Οι βασικοί ρόλοι μιας ομάδας διαχείρισης έργου
Περιεχόμενο
Οι τύποι έργων που εκτελούν οι επαγγελματίες διαχειριστές έργων είναι συνήθως μεγάλης κλίμακας και περίπλοκοι. Απαιτούν τη συμβολή πολλών ατόμων, συμπεριλαμβανομένου και εσάς ως διαχειριστή έργου.
Ρόλοι εντός μιας επαγγελματικής ομάδας διαχείρισης έργου
Οι ακόλουθοι ρόλοι αποτελούν συνήθως μια επαγγελματική ομάδα διαχείρισης έργων:
Χορηγός προγράμματος
Συχνά σε έναν μεγάλο οργανισμό, ένα άτομο υψηλού επιπέδου, πιθανώς ανώτερος διευθυντής ή διευθυντής, θα ενεργεί ως χορηγός του έργου. Αυτός ο ρόλος μπορεί συχνά να μοιάζει με τη σχέση εργασίας που θα ανέλαβε ένας πρόεδρος μιας εταιρείας με έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο: εκείνη της κριτικής φίλης / ηθικής υποστήριξης / βασικού επικοινωνιακού κοινού σε μια ποικιλία ακροατηρίων (αναλαμβάνοντας τον κατάλληλο ρόλο ανάλογα με το πλαίσιο). Αλλά ο ρόλος είναι ελαφρώς πιο περίπλοκος από αυτό.
Ο χορηγός του έργου είναι ο δικηγόρος σας στο υψηλότερο επίπεδο, συνεργαζόμενος μαζί σας πιο στενά από οποιονδήποτε άλλον στην ομάδα ανώτερων διευθυντών. Παρουσιάζουν την πρόοδό σας στην ανώτερη διοίκηση και είναι υπεύθυνοι, μαζί σας, για την επιτυχία ή όχι του έργου.
Έχουν μια ευρύτερη άποψη για το τι συμβαίνει σε ολόκληρο τον οργανισμό στο σύνολό του και μπορούν να δουν πού ταιριάζει το έργο στη μεγαλύτερη εικόνα. Θα είναι σε θέση να καθοδηγήσουν το έργο για να επιτύχουν τους στόχους του όπως καθορίζονται από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη και στο πλαίσιο της κατεύθυνσης ταξιδιού του οργανισμού. Μπορούν να κάνουν ρυθμίσεις για τη διάθεση πρόσθετων πόρων και ανοιχτών θυρών που μπορεί να σας κλείσουν ως διαχειριστής έργου λόγω της σχετικής έλλειψης αρχαιότητας.
Ουσιαστικά ο χορηγός του έργου υπάρχει για να αναλάβει την κυριότητα της επιχειρηματικής ευκαιρίας ή της ανάγκης και να το προωθήσει για να διασφαλίσει ότι τα ζητήματα αντιμετωπίζονται και τα οφέλη που πραγματοποιούνται ενώ είναι σε θέση να επιλύσουν θέματα εκτός του ελέγχου του διαχειριστή του έργου.
Υπεύθυνος έργου
Ο διαχειριστής του έργου είναι το κέντρο αυτού του έργου. Πρέπει να γνωρίζουν ποιοι είναι οι στόχοι και πού ταιριάζει στη μεγαλύτερη εικόνα, ενώ ταυτόχρονα έχουν μια λαβή σε πολλές από τις λεπτομέρειες σε κάθε στάδιο.
Αυτό το άτομο είναι ο αρμόδιος για το σχεδιασμό (συμπεριλαμβανομένης της διατήρησης του γραφήματος Gantt), του διοργανωτή και του υλοποιητή και αυτός που πρέπει να έχει τις δεξιότητες διαχείρισης του έργου για να διασφαλίσει ότι όλα, συμπεριλαμβανομένης της επιτυχίας, μετράται και αναφέρεται με ακρίβεια.
Τέλος, πρέπει να είναι ένας αντικειμενικός κριτής για πολλά από αυτά που συμβαίνουν, ενώ ταυτόχρονα βρίσκονται στην υποκειμενική καρδιά όλων όσων συμβαίνουν.
Πελάτης / Πελάτης Έργου
Αυτό είναι το άτομο που είναι υπεύθυνο για την πληρωμή της εργασίας. Συχνά αυτή είναι η ομάδα που είναι υπεύθυνη για το πρόβλημα ή την ευκαιρία που έχει δημιουργηθεί για να εξετάσει το έργο. Είναι οι άνθρωποι με τα περισσότερα να επωφεληθούν από το έργο, επομένως ο προϋπολογισμός τους κινδυνεύει.
Προμηθευτές
Όταν το έργο σας απαιτεί εξειδικευμένα σύνολα δεξιοτήτων, αυτά βρίσκονται συχνά εκτός του προσωπικού του οργανισμού σας. Τα υλικά που απαιτούνται για ένα έργο συχνά προέρχονται επίσης από το εξωτερικό του οργανισμού σας - είτε από χαρτόνι, άσφαλτο είτε αεροφωτογραφήματα.
Αυτές οι πρόσθετες δεξιότητες ή υλικά θα είναι συχνά ζωτικής σημασίας για την επιτυχία ενός έργου. Το να μην έχετε τον σωστό επαγγελματία ή τα τούβλα να φτάσουν πολύ αργά (ή νωρίς) μπορεί να έχει επιζήμια επίδραση στην επιτυχία του έργου σας.
Το Διοικητικό Συμβούλιο του Έργου
Οι ομάδες που αναφέρθηκαν προηγουμένως αποτελούν συνήθως το Project Board. Το διοικητικό συμβούλιο έχει συνήθως βασικούς ανθρώπους που μπορεί να θεωρηθεί ότι εκπροσωπούν τα διαφορετικά ενδιαφέροντα στο έργο. Αυτά προβάλλονται συχνά σε ομάδες που αποτελούνται από:
- Ομάδες προμηθευτών
- Ομάδες χρηστών
Συνήθως προεδρεύει το διοικητικό συμβούλιο από τον ανάδοχο του έργου και είναι το φόρουμ όπου το έργο προωθείται σε ένα συμπέρασμα. Ο διαχειριστής του έργου είναι μέρος αυτής της ομάδας και το χρησιμοποιεί για να επικοινωνήσει με αυτούς τους βασικούς ενδιαφερόμενους, να αναφέρει και να λάβει οδηγίες για το πώς πρέπει να αναπτυχθεί το έργο.
Συντονιστής του έργου
Τα μεγάλα έργα μπορούν επίσης να επωφεληθούν από έναν συντονιστή έργου για να βοηθήσει με τον διαχειριστή. Αυτό διασφαλίζει την ολοκλήρωση των καθηκόντων, αλλά ζωτικής σημασίας, των εργασιών. Αυτό μπορεί να καλύπτει τα πρακτικά των συσκέψεων, την τιμολόγηση ή τη σειρά χαρτικών.
Οι διαχειριστές έργων μπορεί μερικές φορές να μπουν στον πειρασμό να κάνουν μόνοι τους αυτές τις απλές εργασίες, αλλά ο καθένας μπορεί να αποδειχθεί εγκαίρως. Θα πρέπει να διαχειρίζεστε το έργο, όχι να διαχειρίζεστε τον διαχειριστή - αυτό είναι ένα σημαντικό σύνολο δεξιοτήτων, αλλά οι διαχειριστές του έργου πρέπει να γνωρίζουν πότε πρέπει να αναθέσουν.
