φύση τους, τα έργα είναι προσωρινά.

Τα έργα είναι ένα μέσο προς έναν στόχο και ο στόχος τελικά θα επιτευχθεί. Η επιχείρησή σας μπορεί να προχωρήσει σε άλλο έργο ... ή όχι. Μπορεί να ήταν ένας μοναδικός στόχος.

Τα έργα προκαλούν μια αυξανόμενη ανάγκη στο εργατικό δυναμικό. Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργου υπολόγισε ότι, κατά την περίοδο 2010-2020, περισσότερες από 15 εκατομμύρια νέες θέσεις διαχείρισης έργων θα προστεθούν παγκοσμίως.

Τι είναι η Διαχείριση Έργου;

Η διαχείριση έργου δεν είναι ολόκληρη η λειτουργία της εταιρείας σας. Είναι μόνο ένα τμήμα, ένα συγκεκριμένο έργο με λεπτομερές σχέδιο για το πώς εσείς και η επιχείρησή σας θα επιτύχετε αυτόν τον στόχο. Είναι ένα σχέδιο αναλυτικό σε μια σειρά βημάτων, το καθένα εξίσου σημαντικό με τα άλλα. Πρέπει να επιτύχετε το ένα για να προχωρήσετε σωστά στο επόμενο.

Σκεφτείτε τη διαχείριση του έργου ως μια σκάλα που πρέπει να ανεβείτε. Δεν μπορείτε να πηδήξετε στην κορυφή. Πρέπει να το πάρετε σκαλοπάτι για μέγιστη απόδοση. Η ομάδα σας πρέπει να εφαρμόσει τα εργαλεία που έχουν στη διάθεσή τους καθώς και την τεχνογνωσία και τις γνώσεις τους για να εκτελέσει κάθε βήμα και να προχωρήσει στο επόμενο.

Είναι αρκετά εύκολο να πεις ότι θέλεις να φτάσεις στο Box A, οπότε θα κάνεις 25 βήματα προς αυτή την κατεύθυνση. Αλλά πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τις χρονικές εκτιμήσεις στο σχέδιο του έργου σας και πιθανότατα πρέπει να εργαστείτε εντός προϋπολογισμού. Μπορεί να ανιχνεύσετε αυτά τα 25 βήματα ή να κάνετε τζόκινγκ. Εξαρτάται από το πόσο γρήγορα πρέπει να φτάσετε εκεί για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα ταξιδεύοντας με τα πόδια ή μπορείτε να νοικιάσετε έναν οδηγό. Εξαρτάται από τον προϋπολογισμό που έχετε αφιερώσει στο έργο.

Δεν υπάρχει προσέγγιση, σύστημα ή σχέδιο ενός μεγέθους. Κάθε έργο που αντιμετωπίζετε εσείς και η εταιρεία σας θα έχετε κατά πάσα πιθανότητα το χρονοδιάγραμμα, τον στόχο και τον προϋπολογισμό του. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο κρίσιμο να έχουμε έναν καταξιωμένο, ταλαντούχο διαχειριστή έργου για να εκτελέσετε την παράσταση.

Τα Στοιχεία ενός Έργου

Ένας επιτυχημένος διαχειριστής έργου πρέπει ταυτόχρονα να διαχειρίζεται τέσσερα βασικά στοιχεία ενός έργου. Αυτά τα στοιχεία είναι αλληλένδετα.

• Πεδίο εφαρμογής: Αυτό περιλαμβάνει το μέγεθος, τους στόχους και τις απαιτήσεις του έργου.
• Πόροι:Θα χρειαστείτε άτομα, εξοπλισμό και υλικά στη θέση τους.
• Χρόνος: Αυτό δεν αφορά μόνο τον χρόνο που θα πάρει συνολικά το έργο. Πρέπει να αναλυθεί σε διάρκεια εργασιών, εξαρτήσεις και κρίσιμη διαδρομή.
• Χρήματα:Έχετε μια αυστηρή αντίληψη για το κόστος, τα ενδεχόμενα και τα κέρδη.

Το πιο σημαντικό στοιχείο: Πεδίο εφαρμογής

Το πεδίο εφαρμογής του έργου είναι ο ορισμός του τι υποτίθεται ότι θα επιτύχει το έργο και οι προϋπολογισμοί χρόνου και χρήματος που έχουν δημιουργηθεί για την επίτευξη αυτών των στόχων. Οποιαδήποτε αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής του έργου πρέπει να έχει αντίστοιχη αλλαγή στον προϋπολογισμό, τον χρόνο, τους πόρους ή και τα τρία.

Εάν το πεδίο του έργου είναι να κατασκευάσει ένα κτίριο για να φιλοξενήσει τρία widget με προϋπολογισμό 100.000 $, ο διαχειριστής του έργου αναμένεται να το κάνει. Εάν το εύρος αλλάξει σε ένα κτίριο για τέσσερα γραφικά στοιχεία, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να λάβει την κατάλληλη αλλαγή σε χρόνο, χρήμα και πόρους.

Πόροι

Υπάρχουν τρεις πτυχές της κατανόησης και της διαχείρισης πόρων: άτομα, εξοπλισμός και υλικό.

Ένας επιτυχημένος διαχειριστής έργου πρέπει να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους πόρους που έχουν εκχωρηθεί στο έργο, συμπεριλαμβανομένων των μελών της ομάδας του έργου, του προσωπικού του προμηθευτή και των υπεργολάβων. Πρέπει να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί του έχουν τις δεξιότητες και τα εργαλεία που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους, και πρέπει να παρακολουθεί συνεχώς εάν διαθέτει αρκετά άτομα για να ολοκληρώσει το έργο εντός προθεσμίας. Η δουλειά του είναι να διασφαλίσει ότι κάθε άτομο κατανοεί το καθήκον και τις προθεσμίες του έργου.

