Συμβουλές και συμβουλές για τη σύνταξη μιας μεγάλης συνοδευτικής επιστολής

Περιεχόμενο

• Στείλτε συνοδευτική επιστολή κάθε φορά
• Εξατομικεύστε την επιστολή σας
• Μην ανανεώσετε το βιογραφικό σας
• Στοχεύστε τη συνοδευτική επιστολή σας
• Μορφοποιήστε σωστά το γράμμα σας
• Γράψτε απλά και καθαρά
• Επισημάνετε τα κορυφαία προσόντα σας
• Ενσωμάτωση φράσεων λέξεων-κλειδιών
• Διατηρήστε σύντομα τις συνοδευτικές επιστολές email
• Ορθογραφικός έλεγχος και δοκιμαστικός έλεγχος
• Διαβάστε ένα παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής
• Δείγμα συνοδευτικής επιστολής (έκδοση κειμένου)
• Περισσότερα παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής

Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται να υποβάλουν αίτηση για θέσεις εργασίας, πιστεύουν ότι η σύνταξη του βιογραφικού τους θα είναι το πιο δύσκολο μέρος της διαδικασίας. Το βιογραφικό σας είναι, φυσικά, εξαιρετικά σημαντικό, αλλά είναι το συνοδευτικό γράμμα που το συνοδεύει που κάνει την κρίσιμη πρώτη εντύπωση σε έναν διευθυντή πρόσληψης που θα σας κάνει να παρατηρήσετε. Ως εκ τούτου, πρέπει να είναι κάτι πολύ περισσότερο από μια βιαστική, γενική σκέψη.

Κάθε συνοδευτική επιστολή που γράφετε πρέπει να προσαρμόζεται για τη συγκεκριμένη εργασία που αναζητάτε. Πρέπει να είναι ξεκάθαρα γραμμένο και περιεκτικό, καθώς και απαλλαγμένο από τυπογραφικά λάθη, γραμματικά λάθη ή ορθογραφικά λάθη. Θυμηθείτε, οι περισσότεροι διευθυντές πρόσληψης θα διαβάσουν τη συνοδευτική επιστολή σας προτού εξετάσουν το βιογραφικό σας. Είναι μια χρυσή ευκαιρία για εσάς, με ένα έγγραφο αυτο-μάρκετινγκ, να δείξετε γιατί είστε σπουδαίος υποψήφιος για μια δουλειά.

Ακολουθούν συμβουλές και προτάσεις που θα βοηθήσουν τη συνοδευτική επιστολή σας να ξεχωρίσει από το πλήθος και να σας φέρει ένα βήμα πιο κοντά σε μια προσφορά εργασίας.

Στείλτε συνοδευτική επιστολή κάθε φορά

Η συνοδευτική επιστολή σας μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ της απόκτησης συνέντευξης εργασίας και της παραβίασης του βιογραφικού σας. Είναι η πρώτη σας ευκαιρία να δημιουργήσετε μια σχέση με το άτομο που κάνει την πρόσληψη, και χωρίς να συμπεριλάβετε ένα βιογραφικό μπορεί να σας κοστίσει ακόμη και μια συνέντευξη.

Ακόμα κι αν ένας εργοδότης δεν ζητήσει συνοδευτική επιστολή, μπορεί να είναι χρήσιμο να στείλετε ένα. Δείχνει ότι έχετε καταβάλει επιπλέον προσπάθεια στην αίτησή σας.

Εξατομικεύστε την επιστολή σας

Εάν μπορείτε, στείλτε τη συνοδευτική επιστολή σας στο άτομο που κάνει την πρόσληψη. Εάν είναι απαραίτητο, πραγματοποιήστε κάποια διαδικτυακή έρευνα για να μάθετε ποιος είναι ο διευθυντής πρόσληψης. Πραγματοποιήστε αναζήτηση στο LinkedIn ή βρείτε την ενότητα "Επικοινωνία" ή "Σχετικά με εμάς" στον ιστότοπο του εργοδότη. Είναι επίσης καλό να καλέσετε απευθείας την εταιρεία για να ρωτήσετε το όνομα του ατόμου στο οποίο πρέπει να απευθύνετε την επιστολή σας. Αυτό δεν είναι πιεστικό. Ο διευθυντής προσλήψεων θα σας σεβαστεί για την ανάληψη πρωτοβουλίας.

