Διαχείριση έργου Lingo
Περιεχόμενο
Η διαχείριση έργου είναι μια δουλειά που συνοδεύεται από πολλή ορολογία και ορολογία. Μόλις μάθετε τι σημαίνει, είναι πολύ εύκολο να παρακολουθήσετε τις συζητήσεις και να συνεισφέρετε αποτελεσματικά. Θα ενισχύσει την αυτοπεποίθησή σας στην εργασία, αν μπορείτε να καταλάβετε τι μιλάνε όλοι οι άλλοι και θα σας βοηθήσει να λάβετε πιο σοβαρά την εργασία σας εάν χρησιμοποιείτε τους σωστούς όρους. Ακολουθεί ένας οδηγός για τους όρους διαχείρισης του έργου που πρέπει να γνωρίζετε.
Κίνδυνος
«Κίνδυνος» είναι ένας όρος που σχετίζεται με το τι μπορεί να πάει στραβά με το έργο σας. Για παράδειγμα, εάν χτίζετε ένα νέο μπλοκ γραφείων, η τιμή του χάλυβα μπορεί να αυξηθεί και αυτό μπορεί να επηρεάσει τον προϋπολογισμό σας. Αλλά μπορεί να μην ανεβαίνει. Ομοίως, εάν σκοπεύετε να διοργανώσετε το ετήσιο εταιρικό σας πικνίκ έξω, μπορεί να είναι καλός καιρός, αλλά μπορεί να βρέξει. Εν ολίγοις, ο κίνδυνος είναι κάτι που δεν έχει συμβεί ακόμη.
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιοι κίνδυνοι περιβάλλουν το έργο σας γιατί τότε μπορείτε να το σχεδιάσετε. Μπορείτε να θέσετε σε εφαρμογή το «Σχέδιο Β» ή τα σχέδια έκτακτης ανάγκης για να αποφύγετε τον κίνδυνο να συμβεί πρώτα. Με την τιμή του χάλυβα και του καιρού, δεν μπορείτε να κάνετε πολλά για να τους εμποδίσετε να συμβούν, αλλά μπορείτε να κάνετε σχέδια σε περίπτωση που το κάνουν. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να νοικιάσετε μια σκηνή ή να εφοδιάσετε με ομπρέλες, έτσι ώστε αν βρέχει την ημέρα του πικ-νικ, οι άνθρωποι μπορούν ακόμα να περάσουν καλά.
Θέμα
Τα ζητήματα και οι κίνδυνοι συχνά συγχέονται από τα μέλη της ομάδας του έργου και είναι σημαντικό ως διαχειριστής έργου να βεβαιωθείτε ότι μιλάτε για αυτά τα θέματα κατάλληλα. Ο κίνδυνος είναι κάτι που δεν έχει συμβεί ακόμη, ενώ ένα ζήτημα είναι κάτι που έχει συμβεί. Τα ζητήματα είναι απλά προβλήματα που αντιμετωπίζει η ομάδα του έργου σας. Ίσως το είδατε να έρχεται (και να το χειριστείτε ως κίνδυνο να ξεκινήσετε) ή μπορεί να είναι εντελώς απρόσμενο. Είτε έτσι είτε αλλιώς, συνέβη τώρα και πρέπει να κάνετε κάτι γι 'αυτό.
Ορόσημο
Τα ορόσημα είναι χρονικά σημεία που σηματοδοτούν σημαντικές στιγμές κατά τη διάρκεια του έργου. Χρησιμοποιούνται συχνά για:
- Έναρξη φάσης
- Τέλος φάσης
- Τέλος ενός μεγάλου έργου ή ενός μεγάλου έργου
- Σημειώνοντας μια συγκεκριμένη προθεσμία καθορισμένου χρόνου
- Ακίνητες ημερομηνίες στο πρόγραμμα
Σκεφτείτε τα ορόσημα ως το είδος της ημερομηνίας που θα γράφατε στο ημερολόγιό σας στο σπίτι - τις μεγάλες σημαντικές στιγμές σε ένα έργο, όπως η ολοκλήρωση των δοκιμών ή το πάρτι έναρξης. Τα ορόσημα είναι ένα από τα εννέα στοιχεία ενός γραφήματος Gantt, οπότε θα τα βλέπετε στα χρονοδιαγράμματα του έργου σας ως διαμάντι.
Ανάδοχος
Ο χορηγός του έργου σας κάθεται στο Διοικητικό Συμβούλιο του Έργου. Είναι το άτομο που «κατέχει» το έργο και λαμβάνουν τα οφέλη. Για παράδειγμα, εάν ξεκινάτε ένα νέο σύστημα πληροφορικής για τη χρήση της εργοστασιακής ομάδας, ο Γενικός Διευθυντής Εργοστασίου θα είναι ο χορηγός του έργου. Η ομάδα IT θα αποτελούσε μέρος της ομάδας του έργου, αλλά δεν θα έπαιζε ρόλο χορηγίας. Ο χορηγός του έργου είναι το άτομο στο οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε όταν χρειάζεστε διευθυντικά στελέχη. Αυτό θα μπορούσε να είναι για:
- Κατάργηση αποκλεισμού προβλήματος
- Βρείτε κάποιους πόρους
- Εγκρίνετε τον προϋπολογισμό
- Πάιρνω αποφάσεις
- Συμφωνώ σχετικά με την τελική προδιαγραφή
Και ούτω καθεξής.Ο διαχειριστής του έργου αναφέρει αποτελεσματικά στον χορηγό για τη διάρκεια του έργου, τόσο από πλευράς δομής διαχείρισης γραμμής όσο και με εβδομαδιαία ή μηνιαία (ή σε πραγματικό χρόνο) αναφορά έργου.
Ενδιαφερόμενος
Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι τα άλλα άτομα που εμπλέκονται και επηρεάζονται από το έργο σας. Ορισμένα έργα θα έχουν μεγάλες ομάδες ενδιαφερομένων, καλύπτοντας κάθε τμήμα του οργανισμού. Άλλοι θα έχουν πιο περιορισμένο πεδίο. Ορισμένοι ενδιαφερόμενοι είναι εκτός του οργανισμού σας, όπως η κυβέρνηση ή οι ρυθμιστικοί φορείς.
Πρέπει επίσης να ενημερώνονται με ειδήσεις που είναι σχετικές. Τα περισσότερα ενδιαφερόμενα μέρη θα υποστηρίξουν (ή αμφίσημα) στις αλλαγές που επιφέρει το έργο σας, αλλά δεν θα είναι όλες. Θα συναντήσετε ενδιαφερόμενους που δεν πρόκειται να υποδεχτούν το έργο σας με ανοιχτές αγκάλες.
