Πρέπει το γραφείο σας να έχει μια πολιτική καθαρού γραφείου;

Περιεχόμενο

• Πώς μοιάζει μια πολιτική καθαρού γραφείου;
• Αντιμετωπίζετε εμπιστευτικές πληροφορίες;
• Γνωρίζετε με πελάτες στο γραφείο σας;
• Είναι σημαντική η δημιουργικότητα;
• Πώς είναι η απόδοση των εργαζομένων;
• Η κατώτατη γραμμή

Ενώ ορισμένοι ισχυρίζονται ότι ένα καθαρό, οργανωμένο γραφείο είναι καλύτερο για παραγωγικότητα, ασφάλεια και συμβατικότητα, πολλοί υποστηρίζουν ότι ένα ακατάστατο, αποδιοργανωμένο γραφείο είναι ένα ισχυρότερο όχημα δημιουργικότητας.

Εάν προσπαθείτε να αποφασίσετε εάν θα εφαρμόσετε ή όχι μια πολιτική καθαρού γραφείου στην εταιρεία σας, η απάντηση εξαρτάται από την επιχείρησή σας και τους υπαλλήλους σας. Ακολουθούν πολλές ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να οδηγήσετε στη σωστή κατεύθυνση.

Πώς μοιάζει μια πολιτική καθαρού γραφείου;

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εφαρμόσετε μια πολιτική καθαρού γραφείου. Μπορείτε να θεσπίσετε μια πολιτική που να δηλώνει ότι όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν καθαρά γραφεία χωρίς χαρτιά πάνω τους όταν επιστρέφουν στο σπίτι τη νύχτα. Ή, μπορείτε να έχετε έναν κανόνα που απαγορεύει τα προσωπικά αντικείμενα και λέει ότι οι υπάλληλοι πρέπει να απομακρύνουν όλα όσα δεν εργάζονται ενεργά. Οι λόγοι για αυτό μπορεί να διαφέρουν, αλλά ένα σημαντικό επιχείρημα υπέρ μιας πολιτικής καθαρού γραφείου είναι αυτό που στοχεύει στην προστασία ευαίσθητων ή διαβαθμισμένων πληροφοριών.

Μπορείτε να επιλέξετε αυτό που πιστεύετε ότι είναι κατάλληλο για τις ανάγκες της εταιρείας σας, αλλά λάβετε υπόψη: Τι κάνετε ως οργανισμός, πώς παρέχετε το προϊόν ή την υπηρεσία σας και ποιος λειτουργεί για εσάς όλοι παίζουν σε μεγάλο βαθμό τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Αντιμετωπίζετε εμπιστευτικές πληροφορίες;

Φυσικά, κάθε επιχείρηση έχει κάποιες εμπιστευτικές πληροφορίες. Δεν θέλετε τα οικονομικά σας να παραμένουν χωρίς επίβλεψη, ούτε θέλετε τα στοιχεία σύνδεσης να ζουν σε απλή θέα. Πρέπει επίσης να διατηρείτε πάντα τα σχέδια βελτίωσης της απόδοσης κλειδωμένα.

Ορισμένες εταιρείες ασχολούνται με πιο εμπιστευτικές πληροφορίες από άλλες, και αυτές οι πληροφορίες πρέπει να παραμείνουν κρυμμένες - ακόμα και από τα μάτια άλλων υπαλλήλων ή του πληρώματος νυχτερινής καθαριότητας. Η πολιτική καθαρού γραφείου σας καλύπτει αυτά τα έγγραφα και οτιδήποτε άλλο δεν θέλετε να βλέπουν οι χρήστες.

Γνωρίζετε με πελάτες στο γραφείο σας;

Δεν χρειάζεται να έχετε την ίδια πολιτική καθαρού γραφείου για κάθε διαφορετική περιοχή στην εταιρεία σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε πελάτες που επισκέπτονται τακτικά το μπροστινό γραφείο, μπορεί να χρειαστείτε μια αυστηρότερη πολιτική καθαρού γραφείου για αυτήν την περιοχή. Όχι μόνο θέλετε να εξασφαλίσετε εμπιστευτικό υλικό, αλλά μπορείτε επίσης να προτιμάτε τα γραφεία να φαίνονται καθαρά όταν φτάνουν οι επισκέπτες.

