3 σενάρια κατά την επικοινωνία στο Διαδίκτυο δεν είναι σωστό

Περιεχόμενο

• Αποφύγετε το χτύπημα αποστολής για την επίλυση συγκρούσεων
• Αποφύγετε το χτύπημα αποστολής όταν είστε αναστατωμένοι
• Αποφύγετε το χτύπημα Αποστολή για αποστολή κακών ειδήσεων

Υπάρχουν τόσοι πολλοί τρόποι επικοινωνίας μέσω διαδικτύου. Υπάρχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γραπτά μηνύματα ή μηνύματα μέσω μιας από τις πολλές εφαρμογές εκεί έξω που το υποστηρίζουν. Αλλά η χρήση email ή ανταλλαγής μηνυμάτων δεν είναι πάντα ο πιο αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα πρέπει να τα αποφύγετε. Σίγουρα, είναι εύκολο να κρύψετε πίσω από τον υπολογιστή σας και να πείτε τι θέλετε να πείτε μέσω του πληκτρολογίου. Αλλά μερικές φορές πρέπει να βγείτε στον κόσμο και να χρησιμοποιήσετε τη φωνή σας.

Εδώ είναι τρεις καταστάσεις όπου θα ήταν καλύτερα αν δεν χτυπήσατε την αποστολή.

Αποφύγετε το χτύπημα αποστολής για την επίλυση συγκρούσεων

Είμαστε όλοι μέρος μιας συμβολοσειράς email ή μηνύματος μεταξύ δύο μερών που προσπαθούν να επιλύσουν ένα πρόβλημα. Μερικές φορές, μπορεί να είστε ένας από τους δύο κύριους συμμετέχοντες ή ίσως είστε απλά ένας από τους πολλούς ανθρώπους που κάποιος ένιωθε υποχρεωμένος να σας συμπεριλάβει.

Με κάθε απάντηση email ή μηνύματος, το ζήτημα αυξάνεται. Στο τέλος, αυτό που ήταν ίσως ένα σχετικά μικρό ζήτημα έχει γίνει πολύ μεγαλύτερο. Αυτό συνήθως οδηγεί σε πρόσωπο-με-πρόσωπο συνάντηση μεταξύ των δύο μερών, καθώς και έναν επόπτη ή διευθυντή για την επίλυση της σύγκρουσης.

Αντί να χρησιμοποιείτε email ή μηνύματα για την επίλυση διενέξεων, καλέστε το άτομο ή προγραμματίστε μια πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση. Εάν είστε ο παραλήπτης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ενός μηνύματος από κάποιον άλλο που προσπαθεί να επιλύσει ένα πρόβλημα, αντισταθείτε στον πειρασμό να απαντήσετε μέσω email. Σηκώστε το τηλέφωνο ή περπατήστε στο γραφείο του άλλου ατόμου και πείτε: "Έλαβα το email σας και σκέφτηκα ότι θα ήταν καλύτερο αν συζητήσαμε αυτή την κατάσταση ένα-ένα σε αντίθεση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Έχετε λίγα λεπτά για να μιλήσετε; "

Εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η μόνη σας επιλογή, μην αντιγράφετε άλλα άτομα σε αυτό. Κάτι τέτοιο αυξάνει το ζήτημα. Αν βρίσκεστε στο τέλος λήψης ενός τέτοιου μηνύματος μην πατήσετε "απάντηση σε όλους". Απλώς απαντήστε μόνο στο άτομο που έστειλε το email. Εάν "απαντήσετε σε όλους", η απάντησή σας θα έλεγε, "Σας εκτιμώ ότι φέρετε αυτήν την κατάσταση στην προσοχή μου. Θα σας καλέσω σε ένα λεπτό για να συζητήσετε." Αυτό θα ειδοποιήσει όλους όσους έχουν αντιγραφεί ότι φροντίζετε την κατάσταση μεμονωμένα.

