Γράφοντας για επιχειρήσεις
Περιεχόμενο
- Ο οργανισμός είναι κλειδί
- Γνωρίστε το κοινό σας
- Μια λέξη για την καλή γραφή
- Proofread και Επεξεργασία
- Δεν γράφετε ένα μυθιστόρημα
Ο σκοπός της επιχειρηματικής γραφής είναι να μεταφέρει πληροφορίες σε κάποιον άλλο ή να ζητήσει πληροφορίες από αυτόν. Για να είναι αποτελεσματική η γραφή για τις επιχειρήσεις, πρέπει να είστε πλήρεις, συνοπτικές και ακριβείς. Το κείμενό σας πρέπει να είναι γραμμένο με τέτοιο τρόπο ώστε ο αναγνώστης να είναι σε θέση να καταλάβει εύκολα τι λέτε ή τους ρωτάτε.
Πολλή γραφή για τις επιχειρήσεις είναι ατημέλητη, κακή γραφή, αποδιοργανωμένη, γεμάτη με ορολογία και ατελής. Συχνά είναι είτε πολύ μεγάλο ή πολύ μικρό. Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά συμβάλλουν στην αναποτελεσματική γραφή των επιχειρήσεων.
Είτε γράφετε μια πρόταση πωλήσεων, ένα email στο αφεντικό σας ή ένα εγχειρίδιο οδηγιών για ένα πακέτο λογισμικού, υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να είστε αποτελεσματικοί. Ακολουθήστε αυτά τα πέντε βήματα:
- Οργανώστε το υλικό σας
- Σκεφτείτε το κοινό σας
- Γράψτε τις σκέψεις σας
- Επανεξετάστε το υλικό σας
- Επεξεργαστείτε το υλικό σας
Ο οργανισμός είναι κλειδί
Εάν δεν οργανώσετε το υλικό σας, δεν θα ρέει καλά και δεν θα έχει νόημα. Το γράψιμο μπορεί να είναι απλό ή περίπλοκο. Όταν γράφετε ένα email που ανακοινώνει μια συνάντηση προσωπικού, αυτό είναι τόσο απλό όσο η συλλογή των σκέψεών σας. Από την άλλη πλευρά, πιθανότατα θα χρειαστεί να αναπτύξετε ένα περίπλοκο περίγραμμα πριν από το τελικό υλικό εάν γράφετε τα αποτελέσματα μιας πρωτοποριακής φαρμακευτικής δοκιμής. Όποια και αν είναι η εργασία, χωρίς το κατάλληλο επίπεδο οργάνωσης (ακόμη και την οργάνωση των σκέψεών σας), ενδέχεται να μην συμπεριλάβετε όλα όσα χρειάζεστε ή να αποτύχετε να αναδείξετε τα πιο σημαντικά θέματα. Παραλείψεις ή εσφαλμένη εστίαση θα κάνουν την επιχείρησή σας λιγότερο σαφή.
Γνωρίστε το κοινό σας
Πριν ξεκινήσετε να γράφετε, σκεφτείτε το κοινό που θέλετε. Για παράδειγμα, μια παρουσίαση σχετικά με το νέο πρόγραμμα 401 (k) της εταιρείας σας μπορεί να έχει το ίδιο περίγραμμα όταν δίνεται στον CFO σας καθώς και στους υπαλλήλους, αλλά το επίπεδο των λεπτομερειών που συμπεριλαμβάνετε θα διαφέρει. Πρέπει επίσης να εξετάσετε τον τόνο. Ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας, που τους υπενθυμίζει το ετήσιο picknick της εταιρείας, δεν θα έχει τον ίδιο τόνο με το missive σας σχετικά με την ετήσια έκθεση της εταιρείας σας.
Επίσης, να θυμάστε ότι θα επικοινωνείτε πιο αποτελεσματικά στο κοινό σας εάν εστιάζετε σε αυτό που θέλετε να ακούσει και όχι σε αυτό που πρόκειται να πείτε.
Μια λέξη για την καλή γραφή
Οι καλοί συγγραφείς έχουν διαφορετικά στυλ γραφής. Μερικοί προτιμούν να γράφουν τα πάντα και μετά να επιστρέφουν και να επεξεργάζονται. Άλλοι προτιμούν να επεξεργάζονται καθώς προχωρούν. Μερικές φορές το προτιμώμενο στυλ τους ποικίλλει ανάλογα με το τι γράφουν.