Το ανώτερο μέλος κάθε ομάδας υπαλλήλων αναφέρει στον διαχειριστή του έργου όταν διαχειρίζεται άμεσους υπαλλήλους, αλλά οι εργαζόμενοι μπορεί επίσης να έχουν έναν υπεύθυνο γραμμής που παρέχει τεχνική κατεύθυνση. Σε μια κατάσταση διαχείρισης μήτρας όπως μια ομάδα έργου, η δουλειά του διαχειριστή έργου είναι να παρέχει κατεύθυνση έργου στους διαχειριστές γραμμών. Η διαχείριση των υπεργολαβιών εργασίας συνήθως σημαίνει τη διαχείριση του επικεφαλής της ομάδας για τους υπεργολάβους εργαζομένους, οι οποίοι με τη σειρά τους διαχειρίζονται αυτούς τους εργαζομένους.

Ένας διαχειριστής έργου πρέπει συχνά να προμηθεύει εξοπλισμό και υλικά και να διαχειρίζεται επίσης τη χρήση τους, έτσι ώστε η ομάδα να μπορεί να λειτουργεί αποτελεσματικά. Είναι υπεύθυνος για τον κατάλληλο εξοπλισμό και υλικά στη σωστή τοποθεσία την κατάλληλη στιγμή.

χρόνος

Τα τρία στοιχεία της επιτυχούς διαχείρισης του χρόνου είναι εργασίες, χρονοδιάγραμμα και κρίσιμη πορεία.

Κατασκευάστε το πρόγραμμα του έργου καταγράφοντας, με σειρά, όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν. Ορισμένα πρέπει να γίνουν διαδοχικά, ενώ άλλα μπορούν να αλληλεπικαλύπτονται ή να γίνονται παράλληλα. Εκχωρήστε μια διάρκεια σε κάθε εργασία. Κατανομή των απαιτούμενων πόρων. Προσδιορίστε τους προκατόχους - ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν πριν από άλλους - και διαδόχους, τις εργασίες που δεν μπορούν να ξεκινήσουν μετά την ολοκλήρωση της άλλης εργασίας. Αυτή η πτυχή της διαχείρισης έργων αναφέρεται μερικές φορές ως διαχείριση καταρρακτών επειδή μια εργασία ακολουθεί μια άλλη με λίγο ή πολύ διαδοχική σειρά.

Το λογισμικό διαχείρισης έργου μπορεί να απλοποιήσει το έργο της δημιουργίας και της διαχείρισης του προγράμματος.

Ορισμένες εργασίες έχουν λίγη ευελιξία στις απαιτούμενες ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Αυτό ονομάζεται «float». Άλλες εργασίες δεν έχουν ευελιξία. Έχουν μηδενικό float. Μια γραμμή μέσω όλων των εργασιών με μηδενικό float ονομάζεται κρίσιμη διαδρομή. Όλες οι εργασίες σε αυτό το μονοπάτι - και μπορεί να υπάρχουν πολλές, παράλληλες διαδρομές - πρέπει να ολοκληρωθούν εγκαίρως εάν το έργο πρόκειται να έρθει εντός της προθεσμίας του. Το βασικό καθήκον διαχείρισης χρόνου του διαχειριστή έργου είναι η παρακολούθηση της κρίσιμης πορείας.

Χρήματα

Οι τρεις σκέψεις για τη διαχείριση των χρημάτων είναι το κόστος, τα ενδεχόμενα και το κέρδος.

Κάθε εργασία έχει κόστος, είτε πρόκειται για τις ώρες εργασίας ενός προγραμματιστή υπολογιστή είτε για την τιμή αγοράς ενός κυβικού ναυπηγείου σκυροδέματος. Κάθε ένα από αυτά τα κόστη εκτιμάται και αθροίζεται κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού του έργου.

Ορισμένες εκτιμήσεις θα είναι πιο ακριβείς από άλλες. Ο προϋπολογισμός του έργου θα πρέπει, συνεπώς, να περιλαμβάνει ένα επίδομα έκτακτης ανάγκης - χρήματα που διατίθενται στον προϋπολογισμό "για κάθε περίπτωση" το πραγματικό κόστος ενός αντικειμένου είναι πολύ διαφορετικό από την εκτίμηση.

Το κέρδος είναι τα χρήματα που η εταιρεία θέλει να κερδίσει από την εργασία. Τοποθετείται πάνω από το κόστος.

Έτσι, ένας προϋπολογισμός έργου αποτελείται από το εκτιμώμενο κόστος, συν το ενδεχόμενο, συν τυχόν κέρδος. Η δουλειά του διαχειριστή του έργου είναι να διατηρεί το πραγματικό κόστος στο ή κάτω από το εκτιμώμενο κόστος και να μεγιστοποιεί το κέρδος που κερδίζει η εταιρεία στο έργο.

Η διαχείριση έργου είναι τέχνη και επιστήμη

Η επιτυχής διαχείριση του έργου απαιτεί πρακτική. Αυτές οι ιδέες μπορούν να σας δώσουν μια βασική κατανόηση της διαχείρισης έργων, αλλά θεωρούν ότι είναι μόνο μια αρχή. Εάν η δουλειά ή η πορεία της σταδιοδρομίας σας περιλαμβάνει τη διαχείριση έργου και εάν θέλετε να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας, μιλήστε με επιτυχημένους διαχειριστές έργων, διαβάστε και εξασκηθείτε. Η διαχείριση έργων μπορεί να είναι μια πολύ ικανοποιητική καριέρα.