Αποφύγετε το χτύπημα αποστολής όταν είστε αναστατωμένοι

Μετά από μια αναστατωμένη κατάσταση ή αλληλεπίδραση, αυτό που χρειαζόμαστε είναι μια περίοδος ψύξης. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα μηνύματα δεν προσφέρονται σε αυτό. είναι στιγμιαία από το σχεδιασμό. Αντ 'αυτού, μόλις ηρεμήσετε, καλέστε ή επισκεφθείτε το άτομο για να συζητήσετε την κατάσταση. Εάν βρίσκεστε στο τέλος της λήψης ενός scathing email, αποφύγετε την επιθυμία να απαντήσετε. Δώστε στον εαυτό σας χρόνο για να ηρεμήσετε και, στη συνέχεια, καλέστε το άτομο και ζητήστε να συζητήσετε πρόσωπο με πρόσωπο.

Στο μέλλον, αποφασίστε εκ των προτέρων ότι δεν θα χρησιμοποιείτε ποτέ email ή μηνύματα όταν είστε αναστατωμένοι. Κάντε αυτό ένα μη διαπραγματεύσιμο σύμφωνο με τον εαυτό σας.

Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να γράψετε κάτι όταν είστε αναστατωμένοι, γράψτε ένα μήνυμα με το χέρι. Μην το εισάγετε σε email ακόμα κι αν δεν σκοπεύετε να στείλετε το μήνυμα. Δεν θα ήσασταν το πρώτο άτομο που χτύπησε κατά λάθος το κουμπί "αποστολή" αντί για το κουμπί "αποθήκευση".

Αποφύγετε το χτύπημα Αποστολή για αποστολή κακών ειδήσεων

Κανείς δεν αρέσει να λαμβάνει άσχημα νέα και να λαμβάνει μέσω email ή μηνύματος μπορεί να προσθέσει αλάτι στην πληγή. Έχετε στείλει ποτέ email σε έναν πελάτη για να του πείτε ότι η παραγγελία του καθυστέρησε;

Εάν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι ναι, σταματήστε να χρησιμοποιείτε email ή μηνύματα για να επικοινωνείτε άσχημα νέα.Η χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ανταλλαγής μηνυμάτων για την επικοινωνία κακών ειδήσεων μπορεί να στείλει το μήνυμα ότι δεν σας ενδιαφέρει ή ότι το ζήτημα δεν είναι αρκετά σημαντικό για να εγγυηθεί την προσωπική σας προσοχή. Όταν χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα για να επικοινωνείτε άσχημα νέα, δεν έχετε κανέναν τρόπο να κρίνετε την αντίδραση του ατόμου. Πιθανότατα, οι άνθρωποι θα είναι απογοητευμένοι ή αναστατωμένοι. Εάν δεν μεταδίδετε προσωπικά τα νέα, τα συναισθήματα απογοήτευσής τους μπορεί να κλιμακωθούν και να δημιουργήσουν μια ακόμη χειρότερη κατάσταση.

Τέλος, όταν χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα σε αυτό το σενάριο εμφανίζεται δειλά. Οι πελάτες, οι συνάδελφοι, τα αφεντικά και οι φίλοι τους εκτιμούν τους ανθρώπους που έχουν το θάρρος να επικοινωνούν προσωπικά άσχημα νέα.

Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν το μήνυμά σας χαρακτηρίζεται ως κακή είδηση, ρωτήστε τον εαυτό σας: "Θα ήθελα να λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα με αυτόν τον τύπο ειδήσεων ή θα προτιμούσα να το κοινοποιήσω αυτοπροσώπως;". Στη συνέχεια, ενεργήστε ανάλογα.

Παρόλο που δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τα μηνύματα είναι ένα γρήγορο και αποτελεσματικό μέσο επικοινωνίας, δεν είναι πάντα κατάλληλο. Ακολουθήστε τις παραπάνω οδηγίες και αποφύγετε τη χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματος όταν δεν είναι σωστό.