Σημαντικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου για την επιτυχία στο χώρο εργασίας
Περιεχόμενο
- Προτεραιότητα
- Χρονοδρομολόγηση
- Διαχείριση εργασιών
- Διαχείριση φόρτου εργασίας
- Αντιπροσωπεία
- Περισσότερες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου
- Παραδείγματα διαχείρισης χρόνου στο χώρο εργασίας
- Πώς να κάνετε τις ικανότητές σας να ξεχωρίζουν
Προτεραιότητα
Μπορεί να είναι αδύνατο να κάνετε κάθε λεπτό έργο που αναμένεται από εσάς. Ίσως θέλετε επίσης να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα. Αλλά πρέπει να δώσετε προτεραιότητα ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε τις πιο σημαντικές εργασίες με μια σειρά που έχει νόημα. Κατά την ανάθεση προτεραιότητας, λάβετε υπόψη παράγοντες όπως όταν πρέπει να γίνει κάθε εργασία, πόσο καιρό μπορεί να πάρει, πόσο σημαντικό μπορεί να είναι για άλλους στον οργανισμό, τι θα μπορούσε να συμβεί εάν μια εργασία δεν εκτελείται και εάν κάποια εργασία ενδέχεται να διακοπεί από σημεία συμφόρησης στη διαδικασία.
- Κατανομή
- Διαχείριση προσδοκιών
- Πρόληψη αποβλήτων
- Προτεραιότητα στα αιτήματα και τις απαιτήσεις
- Δραστηριότητες υψηλής αξίας (HVAs)
- Κριτικές απόδοσης
- Ο καθορισμός του στόχου
Χρονοδρομολόγηση
Ο προγραμματισμός είναι σημαντικός, επειδή ορισμένες εργασίες πρέπει να γίνουν σε συγκεκριμένες ώρες. Ο προγραμματισμός επηρεάζει την ημέρα, την εβδομάδα, τον μήνα σας, καθώς και τη ροή εργασίας άλλων ατόμων. Τα περισσότερα έχουν συγκεκριμένες ώρες της ημέρας όταν είναι περισσότερο ή λιγότερο παραγωγικές ως αποτέλεσμα των ενεργειακών επιπέδων και των απαιτήσεων της ημέρας. Τα χρονοδιαγράμματα μπορούν επίσης να είναι ένας καλός τρόπος για να αποφύγετε την αναβλητικότητα.
- Λογισμικό προγραμματισμού
- Προθετικότητα
- Ακρίβεια
- Σπάζοντας τους ευρύτερους στόχους σε ορόσημα
- Διάσπαση ορόσημων σε έργα
Διαχείριση εργασιών
Οι λίστες υποχρεώσεων (που έχουν προτεραιότητα και ενσωματωθεί στο πρόγραμμά σας) είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε να ξεχάσετε κάτι σημαντικό. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε να ξοδεύετε όλη την ημέρα για να σκεφτείτε όλα όσα πρέπει να κάνετε. Η ανάμνηση των καθηκόντων απαιτεί ενέργεια και η σκέψη για ό, τι πρέπει να κάνετε όλη την εβδομάδα μπορεί να είναι κουραστική και συντριπτική. Χωρίστε όλες τις απαραίτητες εργασίες σε μια λίστα για κάθε μέρα και δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε όλα αυτά ταυτόχρονα. Απλώς αναλάβετε τις εργασίες σας μία μέρα τη φορά.
- Ενεργό
- Συγκέντρωση
- Δημιουργία ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μηνιαίων λιστών "προς εκπλήρωση"
- Πολλαπλές εργασίες
- Επιμέλεια
- Οργάνωση
- Διαχείριση email
Διαχείριση φόρτου εργασίας
Ο βηματισμός της εργασίας σας, παρόλο που φαίνεται περίεργο να ονομάσετε δεξιότητα, είναι μια σημαντική ιδέα διαχείρισης χρόνου. Αν και εργάζεστε πολλές ώρες ή παραλείπετε διαλείμματα μπορεί μερικές φορές να βελτιώσει την παραγωγικότητα βραχυπρόθεσμα, η εξάντληση αργότερα θα εξασφαλίσει ότι η συνολική παραγωγικότητά σας θα μειωθεί πραγματικά. Εκτός από σπάνιες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, είναι σημαντικό να αντισταθείτε στον πειρασμό της υπερβολικής εργασίας. Συμπεριλάβετε τα απαραίτητα διαλείμματα, και έναν λογικό χρόνο διακοπής, στο πρόγραμμά σας.