Καθώς γράφετε (ή όταν επεξεργάζεστε) προσέξτε το μήκος. Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε αρκετές λέξεις για να κάνετε το νόημά σας σαφές, αλλά μην χρησιμοποιείτε περιττές λέξεις μόνο για να το κάνετε ανθισμένο. Η επιχειρηματική γραφή πρέπει να είναι ξεκάθαρη και περιεκτική, όχι ρητή και ευχάριστη. Θυμηθείτε, κανείς στην επιχείρηση δεν έχει χρόνο να διαβάσει περισσότερο από το απαραίτητο.
Από την άλλη πλευρά, μην κάνετε το κομμάτι σας πολύ μικρό. Πρέπει να γράψεις αρκετά ώστε το νόημά σου να είναι σαφές και να μην παρεξηγηθεί. Φανταστείτε εάν ένα κομμάτι εξοπλισμού σε μια αποθήκη φέρει την ένδειξη "χρησιμοποιημένο αλλά καλό." Δεν θα ήταν σαφές εάν αυτό σήμαινε ότι το κομμάτι του εξοπλισμού είχε χρησιμοποιηθεί πολύ, ή ότι το κομμάτι του εξοπλισμού δεν ήταν πλέον καινούργιο, αλλά ήταν ακόμα λειτουργικό. Μερικές επιπλέον λέξεις θα είχαν καταστήσει σαφές το νόημα. Επίσης, αποφύγετε τη χρήση ορολογίας ή συντομογραφιών, επειδή μπορούν να σημαίνουν διαφορετικά πράγματα σε διαφορετικούς αναγνώστες.
Proofread και Επεξεργασία
Ανεξάρτητα από το στυλ γραφής σας, όλοι οι συγγραφείς πρέπει να διορθώσουν και να επεξεργαστούν όλο το γραπτό υλικό, ακόμη και τα email. Αφού ολοκληρώσετε τη σύνταξη, διορθώστε τη δουλειά σας. Ίσως χρειαστεί να το επεξεργαστείτε. Το Prreadreading ξαναδιαβάζει όσα γράψατε για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι λέξεις στο κεφάλι σας το έκαναν σωστά στο χαρτί. Επειδή ο εγκέφαλός μας λειτουργεί πιο γρήγορα από τα δάχτυλά μας, μπορείτε να παραλείψετε λέξεις, να αφήσετε ένα τέλος ή να χρησιμοποιήσετε το λάθος ομώνυμο (π.χ. "εκεί" αντί για "τους"). Η διερεύνηση εντοπίζει αυτά τα σφάλματα. Προφανώς, η διόρθωση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μιας γραμμής είναι εύκολη και η απλή ματιά σε αυτό καθώς πληκτρολογείτε μπορεί να είναι αρκετή. Ωστόσο, εάν γράφετε ένα εγχειρίδιο οδηγιών, η διόρθωσή σας θα είναι πιο περίπλοκη και θα διαρκέσει περισσότερο.
Αφού δοκιμάσετε το υλικό σας, είναι ώρα να το επεξεργαστείτε. Μερικές φορές η διόρθωση και η επεξεργασία δοκιμών μπορούν να γίνουν ταυτόχρονα, αλλά είναι πιο αποτελεσματική όταν γίνονται διαδοχικά.
Ο λόγος που επεξεργάζεστε είναι να διορθώσετε ή να αλλάξετε αυτό που γράψατε για να βελτιώσετε τον ήχο του υλικού (και να διαβάσετε). Όταν γράφετε για επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει διόρθωση των σφαλμάτων και καθιστώντας το κείμενο όσο το δυνατόν πιο σαφές και συνοπτικό.
Δεν γράφετε ένα μυθιστόρημα
Όταν γράφετε για επαγγελματικούς λόγους δεν γράφετε το επόμενο "μεγάλο αμερικανικό μυθιστόρημα". Το γράψιμό σας πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο περιγραφικό, αλλά δεν χρειάζεται να ζωγραφίζετε ζωντανές εικόνες λέξεων χρησιμοποιώντας πολλές μεγάλες λέξεις και φιγούρες ομιλίας. Αν εννοείτε "γυάλινα σπίτια", μην γράφετε "υαλώδεις κατοικίες", γράψτε "γυάλινες κατοικίες".