Μην ανανεώσετε το βιογραφικό σας

Η συνοδευτική επιστολή σας πρέπει να συμπληρώνει, όχι διπλό, το βιογραφικό σας. Θα πρέπει να επεκταθεί στο βιογραφικό σας, να τονίσει τις δεξιότητες και την εμπειρία σας και να εξηγήσει πώς σχετίζονται με την εργασία για την οποία υποβάλλετε αίτηση.

Το άλλο πλεονέκτημα που έχει ένα συνοδευτικό γράμμα σε ένα βιογραφικό είναι ότι, ως αφήγηση, σας δίνει περισσότερες πιθανότητες να χρησιμοποιήσετε τον προσωπικό σας «τόνο» για να δημιουργήσετε μια σχέση με έναν διευθυντή προσλήψεων - για να δείξετε, με τα δικά σας λόγια, τη σκέψη σας διαδικασία και τους στόχους ζητώντας την εκτίμησή του.

Σκεφτείτε το συνοδευτικό σας γράμμα, πρωτίστως, ως «γήπεδο πωλήσεων». Πρωταρχικός στόχος του είναι να εξηγήσει γιατί είστε υποψήφιος που αξίζει μια προσωπική συνέντευξη.

Στοχεύστε τη συνοδευτική επιστολή σας

Ρίξτε μια καλή ματιά στην απόσπαση της εργασίας και κάντε μια λίστα με τα κριτήρια που αναζητά ο εργοδότης. Στη συνέχεια, απαριθμήστε τις δεξιότητες και την εμπειρία που έχετε που σχετίζονται με αυτό που αναζητά ο εργοδότης. Επικεντρωθείτε στην ενσωμάτωση αυτών των προσόντων στη συνοδευτική επιστολή σας. Αυτό δεν είναι εξαπάτηση ή «αντιγραφή». Είναι απλώς αρκετά έξυπνο για να στοχεύσετε τις δεξιότητές σας στην εργασία. Φροντίστε να αναφέρετε απευθείας, στην επιστολή σας, πώς οι δεξιότητές σας ταιριάζουν με τις απαιτήσεις εργασίας που ορίζει ο εργοδότης.

Θυμηθείτε, μια επιτυχημένη συνοδευτική επιστολή δείχνει σε έναν πιθανό εργοδότη πώς θα ωφελήσετε την εταιρεία. Γιατίεσύ Θέλετε τη δουλειά και γιατί είναι κατάλληλο για εσάς είναι λιγότερο σημαντικές σκέψεις για την πρόσληψη διευθυντών. Η μερίδα του λέοντος στη συνοδευτική επιστολή πρέπει να επικεντρωθεί στοεργοδότηανάγκες και όχι τις δικές σας.

Κατά γενικό κανόνα, προσπαθήστε να μην χρησιμοποιήσετε την προσωπική αντωνυμία "I" περισσότερες από τρεις ή τέσσερις φορές στη συνοδευτική επιστολή σας και ποτέ να μην ξεκινήσετε μια παράγραφο με "I." Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η συνοδευτική επιστολή σας επικεντρώνεται στον εργοδότη.

Δείτε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία στοχευμένης συνοδευτικής επιστολής.

Μορφοποιήστε σωστά το γράμμα σας

Η μορφοποίηση σας θα είναι ελαφρώς διαφορετική εάν στέλνετε το γράμμα σας μέσω του ταχυδρομείου, το ανεβάζετε σε μια πύλη εφαρμογών ή το στέλνετε μέσω email. Ακολουθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο μορφοποίησης συνοδευτικής επιστολής.