Η γνώση και η επιβολή ενός βέλτιστου φόρτου εργασίας για τον εαυτό σας εξασφαλίζει συνέπεια στην απόδοσή σας και αποφεύγει την εξάντληση. Οι εργοδότες θέλουν να μπορούν να βασίζονται σε εσάς μακροπρόθεσμα.
- Διαχείριση της διαδικασίας
- Επιβεβαίωση
- Εξάλειψη των αποβλήτων
- Λήψη διαλειμμάτων
Αντιπροσωπεία
Ανάλογα με τον τύπο εργασίας που κάνετε, ενδέχεται να μπορείτε να αναθέσετε ορισμένες εργασίες. Η γνώση του τι και πότε να ανατεθεί είναι σημαντική δεξιότητα. Μερικά άτομα αντιστέκονται στην ανάθεση, είτε επειδή θέλουν να διατηρήσουν τον έλεγχο είτε επειδή θέλουν να εξοικονομήσουν χρήματα με την πρόσληψη βοηθών. Και οι δύο προσεγγίσεις βλάπτουν τελικά την παραγωγικότητα και αυξάνουν το κόστος.
Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι εάν ασκείτε τη διαχείριση του χρόνου με επιμέλεια και εξακολουθείτε να μην μπορείτε να κάνετε τα πάντα, ίσως προσπαθείτε να κάνετε πάρα πολλά. Είναι καλύτερο να πετύχεις σε μερικά καθήκοντα παρά να προσπαθήσεις και να αποτύχεις σε πολλά.
- Αναζητώντας βοήθεια από ειδικούς
- Εποπτεία συναντήσεων
- Παρουσίαση
- ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
- Ηγετικες ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ
- Συνεργασία
- Κίνητρο
Περισσότερες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου
Ακολουθεί περισσότερη διαχείριση χρόνου για βιογραφικά, συνοδευτικές επιστολές, αιτήσεις εργασίας και συνεντεύξεις. Οι απαιτούμενες δεξιότητες θα ποικίλλουν ανάλογα με την εργασία για την οποία υποβάλλετε αίτηση, οπότε ανατρέξτε επίσης στη λίστα των δεξιοτήτων που αναφέρονται ανά εργασία και τον τύπο δεξιοτήτων.
- Έλεγχος
- Αυτοφροντίδα
- Καθαριότητα
- Ειλικρίνεια
- Λογισμικό παραγωγικότητας
- Επικοινωνία
- Ικανότητα προσαρμογής
- Υψηλή ανοχή στρες
- Αξιοπιστία
- Προσοχή στη λεπτομέρεια
- Επαγωγικό συλλογισμό
- Επαγωγική λογική
- Κριτική σκέψη
- Αξιολόγηση
- Συνεχής βελτίωση
- Διαχείριση κινδύνου
- Αντιμετώπιση προβλημάτων
- Διασφάλιση ποιότητας
- Διαχείριση έργου
- Τη διαχείριση των συγκρούσεων
- Διακριτικότητα
- Συμμόρφωση
- Αρθρώνοντας
- καταιγισμός ιδεών
- Αποδοτικότητα
- Επιμέλεια
- Ευαισθησία προβλήματος
Παραδείγματα διαχείρισης χρόνου στο χώρο εργασίας
Αυτή η λίστα παρέχει παραδείγματα αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου στην εργασία.