Οι χώροι εργασίας που είναι γεμάτοι με προσωπικά αντικείμενα μπορεί να εκπέμπουν μια μη επαγγελματική εμφάνιση. Επομένως, ίσως είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε έναν κανόνα που να λέει ότι δεν επιτρέπονται προσωπικά αντικείμενα στα γραφεία, σε αντίθεση με την αστυνόμευση του χώρου εργασίας σας όλη την ημέρα.

Για άτομα που εργάζονται στο γραφείο, η εμφάνιση είναι πολύ λιγότερο κρίσιμη. Εάν τα μόνα άτομα που ασχολούνται ποτέ με το χρηματοοικονομικό τμήμα είναι τρέχοντες υπάλληλοι, τότε ίσως θελήσετε να τους επιτρέψετε να διατηρούν τα γραφεία τους με όποιον τρόπο θέλουν.

Είναι σημαντική η δημιουργικότητα;

Μια μελέτη του 2013 που πραγματοποιήθηκε από την ψυχολογική επιστήμονα Kathleen Vohs, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ένα ακατάστατο γραφείο αύξησε τη δημιουργικότητα και ενίσχυσε τη φαντασία. Οι συμμετέχοντες βρήκαν πιο δημιουργικές ιδέες μετά την εργασία τους σε ένα ακατάστατο περιβάλλον από εκείνους που δούλευαν σε ένα καθαρό και ομαλό περιβάλλον. Άλλοι συμμετέχοντες ήταν πιο πρόθυμοι να δοκιμάσουν νέα προϊόντα όταν οι ερευνητές τα εισήγαγαν σε ένα γεμάτο περιβάλλον περιβάλλον, ενώ τα κανονικά περιβάλλοντα προκάλεσαν συνέδρια, υγιεινές επιλογές φαγητού και γενικά παίζοντας ασφαλή.

Υπάρχουν σκαμπανεβάσματα στις ψυχές των υπαλλήλων κατά την επιλογή της κατάστασης του γραφείου σας. Ενώ τα υγιεινά σνακ είναι καλά για όλους, δεν θέλετε να χάσετε τη δημιουργικότητα των εργαζομένων. Για παράδειγμα, το να λέτε στο τμήμα τέχνης σας να διατηρεί τα γραφεία τακτοποιημένα και τακτοποιημένα μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλότερη ποιότητα εργασίας.

Πώς είναι η απόδοση των εργαζομένων;

Ένας ανώτερος υπάλληλος που δεν ασχολείται με εμπιστευτικές πληροφορίες (ή ο οποίος έχει μια πόρτα που κλειδώνει) μπορεί να μην ανταποκρίνεται ευγενικά στο αίτημά σας να αφήσει κάθε θραύσμα χαρτιού κάθε βράδυ. Επιτρέποντας σε κάθε υπάλληλο να εργάζεται σε ένα περιβάλλον που τους ταιριάζει, θα ενθαρρύνετε την επιτυχία του.

Εάν έχετε έναν εργαζόμενο που αντιμετωπίζει προβλήματα με ένα ακατάστατο γραφείο, η εφαρμογή μιας πολιτικής καθαρού γραφείου μπορεί να βοηθήσει στην απόδοσή τους.

Λάβετε υπόψη ότι το καθαρό δεν σημαίνει οργανωμένο και ακατάστατο δεν σημαίνει αταξία.

Ένας υπάλληλος που σαρώνει τα πάντα σε ένα συρτάρι στο τέλος της ημέρας δεν θα είναι απαραίτητα πιο παραγωγικός από έναν υπάλληλο με ένα ακατάστατο αλλά διατηρημένο γραφείο.

Η κατώτατη γραμμή

Λάβετε την απόφασή σας σχετικά με μια καθαρή πολιτική γραφείου με βάση τις πραγματικές ανάγκες της εταιρείας σας και των υπαλλήλων σας και όχι μια εξιδανικευμένη άποψη για το πώς θα έπρεπε να είναι ένα γραφείο. Οι ευτυχείς, παραγωγικοί υπάλληλοι είναι αυτό που χρειάζεστε - μερικές φορές μια καθαρή πολιτική γραφείου σας βοηθά να φτάσετε εκεί και μερικές φορές δεν είναι.