Όλα τα συνοδευτικά γράμματα διαρθρώνονται σε τρεις βασικές ενότητες:

• Στην πρώτη παράγραφο, θα πείτε γιατί γράφετε. Αναφέρετε τον συγκεκριμένο τίτλο εργασίας και πού είδατε την ανάρτηση.
• Στη μεσαία ενότητα, θα καθορίσετε αυτό που σας κάνει καλό υποψήφιο, αναφέροντας σχετική εμπειρία και δεξιότητες.
• Τέλος, στην τρίτη ενότητα μιας συνοδευτικής επιστολής, θα ευχαριστήσετε τον παραλήπτη της επιστολής για την ανάγνωση. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο παρακολούθησης.

Εάν στέλνετε μια επίσημη επιστολή μέσω αλληλογραφίας, χρησιμοποιήστε την ίδια κεφαλίδα (δηλαδή, με τα στοιχεία επικοινωνίας σας) που κάνετε στην κορυφή της πρώτης σελίδας του βιογραφικού σας.

Γράψτε απλά και καθαρά

Γράψτε μια σύντομη, στοχευμένη επιστολή φτάνοντας στο σημείο. Κανείς δεν έχει χρόνο για ένα επικό μυθιστόρημα, οπότε κρατήστε τη συνοδευτική επιστολή σας σε μία σελίδα. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι κάθε παράγραφος δεν έχει περισσότερες από τρεις ή τέσσερις προτάσεις. Εάν θέλετε, μπορείτε να επιλέξετε τη χρήση κουκκίδων για να χωρίσετε κομμάτια κειμένου. Απλώς βεβαιωθείτε ότι δεν αντιγράφουν τη γλώσσα του βιογραφικού σας.

Αποφύγετε κλισέ στη συνοδευτική επιστολή σας. Ενώ είναι ένα επίσημο κομμάτι αλληλογραφίας, δεν θα πρέπει να ακούγεται στιλβωμένο, άκαμπτο ή αφύσικο.

Επισημάνετε τα κορυφαία προσόντα σας

Ένας πολύ καλός τρόπος για να προσεγγίσετε έναν διευθυντή πρόσληψης είναι να παρουσιάσετε τα πιο επιθυμητά προσόντα σας σε μια ενότητα με κουκκίδες μέσα ή αμέσως μετά τη δεύτερη παράγραφο της συνοδευτικής επιστολής σας. Εάν είναι δυνατόν, ποσοτικοποιήστε εντυπωσιακά επαγγελματικά επιτεύγματα με αριθμούς, ποσά δολαρίων ή ποσοστά, χρησιμοποιώντας έντονη γραφή για να κάνετε αυτούς τους αριθμούς «αναδυόμενους» στη σελίδα. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:

Μερικά παραδείγματα των προσόντων μου περιλαμβάνουν:

• 10 χρόνια εμπειρίας στην παραγωγή κερδών YOY στον τομέα των πωλήσεων αυτοκινήτων πολυτελείας, επιτυγχάνοντας ένα75% αύξηση σε πωλήσεις από FY 20XX έως FY 20XX.
• Αποδεδειγμένη πρόβλεψη στην αξιοποίηση των αυξανόμενων στρατηγικών μάρκετινγκ Διαδικτύου για τη δημιουργία μιας ισχυρής πελατειακής βάσης.
• Υπέροχα ταλέντα εξυπηρέτησης πελατών, κερδίζοντας με συνέπεια βαθμούς ικανοποίησης πελατώνπερισσότερο από 95%.