Α - Ε
- Προσαρμογή σχεδίων σε μεταβαλλόμενες συνθήκες
- Κατανομή χρόνου για συγκεκριμένες εργασίες
- Ανάλυση διαδικασιών και επιλογή του απλούστερου τρόπου εκτέλεσης μιας εργασίας
- Ζητώντας βοήθεια όταν κατακλύζεται από απαιτήσεις
- Δυνατότητα να πούμε όχι σε ακατάλληλες απαιτήσεις που αποσπώνται από τα κεντρικά καθήκοντα
- Επίθεση πιο περίπλοκων εργασιών όταν έχετε την υψηλότερη ενέργεια και τις πιο έντονες συγκεντρώσεις
- Έλεγχος του τρόπου με τον οποίο ξοδεύεται ο χρόνος
- Αποφυγή υπερβολικών μικρών συζητήσεων με συναδέλφους
- Αποφυγή της αναβλητικότητας. ενεργώντας αντί να ανησυχείτε
- Σπάζοντας τους ευρύτερους στόχους σε μικρότερα μέρη και εστιάζοντας σε ένα βήμα τη φορά
- Διάσπαση έργων σε διαχειρίσιμα μέρη
- Δημιουργία ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μηνιαίων λιστών
- Δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων
- Ανάθεση περισσότερων καθηκόντων ρουτίνας σε προσωπικό χαμηλότερου επιπέδου
- Τρώτε καλά για να διατηρήσετε την ενέργεια
- Εξάλειψη σπαταλών χρόνου
- Άσκηση και συμμετοχή σε άλλες δραστηριότητες μείωσης του άγχους κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου για τη μεγιστοποίηση της ενέργειας κατά την εργασία
F - Ω
- Διευκόλυνση αποτελεσματικών συναντήσεων · κολλώντας με χρονικά πλαίσια για συναντήσεις
- Ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών για τον περιορισμό του χρόνου μετάβασης
- Διατήρηση οργανωμένου χώρου εργασίας
- Πολλαπλές εργασίες; μετακίνηση ομαλά από τη μία εργασία στην άλλη
- Διαφάνεια σε πιο αποτελεσματικούς τρόπους να κάνουμε πράγματα
- Οργάνωση ψηφιακών αρχείων για εύκολη ανάκτηση
- Προγραμματίστε την ημέρα σας το προηγούμενο βράδυ ή το πρώτο πράγμα το πρωί
- Προτεραιότητα στα αιτήματα και τις απαιτήσεις
- Προτεραιότητα σε μια λίστα έργων και εστίαση σε εργασίες υψηλότερης αξίας με πιο άμεσες προθεσμίες
- Ακρίβεια
- Απομακρύνετε τα κινητά τηλέφωνα για να εξαλείψετε την απόσπαση της προσοχής των προσωπικών μηνυμάτων εκτός εάν απαιτείται για εργασία
- Επανεξέταση της απόδοσης και εξάλειψη των αποκλίσεων από τις προτεραιότητες
- Καθορισμός ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μηνιαίων στόχων
- Καθορισμός ρεαλιστικών προτύπων ποιότητας και αποφυγή τελειομανίας
- Καθορισμός συγκεκριμένων ωρών για απάντηση σε email
- Κάντε σύντομα διαλείμματα για την αποκατάσταση της ενέργειας
- Αγγίζοντας κάθε κομμάτι χαρτί ή διαβάζοντας κάθε email μόνο μία φορά, όποτε είναι εφικτό
Πώς να κάνετε τις ικανότητές σας να ξεχωρίζουν
Προσθέστε σχετικές δεξιότητες στο βιογραφικό σας: Για εκτελεστικούς βοηθούς και διευθυντές, οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου που αναφέρονται παραπάνω είναι σημαντικές για να συμπεριληφθούν στο βιογραφικό σας.
Επισήμανση δεξιοτήτων στη συνοδευτική επιστολή σας: Ενώ διαβάζετε προσεκτικά την περιγραφή της εργασίας, σημειώστε στην επιστολή σας παρόμοια έργα όπου η διαχείριση του χρόνου ήταν βασική.
Χρησιμοποιήστε λέξεις δεξιοτήτων στη συνέντευξη εργασίας σας: Ελέγξτε αυτές τις ερωτήσεις για τη συνέντευξη χρόνου πριν από τις συνεντεύξεις εργασίας σας, ώστε να είστε έτοιμοι να απαντήσετε με συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τον φόρτο εργασίας σας.