Ενσωμάτωση φράσεων λέξεων-κλειδιών

Όπως το βιογραφικό σας, η συνοδευτική επιστολή σας μπορεί να σαρωθεί από το αυτοματοποιημένο σύστημα παρακολούθησης αιτούντων (ATS) μιας εταιρείας εάν υποβληθεί ψηφιακά. Αυτά τα συστήματα έχουν προγραμματιστεί για να εντοπίσουν συγκεκριμένες φράσεις λέξεων-κλειδιών (ή «λέξεις-κλειδιά»). Στη συνέχεια κατατάσσουν τις αιτήσεις που λαμβάνονται ανάλογα με την τοποθέτηση και τον αριθμό των φορών που εμφανίζονται οι λέξεις-κλειδιά στην εφαρμογή.

Εάν η συνοδευτική επιστολή και το βιογραφικό σας δεν χρησιμοποιήσουν αυτές τις φράσεις λέξεων-κλειδιών, ενδέχεται να μην φτάσουν ποτέ στο ανθρώπινο μάτι ενός διευθυντή πρόσληψης.

Είναι σημαντικό, λοιπόν, να χρησιμοποιήσετε σχετικές φράσεις λέξεων-κλειδιών στο συνοδευτικό σας γράμμα. Ο καλύτερος οδηγός σας για τις φράσεις που πρέπει να χρησιμοποιήσετε είναι η λίστα που περιγράφει την εργασία για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Εάν μια φράση εμφανίζεται υψηλή και / ή συχνά στη λίστα των προσόντων της εταιρείας "Απαιτούμενη" ή "Προτιμώμενη", είναι καλή ιδέα να την συμπεριλάβετε κάπου στη συνοδευτική επιστολή σας.

Απλά φροντίστε να μην το παρακάνετε με αυτά τα "λέξεις-κλειδιά". Αν και τα συμπεριλάβετε μπορούν να βοηθήσουν στην κατάταξη της εφαρμογής σας υψηλότερα, η επανάληψή τους πολύ συχνά μπορεί να διαβαστεί ως ρομποτική και πιθανώς απογοητευτική.

Διατηρήστε σύντομα τις συνοδευτικές επιστολές email

Όταν στέλνετε μια συνοδευτική επιστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας είναι σύντομη. Συμπεριλάβετε το αντίγραφο στο σώμα του μηνύματος email ή ανεβάστε το στον ιστότοπο της εταιρείας με το βιογραφικό σας.

Καταχωρίστε το όνομά σας και τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση στη γραμμή θέματος του email. Μην στέλνετε συνοδευτική επιστολή ως συνημμένο, εκτός εάν ο εργοδότης το ζητήσει συγκεκριμένα σε αυτήν τη μορφή.

Διατηρήστε αντίγραφα όλων των συνοδευτικών επιστολών σας, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τι έχετε στείλει σε ποιον και πότε. Με αυτόν τον τρόπο, εάν λάβετε ένα αίτημα για συνέντευξη, μπορείτε να κοιτάξετε πίσω τις συνοδευτικές επιστολές σας για να μάθετε τι έχετε ήδη αναφέρει.

Ορθογραφικός έλεγχος και δοκιμαστικός έλεγχος

Πριν στείλετε το συνοδευτικό γράμμα, ζητήστε από κάποιον να το διαβάσει και να το ελέγξει για τυπογραφικά λάθη. Είναι δύσκολο να παρατηρήσουμε λάθη στη δική μας γραφή επειδή είμαστε τόσο κοντά σε αυτό. Εάν είστε μόνοι και θέλετε να δοκιμάσετε τη δική σας εργασία, μπορείτε να δοκιμάσετε μερικές τεχνικές για να εντοπίσετε σφάλματα: αλλάξτε το στυλ γραμματοσειράς, αντιγράψτε το κείμενο σε άλλο έγγραφο ή διαβάστε το έγγραφο προς τα πίσω (από κάτω προς τα πάνω).

Ελέγχετε πάντοτε ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα της εταιρείας, τον τίτλο και το τμήμα της εργασίας και το όνομα της επαφής σας. Αυτά είναι ιδιαίτερα ενοχλητικά λάθη. Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές διόρθωσης διόρθωσης για άτομα που αναζητούν εργασία για πρόσθετη βοήθεια.

Διαβάστε ένα παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής

Κατεβάστε το πρότυπο συνοδευτικής επιστολής (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Microsoft Word) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής (έκδοση κειμένου)

Άνναμπελ Τζόουνς
123 Central Street Lima, ΟΗ
45802 555-212-1234
[email protected]

7 Νοεμβρίου 2019

Τζορτζ Γκριν
Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού
ABC Charitable Trust
123 Country Club Road
Λίμα, ΟΗ 45802

Αγαπητέ κύριε Greene:

Με μεγάλο ενδιαφέρον διάβασα τη διαφήμισή σας στο LinkedIn για τη θέση του υπεύθυνου ανάπτυξης που άνοιξε με το ABC Charitable Trust. Ως άτομο με 10ετή εμπειρία στη μη κερδοσκοπική συγκέντρωση χρημάτων, μπορώ να σας προσφέρω γνώσεις και τεχνογνωσία που θα διασφαλίσουν τη συνεχή επιτυχία των φιλανθρωπικών σας προγραμμάτων.

Στην απόσπαση της εργασίας σας, αναφέρατε ότι αναζητάτε έναν Υπεύθυνο Ανάπτυξης με πείρα στην τμηματοποίηση των δωρητών, την πολυκαναλική συγκέντρωση χρημάτων και τη γραφή επιχορηγήσεων. Κατά τη διάρκεια της θητείας μου πρώτα ως επιχορηγήτρια και έπειτα ως υπεύθυνος ανάπτυξης με το ABC College, ήταν δική μου ευθύνη να χτίσω τον αγωγό δωρητών μας τόσο μέσω αυτών των προσεγγίσεων όσο και μέσω στρατηγικών παρότρυνσης για δράση και της προσέλκυσης κληρονομιάς, κύριου και επαναλαμβανόμενων δώρων .

Τα προσόντα και τα διαπιστευτήριά μου για αυτόν τον ρόλο περιλαμβάνουν:

• Αναγνωρισμένη επιτυχία αυξάνοντας το συνολικό ποσό του κολεγίου μας από 75 χιλιάδες $ σε 20ΧΧ σε περισσότερα από 1,75 εκατομμύρια δολάρια σήμερα μέσω σημαντικών δωρεών, ετήσιων δωρεών και προγραμματισμένων πρωτοβουλιών παροχής.
• Στερεά ηγετική εμπειρία στην επιβίβαση, εκπαίδευση και εποπτεία μιας 7μελούς ομάδας επιχορηγούμενων συγγραφέων που συγκέντρωσαν πάνω από 5 εκατομμύρια δολάρια για διάφορα ερευνητικά προγράμματα τμημάτων πέρυσι.
• Κυριότητα για τη διεύθυνση όλων των φάσεων μιας κεφαλαιακής εκστρατείας που προέκυψε 4,5 εκατομμύρια δολάρια για την ανακαίνιση μιας από τις τρεις βιβλιοθήκες κολλεγίων.

Το ABC Charitable Trust φημίζεται για την επιτυχία του στον μετασχηματισμό των ζωών των δικαιούχων του και θα ήταν χαρά και προνόμιο να υποστηρίξετε τις πρωτοβουλίες σας για τη συγκέντρωση χρημάτων. Σας ευχαριστούμε για τον χρόνο και την εξέταση αυτής της αίτησης. Θα ήμουν ευγνώμων για την ευκαιρία να συναντηθώ προσωπικά για να συζητήσουμε λεπτομερέστερα την αποστολή και το όραμά σας για το μέλλον.

Με εκτιμιση,

Άνναμπελ Τζόουνς

Περισσότερα παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής

Ελέγξτε παραδείγματα συνοδευτικών επιστολών, τόσο γραπτά όσο και email, που έχουν σχεδιαστεί για μια ποικιλία αιτήσεων εργασίας και ερωτήσεων εργασίας.